1# La maîtrise de ses ressources
Si l’on considère qu’il est temps de changer, c’est qu’à un moment donné on a constaté une incohérence dans le système, un manque d’efficience ou un besoin en performance.
Bien entendu lorsqu’une problématique de ce genre est soulevée, il est important de comprendre l’enjeu d’un changement et de faire le point sur ses ressources.
Des questions peuvent être étudiées afin de mener l'enquête. Par exemple :
- Quelles sont les processus qui fonctionnent ou qui ne fonctionnent pas/plus ?
- Quelle est la source du problème ?
- Quels sont les outils qui connaissent l’obsolescence ?
- Quelles sont les personnes pouvant travailler à la résolution du problème ? Doit-on faire appel à des ressources externes ?
- Quels sont les outils dont nous avons besoin ? (Quels sont ceux utilisés par la concurrence ?)
- Quels sont les besoins techniques et technologiques pour mettre en place nos futures stratégies ?
- Comment unifier le système et trouver des outils qui s’intègrent ?
Il convient de faire un classement minutieux avec une cartographie des ressources internes.
Il est important de connaître ses ressources matérielles, humaines, et financières d’un point de vue quantitatif et qualitatif. Faire coïncider ses besoins futurs avec sa stratégie en évaluant ses ressources actuelles sera efficace pour les étapes suivantes de la conduite du changement.
2# Un diagnostic approfondi
Un diagnostic doit se faire sur 2 axes : interne et externe.
L’étude de l’environnement externe de l’entreprise permettra de comprendre où elle se situe par rapport aux attentes du client et, à la concurrence.
Les questions utiles qui doivent étayer ce diagnostic externe sont notamment :
- Quel est l’état du marché ? Quelles sont les attentes du client ?
- Quelles sont les forces et faiblesses de mes concurrents ?
- Quelles sont les tendances actuelles et futures ?
Un diagnostic interne doit mettre en évidence l’état des processus en interne. Étant à l’origine même de la productivité, optimiser les processus permet d’obtenir une meilleure communication et collaboration. Les employés peuvent être plus efficaces grâce à des procédures formalisées et fournir une qualité de service supérieure.
Les problématiques qu’il est possible d’étudier :
- Quel est le niveau de productivité de l’entreprise ?
- Comment est perçue la qualité de la relation client ?
- À t-on des valeurs et une culture d’entreprise solides ?
- Quel est notre positionnement sur le marché ? Et quel est celui visé ?
- Quelles sont nos capacités à entreprendre et à innover ?
- Quelles sont nos ressources ? (c.f première étape)
3# Un plan d’action solide
Le plan d’action doit constituer 3 phases qui sont la préparation, la mise en oeuvre et le suivi après lancement, soigneusement piloté par un Chef de projet qui aura une vue permanente sur l’avancement du projet.
Il comporte également des aspects essentiels à détailler comme la méthodologie, la gouvernance, les moyens et le retroplanning.
La méthodologie
Le logiciel de gestion du projet et de création des processus qui sera choisi devra s’adapter au mieux à l’entreprise. La collaboration devra être au cœur de la conduite du changement et par conséquent de l’outil utilisé. Enfin des étapes seront à respecter pour assurer la réussite du changement : la co-création, le recettage, la validation, le lancement et l’analyse ROI.
La gouvernance
Il arrive que des changements restent incompris malgré les bénéfices prévisionnels. La gouvernance doit mettre en évidence le rôle de chacun et aider à comprendre les changements. Une part d’implication des collaborateurs est à prévoir pour que le projet se déroule au mieux. Un chef de projet doit piloter le projet en utilisant les ressources à bon escient et gérer le retroplanning avec rigueur.
Les moyens
Les ressources financières et matériels doivent être cohérentes avec le but recherché même s’il paraît évident qu’il faut trouver le meilleur outil dans le budget imposé.
Pour conduire le changement il faut :
- des moyens de communication efficaces pour recevoir et traiter le feedback des futurs utilisateurs,
- un outil de gestion de projet efficient et collaboratif,
- un outil de création des nouveaux processus (logiciel de modélisation)
- des compétences, des qualifications et de la motivation,
- des investissements financiers.
Enfin il me paraît évident que la qualité du management au cours du projet aura un grand impact sur sa finalité.
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