Toutes les entreprises disposent de leurs propres workflows et outils d’orchestration pour travailler plus efficacement. Or, dans de nombreux cas, il est possible d'automatiser certaines tâches manuelles afin de gagner du temps et d'optimiser des processus complexes. Ce travail passe par l'utilisation d'une solution performante afin d'aider vos équipes à atteindre l’excellence opérationnelle. Si tous les services de toutes les entreprises peuvent bénéficier d'un système d'automatisation, c'est bien la DSI qui dispose souvent des besoins les plus précis et les plus importants, compte tenu de son importance pour le bon fonctionnement de l'organisation. Entre optimisation des demandes entrantes, gestion des données et automatisation du Service Desk, découvrez comment une solution d'automatisation peut transformer votre entreprise.
L'automatisation : retour aux fondamentaux
Un système d'automatisation consiste à utiliser un programme informatique ou un logiciel pour traiter une tâche automatiquement et sans intervention humaine. C'est un système capable de fonctionner en continu, 365 jours par an et 24 heures par jour, sans risque d'erreur, pour des tâches à faible ajoutée qui étaient auparavant réalisées par des agents humains.
Prenons un exemple : lorsqu'un nouveau salarié intègre l’entreprise, il est nécessaire de lui fournir équipement et accès applicatifs, il est donc impératif de provisionner ces informations dans un SI hétérogène et souvent déporté faisant appel à de multiples connecteurs et mécaniques technologiques. Comment délivrer ces services avec efficacité et sans erreurs ? Avec l'automatisation, « la question, elle est vite répondue ! », que vous soyez un jeune entrepreneur qui veut faire le buzz ou non !
En effet, lorsque la demande est déclenchée, la solution d’automatisation (ou workflow) à partir des données collectées et du contexte va solliciter les systèmes cibles au travers d’API afin de créer l’utilisateur dans l’annuaire de l’entreprise, les applicatifs métiers (et profils associés), générer la Déclaration Unique d’Embauche, déclencher la commande d’équipements (PC, mobiliers), solliciter l’approbation du nouveau collaborateur dans l’application des dispositifs de télétravail, etc.
En entreprise, tous les workflows peuvent s'automatiser à partir du moment où ils sont bien documentés et cartographiés. Cela signifie valider les déclencheurs, les phases de validation et les actions à réaliser pour automatiser une action, et ainsi faire gagner un temps précieux (et productif) à toutes les parties impliquées.
Sur quels critères choisir la meilleure solution d’automatisation ?
Une fois que votre short-list est établie selon vos besoins et les fonctionnalités recherchées, il faut tenir compte de trois grands leviers :
- Le prix : ne regardez pas que le prix de départ, mais pensez TCO, pour Total Cost of Ownership. Cela signifie qu'il faut intégrer l'ensemble des coûts liés au déploiement, au paramétrage, au suivi et à l'utilisation du logiciel, y compris des coûts cachés comme le temps non-productif des salariés consacré à la formation du logiciel, par exemple.
- L'évolutivité : investir aujourd'hui pour tout changer dans trois ans n'a pas de sens. Votre solution doit pouvoir évoluer, avec de nouvelles fonctionnalités, de nouvelles versions et des modifications qui ne remettent pas tout en cause. Les capacités d’intégrations sont également à évaluer de près ainsi que l’écosystème technologique de la solution.
- La protection des données sensibles : les solutions d'automatisation peuvent contenir des informations sensibles, personnelles ou stratégiques. Il est donc très important de choisir un logiciel piloté par un éditeur qui dispose d'un niveau élevé de sécurité et d'une gestion des risques irréprochables.
Les avantages clés d'une solution d'automatisation
Déployer une solution permettant d'automatiser ses processus métiers est une bonne pratique pour accélérer la transformation digitale de son organisation et travailler dans de meilleures conditions. Mais il y a d'autres avantages importants :
- Des processus dénués d'erreurs et d'approximations : supprimer toute intervention humaine dans un workflow permet d'éviter des erreurs de saisie, un manque de précision et des copier-coller malheureux. L'information ne se perd jamais et les données sont protégées des erreurs d'inattention.
- Une productivité accrue : une fois automatisée, une tâche qui prenait plusieurs minutes lorsqu'elle est traitée par un agent peut s'exécuter en quelques secondes. Pour la DSI, cela signifie un gain de temps et de productivité afin de se concentrer sur des projets plus stratégiques ou des sujets de fond.
- Un tableau de bord mis à jour en temps réel : chaque workflow déclenche des actions qui peuvent s'agréger dans un dashboard global. Il est ainsi possible de créer ses propres rapports personnalisés pour piloter plus efficacement ses processus.
- Des économies réelles : moins de traitement humain et des demandes gérées plus rapidement signifient une meilleure gestion de vos ressources. Selon le type de poste, l'automatisation peut faire baisser vos coûts de fonctionnement jusqu'à 60%. Les entreprises peuvent ainsi économiser jusqu'à 4 millions de dollars par an en utilisant des logiciels d'automatisation, selon un rapport de Forbes.
Marketing, vente, finance, ressources humaines… toutes les fonctions métiers peuvent être partiellement ou totalement automatisées et la DSI ne fait pas exception. Avec le bon logiciel, vous pouvez optimiser vos ressources, gagner du temps et soigner votre expérience employé tout en accélérant votre transformation digitale. Une approche gagnant-gagnant pour toutes les organisations !
