La gestion des budgets dans les services IT est plus que jamais une question épineuse. Si la philosophie du « faire mieux avec moins » grâce à la technologie et la transformation digitale est toujours prégnante, la Covid-19 est aussi venue perturber bon nombre d'organisations, surtout sur le plan budgétaire. Entre l'accélération du travail à distance qui impose de nouveaux usages et la gestion du changement qui demeure une question sensible, il existe de nombreux sujets qui impactent directement la question du budget.
Faire des choix difficiles
Dans la conscience collective, maîtriser son budget signifie dépenser moins. C'est vrai, mais cela se fait souvent au détriment du bon sens. Une approche orientée vers le cost-killing peut ainsi être préjudiciable en réduisant les ressources, projets et initiatives qui auraient pu être des leviers d'optimisation futurs.
Ce qui compte, ce n'est donc pas de réduire la voilure budgétaire, mais au contraire d'investir plus intelligemment dans des projets à forte valeur ajoutée, susceptibles de maximiser le retour sur investissement de votre DSI et d’accompagner le retour à la croissance des entreprises.
Dans le sillage de la Covid-19, les DSI pourraient être contraintes de prendre des décisions difficiles en raison de la réduction des budgets. Malgré une augmentation globale des dépenses informatiques de 1 % en 2019, les dépenses devraient diminuer de 8 % en 2020 en raison de la pandémie, selon Gartner. Selon IDC, les perspectives sont un peu plus favorables, les dépenses informatiques ne devant diminuer que de 5,1 %, mais cela reste très différent des tendances des années précédentes. Il faudra donc choisir où investir et quels projets mettre de côté. Ces choix auront d'ailleurs des conséquences importantes, car ils conditionneront la future performance des organisations et leur capacité à rebondir et à s'adapter vite dans un monde post-coronavirus. Faut-il miser sur des processus mieux structurés ? Sur un renouvellement des actifs ? Sur la formation des utilisateurs ? Sur une base de connaissances centralisée ? Sur l'omnicanalité ? Sur l'expérience client ? Choisir c'est aussi apprendre à renoncer pour le bien de l'entreprise.
Évaluer et auditer vos actifs numériques
Pour réduire vos coûts, il est important de s'intéresser à vos actifs logiciels et matériels. Avez-vous une solution qui vous donne en un coup d'œil la liste des ordinateurs, téléphones, écrans et tablettes utilisés ? Savez-vous gérer l'obsolescence de ces actifs ? Les licences associées ? Remplacer un ordinateur aujourd'hui pourrait vous coûter moins cher que de laisser des vieilles machines moins sécurisées et moins performantes entre les mains de vos collaborateurs. Mais pour cela, encore faut-il connaître précisément l'état de vos stocks afin de prendre les bonnes décisions.
Travailler en équipe
Définir ou orienter un budget est parfois plus un art qu'une science ! Il faut faire des concessions, comprendre les priorités de tous les services, respecter les besoins les plus urgents et importants, tout en proposant des pistes d'amélioration. Pour gérer efficacement votre budget, vous devez être bien entouré. Comme pour la gestion du changement, il devrait y avoir différents rôles dans la planification du processus budgétaire. Selon la taille de votre organisation, il y a les responsables du budget qui participent à sa création initiale, les managers qui gèrent le budget établi, les contributeurs, qui connaissent le besoin réel, et les coordinateurs qui communiquent le budget élaboré. À cela, il faut ajouter des responsables du contrôle pour auditer objectivement les dépenses informatiques de façon périodique, ainsi que le DSI et le DAF.
Ce travail d'équipe est indispensable pour construire un budget qui a du sens, et il sera d'ailleurs facilité si vous êtes en mesure de partager des KPI clés. Si, par exemple, un agent virtuel a réduit les requêtes au service desk de 20%, libérant ainsi du temps à un collaborateur pour travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, c'est quelque chose à intégrer dans votre réflexion et à partager avec votre équipe.
Maîtriser ses priorités
Un budget IT réussi, c'est aussi des objectifs clairement définis. En effet, vous devez savoir sur quoi investir et quelles seraient les conséquences de ces investissements à court, moyen et long terme. Vous pouvez aussi prendre le problème à l'envers et mesurer le coût du non-investissement sur l'entreprise. Prenons l'automatisation ou le self-help par exemple. Ce sont deux approches de l'ITSM qui peuvent faciliter le travail quotidien en réduisant de nombreuses frustrations et frictions pour les utilisateurs. Qu'apporterait un investissement ou un non-investissement sur ces sujets ?
En définissant des objectifs à court et à long terme, il sera plus facile d'évaluer quels outils vous aideront à atteindre ces buts, et lesquels sont trop coûteux et devront être décalés.
Personne n'a vu venir la crise mondiale causée par la pandémie covid-19. Mais à présent, la question est de savoir comment rebondir et quel budget mettre en place pour le futur. Plus que jamais, l'accélération digitale joue un rôle majeur dans les entreprises. C'est elle qui détermine si les organisations seront suffisamment agiles pour passer ce cap et se développer, une fois cet épisode derrière nous.
Si vous menez actuellement des réflexions sur l’optimisation de votre organisation, n'hésitez pas à vous inscrire à nos prochains webinars sur le thème : ITSM et optimisation des processus : gérer l’augmentation des demandes tout en réduisant ses coûts
