Nous avons tous des journées où nous souhaiterions avoir une rallonge de 12h supplémentaire. Nous ressentons quelques fois une frustration devant tout ce que nous devons faire sans savoir comment nous allons y parvenir dans les temps impartis.
Bien entendu, si vous avez probablement tout le temps trop à faire, le problème se situe ailleurs que dans votre organisation en elle-même. Mais pour ceux qui rencontrent des périodes d’affluences de tâches due à la saisonnalité des activités ; une gestion exceptionnellement différente du temps ; ou la reprise d’un projet ; il est possible de faire face à la montagne de tâches qui vous attend.
En fonction des cas de figure voici quelques astuces qui pourront peut-être vous aider…
Choisir et planifier pour être organisé
Vous devez reprendre un projet laissé en instance ou vous êtes probablement parti en congés. Cela est d’autant plus compliqué que vous vous êtes complètement coupé du projet pendant suffisamment longtemps pour ne plus vous en souvenir clairement.
Quelques astuces vous permettent de solliciter la mémoire, la créativité ou d’avoir une vision plus claire de ce que vous avez à faire :
- Griffonner ses idées sur une feuille. Résumez le projet ou la mission sur une feuille avec le déroulé, les tâches à effectuer, les acteurs concernés, des idées et termes associées. C’est une forme de libération de la créativité pour faire naître des idées ou se souvenir de faits.
- Ecrire et organiser ses tâches sous forme de cartes/listes. Une fois que vous détenez vos idées, il faut dénouer le lot pour les organiser en idées distinctes. Notez une idée par carte et accrochez les, les unes à la suite des autres par ordre d’urgence.
- Commencer par les tâches les plus rapides ou plus simples. Voir sa liste de tâches diminuer booste la motivation. Commencer par les tâches les plus rapides (lorsqu’il n’y a pas de priorité) permet de rayer plus rapidement des éléments de sa liste et de compléter une majorité de tâches.
- Créer un mini retro-planning et le respecter tant que possible.
- Ne pas être multitâche. Faire plusieurs choses à la fois réduit la productivité et la concentration. Traiter une tâche à la fois est bien plus efficace.
- S'octroyer une marge de manœuvre en cas d’imprévus.
- Classer ses e-mails par libellés et dossier. Classer, trier, consulter vos e-mails permet de savoir avec qui vous vous êtes entretenu, à quel sujet et à quel moment. Ainsi vous avez des repères clairs et rapide à visualiser.
Abandonner ses mauvaises habitudes
Nous avons tous des méthodes de travail privilégiées mais il se peut que vous n’ayez pas trouvé la vôtre. Dans un premier temps, être mieux organisé consiste à abandonner les mauvaises habitudes.
Globalement, passer d’une activité à une autre perturbe votre concentration et vous empêche de réaliser correctement vos tâches. Le temps de reprendre une totale concentration sur ce que vous étiez en train de faire représente une perte de temps et un manque d’efficacité qui pollue votre organisation.
Voici une liste des mauvaises habitudes qui perturbent le plus la gestion de notre travail :
- Regarder ses emails toutes les 10 minutes. Vous n’avez pas besoin d’être penché sur votre boîte e-mails (sauf si cela fait partie de vos attributions), fixez-vous 2 ou 3 moments précis dans la journée où vous traitez vos e-mails.
- Se laisser distraire par les réseaux sociaux. Ayez un œil sur l’actualité durant votre pause, à un moment déterminé de votre journée.
- Lire ses messages et ses notifications. Laisser son smartphone à côté de soi est probablement une mauvaise idée lorsque vous n’en avez pas besoin. En effet, les notifications qui apparaissent en permanence représentent une distraction qui détourne votre attention. Sinon, ce peut être utile de désactiver une partie des notifications dont vous n’avez pas réellement besoin.
- Laisser sa messagerie instantanée connectée ou discuter trop fréquemment avec ses collègues.
- Ne pas prendre de pauses. Vous pensez probablement qu’en ne prenant pas de pauses vous irez plus vite ? En réalité c'est l’inverse. Car, reposer son esprit et se distraire un instant choisi et limité (10 minutes par exemple) permet de reprendre plus facilement ce que vous étiez en train de faire.
- Se créer des besoins. Sous la pression, vous êtes amené à gérer votre stress par le biais de petites actions qui vous semblent être un coup de pouce. Il vous est arrivé de grignoter, de fumer ou autre. C’est une attitude qui peut conduire à la dépendance et au manque de productivité car vous ressentirez toujours le besoin de pratiquer cet acte pour avancer alors qu’en réalité vous n’en avez pas réellement besoin.
Instaurer de bonnes habitudes
Les bonnes habitudes à prendre vont, bien entendu, dans le sens inverse des habitudes qu’il faut abandonner.
Il s’agit alors de pratiques simples ou de techniques avérées qui permettent d’être plus productif :
- Prendre une pause déjeuner. Beaucoup de personnes se privent de leur pause déjeuner en pensant gagner du temps et aller plus vite. C’est une erreur car marquer une pause permet de se rafraîchir les idées, de discuter avec des collègues et même d’obtenir de nouvelles idées.
- Prendre des courtes pauses. S’accorder une courte pause, l’après-midi par exemple, est bénéfique pour le regain de concentration au même titre que la pause déjeuner.
- Appliquer la méthode Pomodoro. Pour aller plus loin dans la prise de pause, la méthode Pomodoro est très efficace et fonctionne bien chez beaucoup de personnes.
« La technique se présente sous la forme de cinq étapes :
- décider de la tâche à effectuer ;
- régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
- travailler sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
- prendre une courte pause (5 minutes) ;
- tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).
Un des buts principaux de cette technique est de supprimer les interruptions de travail dues à soi-même ou aux autres. » (définition wikipédia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro)
Knowesia est une plateforme de digitalisation accélérée des processus métiers, sans programmation. Elle aide les employés à être efficace et productif grâce aux procédures d’assistance et de guidage intelligent.
- Téléchargez Knowesia pour explorer le studio et modéliser des procédures.
- Demandez une démo live à contact@knowesia.com pour voir comment il est possible de créer un support facilement.
