Choisir la bonne solution pour capitaliser les connaissances

La gestion des connaissances est une technique qui apporte de nombreux bénéfices et de l’efficience à votre entreprise. Elle représente un ensemble d’initiatives, de moyens et de méthodes qui ont pour but d’exploiter tout le potentiel d’une organisation pour la rendre plus compétitive.

Actuellement, je considère que toute entreprise qui ne développe aucune stratégie d’innovation basée sur une approche collaborative de capitalisation de connaissances, met en péril sa pérennité et ne peut prétendre à une meilleure compétitivité.

Vous recherchez la solution idéale pour capitaliser les connaissances de votre entreprise ? Je ne pense pas qu’il y ait un type de solution spécifique pour gérer les connaissances de vos collaborateurs. En revanche, il existe de nombreux logiciels pour initier votre projet de développement de solution.

Avant de faire des choix, je vous conseille de suivre au minimum les étapes suivantes, pour adopter le logiciel et réaliser la solution, appropriés à vos objectifs et à votre organisation.

Analyser les ressources informationnelles de votre entreprise

Les ressources informationnelles sont l’ensemble des ressources humaines, matérielles ou financières liées à l’information pour :

• sa gestion,
• son acquisition,
• son exploitation,
• son partage,
• sa protection,
• son traitement.

Une ressource peut être un collaborateur, un fichier ou le système informatique lui-même et font transiter les connaissances.
Une bonne gestion des ressources informationnelles de l’entreprise dans le cadre de ses activités lui permet, de mener à bien ses missions, d’atteindre ses objectifs et de prendre les bonnes décisions. Bien entretenues, les ressources déploient avec succès les connaissances internes pour générer un potentiel de productivité accrue et de performance bien supérieure.
Je recommande d’analyser chaque ressource, de déterminer quelles sont ses faiblesses, ses opportunités et les faire coïncider dans un objectif commun.

Établir un diagnostic de vos ressources est une partie du projet qui prendra du temps mais qui est essentiel. Savoir dans quelle situation vous êtes, avant de déterminer un plan d’évolution vers la situation voulue est incontournable.

Définir des étapes clés de votre projet

Vos objectifs sont propres à votre stratégie de partage des connaissances. Que vous souhaitiez faire face au turn-over, à la perte de savoir, à l’externalisation des tâches, ou plus globalement à un manque de productivité et de compétitivité, un projet abouti est un projet dont les différents aspects doivent être explorés. Voici à mon sens, 4 points que vous devriez étudier en priorité :

• La méthodologie mise en place doit être claire, fluide et collaborative. Toutes les personnes concernées par le changement doivent être impliquées et l’outil utilisé dans la mise en oeuvre du projet doit être simple. Utilisez un logiciel trop complexe découragera beaucoup d’acteurs, notamment ceux qui ne disposent pas de compétences techniques.
• Les acteurs participants au projet de partage des connaissances doivent avoir un rôle dont les attributions et les paramètres d’interventions sont clarifiés. Les aspects sur lesquels ils interviennent sont alors précis.
• Le temps alloué au projet, ainsi que le temps de contribution de chaque acteur doit être évalué. Le projet doit rester limpide et réalisable, du début à la fin.
• L’engagement de chacun doit être solide. C’est pour cela que chaque aspect du projet doit être clairement défini et communiqué à tous les acteurs. La transparence du suivi de projet et une bonne communication permettront également de maintenir l’implication de tous.

Déterminer les problématiques actuelles dans l’exploitation des connaissances

Un constat des ressources interne de votre entreprise vous mènera vers une réflexion importante, afin de poser les problématiques liées à l’exploitation du savoir.
Je vous recommande de faire un bilan de votre management du système d'information.
Vous saurez alors dans quelles mesures les informations sont partagées et connaîtrez :

• la fiabilité de vos ressources,
• l’efficacité de vos outils,
• la pertinence de vos techniques,
• le niveau d’implication de vos collaborateurs.

En définitive il s’agit de déterminer un panel de questions/réponses. Je citerais certaines d'entre elles qui peuvent être :

• Quels sont les processus mis en place ?
• Les procédures métiers sont-elles bien exécutés ?
• Quel est le niveau de collaboration entre les employés ?
• Comment l’information est-elle capturé, traité et exploité ?
• Comment transite l’information ?
• Quels sont les techniques et technologies utilisées ? Sont-elles adaptées ?

Bien entendu, une multitude de questions subsistent. Il faut vous poser celles qui sont en rapport avec vos activités, votre structure, vos objectifs et vos valeurs.

Impliquer l'ensemble des employés pour une conduite du changement accompli

Je soutiens que la collaboration est partie prenante de la réussite d’un projet.
Les personnes qui partagent leurs connaissances sont les plus concernées par le projet. Les employés sont donc les mieux placés pour évaluer les faiblesses de la gestion de l’information, et les failles dans l’organisation.
Impliquer l’ensemble des collaborateurs permet ainsi de déployer une stratégie opérationnelle de capitalisation des connaissances bien plus efficace.

Ainsi, je vous conseille vivement de faire participer tous les acteurs. Il s'accompagneront eux-mêmes dans le changement car ils y participeront et valideront chaque étape.
Par exemple, des groupes avec des fonctions distinctes (groupes test et validation), peuvent être constitués.

Enfin, les participants aux projets et futurs utilisateurs de la solution, émettront des commentaires et suggestions. Ils est très enrichissant, voire primordial, d’utiliser les retours utilisateurs pour améliorer la solution qui sera produite durant le projet.

Créez une solution (support) personnalisée qui vous ressemble

Plus un logiciel éditeur de solutions dispose de fonctionnalités, au plus près de vos attentes il sera.
Un éditeur de solution qui s’adapte et dispose de fonctionnalités étendues facilite la création et vous offre un périmètre d’action bien plus large.
Les solutions de gestion et partage des connaissances sont nombreuses. Celle qui vous convient est celle qui répondra à vos besoins dans l’utilisation, l’usage, l’exploitation des informations. Dans l’idéal j’estime qu’une solution doit :

1. pouvoir être modifiable à tout moment sans necessiter une refonte,
2. être personnalisée et personnalisable,
3. s’intégrer parfaitement et évoluer avec l’entreprise,
4. faire bénéficier l’entreprise d’un ROI rapide,
5. montrer des résultats significatifs le trimestre suivant sa mise en service.

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