L'évolution des plateformes de gestion de services

des help desks aux solutions intégrées

C'était inévitable : dans les environnements commerciaux contemporains, trépidants et hypercompétitifs, les plateformes de gestion de services ne pouvaient rester inchangées. Elles devaient évoluer.

Pour mieux comprendre l'importance de cette transition, imaginons une simple boîte à outils qui se transforme progressivement en un atelier entièrement équipé. La gestion des services a évolué de la même manière : s’appuyant au départ sur les help desks - une fonction de base pour gérer des problèmes simples - elle en est arrivée aux solutions avancées et intégrées qui répondent à une large gamme de besoins opérationnels.

Les plateformes de gestion de services, communément appelées «outils de gestion des services informatiques» (ITSM), sont des solutions logicielles conçues pour gérer, fournir et accompagner les services informatiques au sein d'une entreprise.

Ces plateformes facilitent l'alignement des services informatiques sur les objectifs des différents départements et veillent à ce que les ressources IT soient utilisées efficacement pour offrir une valeur optimale à l’entreprise.

Leur évolution reflète la complexité croissante et la diversité des besoins organisationnels, depuis la surveillance de base des incidents jusqu'à la gestion complète des services de l’entreprise.

Les origines de la gestion des services

Les plateformes de gestion des services sont nées sous la forme de help desks basiques, des systèmes rudimentaires conçus pour enregistrer et gérer les problèmes informatiques signalés par les utilisateurs. Elles fonctionnaient comme un centre névralgique pour la signalisation des problèmes et offraient des réponses structurées pour traiter les questions liées à l'informatique.

Ainsi, la gestion des services avait un champ d'action relativement limité, se concentrant principalement sur l'enregistrement des incidents et la surveillance des solutions apportées.

L’approche réactive aux problèmes informatiques et ses limites

Les help desks de base étaient essentiellement réactifs : ils traitaient les problèmes au fur et à mesure que ceux-ci se présentaient. Bien que cette approche puisse être adéquate pour gérer des problèmes techniques simples, elle manquait des capacités proactives et prédictives nécessaires pour traiter des questions informatiques plus complexes.

L'absence d'automatisation, en particulier pour des processus de gestion des tickets encore manuelles et souvent inefficaces, ralentissait inévitablement les temps de réponse et augmentait la probabilité d'erreurs.

En général, l’absence d'une vision holistique des opérations informatiques dans ces premiers systèmes se traduisait souvent par une expérience de service fragmentée, inefficace et de faible qualité.

 

 

L'essor des cadres de gestion des services informatiques (ITSM)

À mesure que les entreprises commençaient à reconnaître la nécessité d'une approche plus structurée de la gestion des services informatiques, le concept d’ITSM a commencé à prendre forme.

Les statistiques montrent aujourd'hui un secteur de l'ITSM en pleine expansion, avec un marché de 4,5 milliards de dollars prévu d'ici à 2027, un taux de croissance de 9,5 %. Et 65 % des entreprises pensent investir dans la technologie ITSM.

Les cadres ITSM et ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ont été développés pour fournir des pratiques et des procédures standardisées pour la gestion des services informatiques, aidant ainsi les professionnels à gérer les transformations numériques de leur entreprise.

L’ITIL et l’ITSM : une approche structurée de la gestion des services

L’ITIL, largement adopté aujourd'hui, met l'accent sur une approche du cycle de vie des services qui couvre tous les aspects, de la conception à l'amélioration permanente, en fournissant aux équipes informatiques les paramètres nécessaires pour créer des produits et services de haute qualité qui s’alignent sur les besoins de l’entreprise.

D’une manière générale, l'adoption de l’ITIL et de l’ITSM a marqué le passage de la gestion réactive des problèmes à la gestion proactive et structurée des services.

Avec l'introduction des cadres ITSM, les entreprises ont commencé à adopter une approche systématique, en particulier dans la formalisation de procédures comme la gestion des incidents, la gestion des problèmes et la gestion des changements. Les outils ITSM ont évolué pour soutenir ces procédures, en offrant des fonctionnalités et des capacités de reporting plus robustes.

 

 

Les avancées des outils ITSM

Ces dernières années, l'évolution des outils de gestion des services informatiques (ITSM) a conduit à des avancées significatives dans plusieurs domaines déterminants.

Les systèmes de gestion des tickets et la gestion des incidents ont connu des améliorations considérables grâce à l'introduction de processus automatisés tandis que l'établissement et la gestion des accords de niveau de service (SLAs) offrent des fonctionnalités robustes pour le suivi des performances et des indicateurs de service.

Le systèmes de gestion des tickets et la gestion des incidents

La gestion des incidents intervient en cas d'interruptions de divers types : pannes de système, problèmes logiciels, dysfonctionnements matériels ou tout événement empêchant le fonctionnement normal des services IT.

Les incidents peuvent avoir des effets négatifs graves sur une entreprise : d’ordres opérationnel, financier, de réputation, sans compter l'impact sur les employés et la perte de confiance des clients. Bain & Company suggère qu'une baisse de seulement 1 % de la satisfaction client peut entraîner une réduction de 5 à 10 % des revenus.

Les plateformes modernes d'ITSM permettent l'automatisation de la gestion des tickets et une surveillance des incidents plus rapide et plus précise. La charge de travail du personnel informatique est considérablement réduite, les temps de réponse sont raccourcis, la résolution des problèmes est plus rapide et l'expérience client est nettement améliorée.

Les accords de service (SLAs) et les métriques

Les accords de niveau de service (SLAs) définissent le niveau de service attendu et les indicateurs de performance. Appliqué à un Service Desk, le SLA spécifie notamment les délais dans lesquels les tickets doivent être acceptés et résolus.

Les SLAs ne sont pas seulement un outil juridique et contractuel. Ils constituent un levier puissant pour optimiser les coûts, améliorer la qualité de l'expérience utilisateur, obtenir une vision précise des améliorations possibles et se fixer des objectifs réalistes en matière de self service.

Les SLAs fournissent également une certaine structure en matière de gestion opérationnelle. Ils permettent de mesurer les KPI (indicateurs clés performance) et de savoir si les engagements sont effectivement respectés.

Le développement de la gestion des services d'entreprise (ESM)

Une avancée fondamentale dans le développement des systèmes de gestion des services s'est produite lorsque les principes et les outils de l'ITSM ont commencé à être appliqués au-delà du domaine de l'informatique : avec le développement de la gestion des services d'entreprise (ESM), les capacités de l'ITSM ont été étendues à d'autres fonctions opérationnelles, comme les ressources humaines, les finances ou la gestion des installations.

Le contexte opérationnel de l'ESM

En intégrant diverses fonctions commerciales au sein d’une même plateforme, l'ESM permet une approche holistique grâce à laquelle les entreprises parviennent à éliminer les silos et à promouvoir une collaboration accrue entre les différents services. De plus, l'automatisation et l'intelligence artificielle simplifient encore les opérations, améliorent la prestation des services et augmentent l'efficacité globale.

Les plateformes ESM facilitent l'application des principes de l'ITSM aux différents services de l’entreprise. Par exemple, les ressources humaines peuvent utiliser ces plateformes pour gérer l'intégration et le départ des employés, tandis que la division des finances peut simplifier des procédures comme la gestion des dépenses et les modalités d'approvisionnement. Le département des installations peut également bénéficier de l'ESM en optimisant la maintenance et l'utilisation des espaces.

Les plateformes de gestion des services intégrées

Les plateformes actuelles de gestion des services intégrées offrent une gamme complète d'outils qui répondent à une variété de besoins opérationnels. Ce sont des solutions tout-en-un, capables d'effectuer des analyses en temps réel et dotées de fonctionnalités avancées de reporting. En fournissant une interface unifiée pour la gestion de divers services, elles garantissent cohérence et efficacité.

Des solutions tout-en-un

Les plateformes intégrées combinent diverses fonctions de gestion des services en une solution unique. Une approche tout-en-un élimine la nécéssité de mettre en œuvre plusieurs systèmes pour effectuer différentes tâches, ce qui simplifie l'expérience utilisateur et réduit les coûts d'activation et de maintenance.

De cette manière, l'accessibilité et la facilité d’utilisation sont améliorées : les utilisateurs peuvent accéder à tous les outils et informations nécessaires via une interface unique.

L’analyse et le reporting en temps réel

L'analyse et le reporting en temps réel sont des fonctionnalités extrêmement utiles pour prendre des décisions opportunes basées sur les données.

Les plateformes les plus avancées disponibles aujourd'hui permettent aux entreprises de surveiller la performance des services. Les informations obtenues aident à identifier les tendances, à optimiser les procédures et à résoudre les problèmes avant même qu'ils ne surviennent.

La capacité à disposer de données en temps réel accroît la transparence des communications, ce qui témoigne d'un plus grand sens des responsabilités de la part de l'entreprise dans la gestion des services.

L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique

Parmi les innovations technologiques qui favorisent l'intégration, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) sont celles qui ont le plus enrichi les plateformes de gestion des services.

Les algorithmes d'IA et de ML peuvent automatiser les tâches courantes et fournir des recommandations personnalisées. De plus, ils sont capables de prévoir les incidents et les interruptions avec une précision jusque-là impossible.

Le cloud computing et l’accessibilité mobile

Le cloud computing a eu un impact énorme sur les systèmes de gestion des services des entreprises. Tout d'abord, il a mis à disposition des solutions évolutives et flexibles. Ensuite, les plateformes basées sur le cloud offrent l'avantage fondamental de l'accessibilité depuis n'importe quel endroit, ce qui facilite le télétravail et la collaboration entre les employés.

L'accessibilité mobile améliore encore l'expérience utilisateur en permettant à ces mêmes employés d'accéder aux services même lorsqu'ils sont en déplacement.

Les avantages des plateformes de gestion des services intégrées

Les plateformes intégrées de gestion des services offrent une gamme d’avantages qui améliorent considérablement les performances de l’entreprise et la satisfaction des utilisateurs.

Efficacité et productivité : des procédures simplifiées et une réduction des temps d'arrêt

Les entreprises de gestion des services sur le terrain (Field Service Management, FSM) enregistrent en moyenne 31 % de temps improductif en raison de procédures inefficaces. Les plateformes de gestion des services intégrées simplifient les procédures et réduisent le temps nécessaire pour résoudre les problèmes. Cela permet aux équipes des différents services de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches de routine. La consolidation des services et l'automatisation des procédures se traduisent par des économies considérables.

Grâce aux plateformes de gestion des services, les entreprises peuvent optimiser l'allocation des ressources, réduire les coûts opérationnels et éliminer les inefficacités associées à la gestion de systèmes multiples.

En automatisant les processus de routine et en fournissant des informations en temps réel, les plateformes intégrées aident à minimiser les interruptions de service et les temps d'arrêt, ce qui contribue à créer un environnement de service plus fiable. D’autre part, la stabilité est essentielle pour maintenir la continuité des activités.

Une expérience utilisateur améliorée grâce aux portails en libre-service, aux bases de connaissances et à la personnalisation

La dernière génération de plateformes intégrées offre des portails en libre-service et des bases de connaissances, créant ainsi les conditions pour une plus grande autonomie des utilisateurs, qui peuvent résoudre leurs problèmes de manière indépendante. Ces fonctionnalités permettent un accès rapide et facile aux informations et réduisent la charge de travail des services d'assistance, ce qui accroît en définitive la satisfaction des utilisateurs.

Les plateformes intégrées permettent aux organisations de personnaliser les services, en les adaptant pour répondre à des besoins spécifiques. Cette flexibilité garantit que les utilisateurs reçoivent un accompagnement et des ressources pertinents ; elle améliore ainsi l'expérience globale du service.

Des Help Desks aux solutions intégrées : l'impact des plateformes de gestion des services intégrées

L'évolution des plateformes de gestion des services, passant des help desks avec des fonctionnalités de base aux solutions intégrées, reflète la complexité croissante et la diversité des besoins des entreprises.

Aujourd'hui, les plateformes les plus avancées offrent des solutions complètes et tout-en-un qui, en intégrant diverses fonctions commerciales, améliorent l'efficacité et fournissent une expérience utilisateur fluide.

Avec les progrès continus de la technologie, les capacités des plateformes de gestion des services continueront de s'étendre, offrant de nouvelles opportunités pour que les entreprises optimisent leurs opérations et offrent un service exceptionnel à leur clientèle.

FAQ