Les départs et les arrivés en entreprise sont fréquents et tous les secteurs y sont confrontés à un moment ou à un autre. Je pense que bien préparer cette transition c’est faciliter l’intégration du nouvel employé et, le départ du collaborateur précédent.
Il peut être délicat de préparer un départ selon le contexte dans lequel l’employé est amené à quitter l’entreprise mais il faut faire le nécessaire pour que cet événement n’affecte pas l’activité.
D’autant plus que préparer le départ du collaborateur facilite grandement l’arrivée du successeur au poste.
Recueillir les connaissances et données du prédécesseur
Je pense que la première action à initier et de commencer une liste de toutes les tâches et responsabilités de la personne actuellement au poste.
Il est important de récolter, répertorier toutes les informations liés aux projets et missions en cours, sans oublier, les modes opératoires que l’employé utilise et le réseau de personnes avec lequel il travaille.
Il est préférable, je pense, de s’organiser avec l’employé pour établir un rétroplanning afin que les tâches en cours soient finalisées, notamment si elles impliquent des échanges avec une tierce personne. En effet, anticiper sur la charge de travail actuelle diminuera les répercussions sur le reste de l’équipe et le successeur au poste.
Aussi, assurez vous que le CRM soit à jour. En effet, je pense qu’il est crucial que le nouvel employé ait toutes les informations relatives aux clients et opérations en cours. C’est important afin que la relation client soit maîtrisée et que les clients ne soient pas impactés par le changement.
Lorsque le jour du départ est arrivé, pensez à récupérer le matériel et les données bien entendu mais n’oubliez pas, surtout, d’enclencher les changements auprès du système d’information en ce qui concerne la ré-attribution des équipements, les noms affichés sur tous les supports de communication et toute autre tâche.
Une solution intégrée à vos outils tel que, le CRM ou le progiciel de gestion de projets (et bien d’autres encore), peut vous aidez à gérer des événements ou changements organisationnels. Voici 2 exemples de solutions que vous pourriez initier à partir de la modélisation de processus.
Une documentation interactive
Très pratique et rapide à mettre en oeuvre, vous pouvez répertorier dans une documentation interactive les tâches liées au poste et faire correspondre pour chacune d’entre elle :
- la procédure,
- le mode opératoire,
- les informations des contacts dans le réseau intervenant.
Les bons processus sont conservés et l’organisation est informée. La documentation peut contenir des boutons pour déclencher des actions reliées à des informations.
Un outil d’automatisation
Il peut être connecté au SIRH pour effectuer des changements qui sont liés à la succession du poste (attribuer des équipements, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une carte d’accès, etc…) à la suite d’un événement.
Gérer les connaissances et conduire le changement
Durant cette transition l’objectif principal sera de capitaliser les connaissances pour pouvoir les partager et faire transiter l’information. Les avantages de la capitalisation des connaissances sont nombreux :
- la formation du nouveau salarié sera facilitée,
- les modes opératoires sont respectés,
- le savoir-faire et l'expertise éventuelle des prédécesseurs sont sauvegardés,
- la relation client est maintenue.
Pour ma part, je considère qu’il est essentiel d’impliquer ses collaborateurs dans les changements organisationnels de l’entreprise. Cela signifie qu’il faut conduire le changement mais qu’il faut surtout le penser. Car si il est pratique avec les nouvelles technologies de mettre en place des outils, c’est avant tout une initiative et une volonté, dont le comportement infuence la réussite de cette transition.
Je vous conseille de communiquer souvent avec l’équipe pour qu’ils puissent s’adapter au changement. Prenez les avis de chacun concernant les prises de décisions afin d’avoir des retours et de prendre des mesures complémentaires si nécessaire.
Afin de consolider l’équipe et de générer de l’engagement auprès de ses employés, il est important de les regrouper autour de valeurs communes.
Voici 2 exemples de solutions à mettre en place pour gérer les connaissances et accompagner les employés dans le changement.
Solliciter l’avis des employés pour faciliter la communication
Un formulaire envoyé régulièrement permet de récolter des informations sur le ressenti des employés envers l’entreprise ou vis à vis d’un événement. C’est une action qui vous aidera à prendre conscience de l’environnement interne et un outil pour maîtriser une partie de la communication. Une solution d’automatisation intégrée au SIRH peut alors générer ce formulaire et traiter les réponses pour créer des rapports. À partir de ces résultats vous pouvez orienter vos actions de gestion du personnel.
Formaliser les procédures métiers pour former le nouvel employé
Formaliser les procédures métiers consiste en la mise en place d’un support d’aide qui guide les employés dans l'exécution de leurs tâches.
Le nouvel employé peut ainsi se formaliser avec les procédures de l’entreprise et les modes opératoires à respecter. Un outil de formalisation des procédures guide le nouvel entrant dans l’exercice de ses fonctions et permet :
- de clarifier ses responsabilités et les moyens dont il dispose,
- de définir les manières de procéder,
- de disposer de documents de référence,
- de préciser les objectifs de la procédure et d’identifier les personnes participant à son élaboration.
Enfin l’employé peut être intégré plus facilement et commencer plus rapidement ses activités.
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