Le travail à domicile est devenu rapidement la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises - même pour celles qui n'offraient pas traditionnellement le télétravail à leurs employés.
Avant la pandémie mondiale de COVID-19, un type de coronavirus, 7 % des salariés français pouvaient travailler (ou travaillaient) à domicile, selon le rapport de la Dares (Ministère du Travail), publié le 4 novembre 2019. Aujourd'hui, avec la nécessité d'une distanciation sociale, le nombre de personnes travaillant à domicile augmente par milliers dans le monde entier. Créer un environnement de travail numérique (digital workplace) devient, par conséquent, une exigence plus qu'un luxe.
En temps normal, les entreprises auraient eu besoin de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, pour préparer leur infrastructure informatique et accompagner leurs collaborateurs dans la mise en place du télétravail. Cette époque semble révolue : avec l’arrivée de cette crise sanitaire mondiale, de nombreuses entreprises ont été confrontées à une décision : organiser le travail à distance pour l’ensemble de leurs salariés ou fermer boutique.
Les défis du télétravail
Parce qu’il diffère d'un environnement de travail traditionnel, le télétravail représente plusieurs défis pour les organisations. Parmi eux, le temps que leurs collaborateurs consacrent à la résolution de problèmes informatiques de façon autonome.
Plus difficile encore : lorsque les salariés sont isolés géographiquement, ils déclarent se sentir isolés sur le plan du partage de l'information également. Cela peut être dû à un manque d'accès aux ressources dont ils ont besoin, ce qui peut conduire à une réduction de leur efficacité et à une anxiété accrue quant aux performances professionnelles.
Selon un rapport récent, les télétravailleurs peuvent également éprouver plus de stress, un sentiment d'isolement, une baisse de confiance en soi.
Le moral des employés est également soumis à rude épreuve pour gérer la vie familiale et professionnelle en situation de pandémie. Alors, le fait de passer au télétravail peut faire d'eux des victimes de certains des pièges du travail à distance. L'isolement social peut provoquer de l'anxiété ou des crises de panique au sein de la population active, et la transition vers le travail à distance peut être perçue comme la prochaine étape vers un terrain inconnu.
Ces difficultés ne sont toutefois pas insurmontables et ne l'emportent pas sur les avantages tout aussi réels d'un environnement de travail à distance.
Comment faire de la maison un environnement professionnel propice et améliorer l'expérience de travail à distance ?
Malgré les difficultés précédemment exposées, le télétravail peut également être l’opportunité d'une plus grande productivité, d'un sentiment d'accomplissement et d'appropriation des tâches et des projets, et d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En fait, un tiers des employés ont déclaré que le travail flexible augmentait leur satisfaction au travail, selon un récent sondage.
Donner aux employés la possibilité de travailler à domicile peut sans aucun doute améliorer le moral à long terme grâce à la flexibilité qu’il offre. En outre, dans un contexte épidémique, il contribue à protéger sa santé et celle des autres avec une distanciation sociale devenue obligatoire pour réduire la propagation des virus, et notamment le COVID-19. Le télétravail peut également contribuer à la sécurité de vos collaborateurs en cas de maladie, de catastrophe naturelle ou de toute autre phénomène exceptionnel impactant le travail.
En offrant à vos employés des outils efficaces comme les portails Self-Service associés à des procédures utiles d'accès à l'information, le passage du bureau au home-office peut se transformer en une opportunité business, même si au départ, cela ressemble plus à une contrainte, dans un cadre temporaire et non souhaité.
Aujourd'hui, nous vous proposons trois conseils à prendre en considération pour que vos équipes restent connectées lorsqu'elles travaillent à distance ou doivent suivre, dans un cadre exceptionnel, des mesures de distanciation sociale.
Conseil n°1 : faites du travail en équipe et de la collaboration une priorité
L'un des principaux avantages d'un environnement de bureau est la possibilité de travailler en étroite collaboration sur des projets ou des idées. La proximité physique se prête naturellement aux séances de brainstorming et à une communication continue tout au long de la journée de travail. Ce type de communication informelle vient alimenter en idées nouvelles de nombreux projets et, en prime, contribue à améliorer la confiance des salariés.
Cependant, ceux qui travaillent à domicile peuvent plus facilement ressentir de l'isolement ou un sentiment d’éloignement de leur équipe. Pour améliorer cette situation, il est essentiel de renforcer la collaboration et la communication au sein des équipes.
Des logiciels tels que Microsoft Teams, Slack, ou le simple email peuvent être des outils utiles pour encourager le partage et le travail en équipe. Les logiciels de vidéoconférence, sont également des outils nécessaires pour maintenir l'engagement des équipes, lorsqu’elles se retrouvent éloignées géographiquement.
Conseil n° 2 : assurez-vous que tous les outils et ressources utiles soient disponibles
La plupart des entreprises sont conscientes qu'une infrastructure informatique adaptée doit être mis en place avant que les employés puissent travailler à distance. Mais justement, pour ces travailleurs à distance, les logiciels de gestion et de partage de la connaissance se révèlent tout aussi essentiels, que les infrastructures informatiques.
Lorsque les salariés peuvent accéder facilement aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, ils ressentent une confiance accrue et une plus grande satisfaction dans leurs activités professionelles. A l’inverse, le fait de ne pas pouvoir trouver l’information qu’ils recherchent peut entraîner un sentiment de frustration, de déconnexion, de distraction.
Pour aider les équipes à accéder à l'information et à faire leur travail dans les meilleures conditions possibles, il est important de disposer de tous les outils et ressources nécessaires. Par exemple, un système de gestion des connaissances ou un portail de self-service peut permettre aux employés travaillant à distance de trouver par eux-mêmes les informations dont ils ont besoin sans avoir à attendre les réponses de collègues qui ne seraient pas disponibles à ce moment-là. Cela permettra de maintenir la productivité et de réduire les éventuels temps de distraction ou de flottement.
Conseil n°3 : encourager les équipes à discuter d'autres choses que le travail
Cela pourrait sembler contre-productif mais pourtant, pour augmenter l’efficacité dans un contexte de télétravail, il faut avant toute chose, remonter le moral de vos troupes. Pour cela, il est important de recréer une atmosphère ‘comme au bureau’, car bien souvent l’un des avantages de travailler dans un bureau tient à l'ambiance, au côté social des interactions et au sentiment d'appartenance à une équipe.
La pandémie de coronavirus est sans précédent. Elle a provoqué une anxiété accrue chez presque tous les salariés, mais ignorer le problème ne suffit pas à le faire disparaître. Plutôt que d'encourager votre personnel à travailler mécaniquement, ce qui est isolant, favorisez un environnement où ils peuvent discuter d'autres choses que du travail. Par exemple, ils peuvent partager leur état d'esprit ou leurs sentiments sur les changements en cours, et même des histoires drôles pour vous faire oublier à quel point la situation semble effrayante. Pourquoi ne pas organiser un Happy Hour virtuel !
Pour cela, vous pouvez utiliser les mêmes méthodes de discussion que celles que vous avez déjà mises en place, ou vous pouvez créer un groupe sur lequel votre équipe laissera libre cours à sa créativité.
Soyez patient, ça va passer
Même dans un contexte exceptionnel de distanciation sociale non choisie, le travail à distance peut être effectué efficacement. Soyez patient, à l’écoute de votre équipe pendant la période d'adaptation, cherchez des moyens d'innover, de rationaliser vos processus, échangez, utilisez les outils de communication virtuelle pour communiquer le plus souvent possible. Et n'oubliez pas : ça passera et votre équipe travaillera bientôt à distance avec efficacité et peut-être même avec plaisir !
