Le workflow représente les tâches, les procédures ainsi que les modes opératoires qui les accompagnent. Il englobe les acteurs qui prennent part aux processus et donne une description détaillée de ce dernier.
Formaliser les workflows est une méthode qui est utilisé dans de nombreux domaines mais qui est pourtant peu exploitée (ou du moins pas autant que nous le devrions).
De ce fait, les lacunes en expertise métier gagnent toujours du terrain et le manque de satisfaction des clients se fait sentir.
Effectuer une tâche sans savoir par quoi commencer ni comment procéder est une situation courante, notamment chez les nouveaux arrivants. Bien évidemment, il faut prendre le temps de rechercher, de tester, d’évaluer et si l’on fait une erreur il faut recommencer.
Apprendre de ses erreurs est une méthode certes, mais ce n’est pas celle qui permettra aux employés de gagner en productivité rapidement et qui fera de l'entreprise un compétiteur redoutable. Aujourd’hui pour être opérationnel, il faut pouvoir bénéficier des recherches qui ont déjà été effectués, et des correctifs qui ont déjà été pratiqués à partir des tests et des erreurs.
Si les prédécesseurs sont passés par des difficultés puis transmettent aux nouveaux employés leurs savoir, ces derniers ne passerons pas par les mêmes étapes et seront tout aussi productif (sinon plus ) et plus rapidement.
La formalisation des workflows permet de gagner du temps en ayant à disposition toutes les informations relatives aux bons procédés, pratiques et méthodes. La mise en place de workflow grâce à la modélisation est très prisée par les professionnels désirant améliorer les performances internes tout en réduisant les coûts. De plus, la facilité avec laquelle nous pouvons modéliser des processus, font de cette pratique un succès.
(Lire "Comment et pourquoi modéliser des processus ?")
Pour modéliser des workflows, il faut poser quelques problématiques internes, pointer du doigt les dysfonctionnements éventuels et développer les processus qui ont prouvés leur efficacité. Les workflows sont adaptés à l’entreprise et correspondent à son organisation, à ses objectifs, à ses valeurs et à son environnement. Ce travail d'analyse doit donc être fait par les personnes qui connaissent le mieux l'entreprise et les problématiques liées à son secteur.
Je dirai alors que les acteurs en entreprise possèdent la recette du succès et qu’il faut mener un projet de fond pour trouver ses "différents ingrédients et leurs dosages".
Toute tâche peut être revue dans son intégralité pour aider à fluidifier son exécution.
D’autre part, formaliser des workflows permet la mise en place d’une stratégie d’automatisation pour fluidifier davantage la production.
Lorsque des workflows ont été définis à l’image de l'entreprise, il peuvent aider à formaliser les tâches liées à :
Ne plus avoir à réaliser des tâches répétitives peut être un avantage important :
Cependant, je pense que les tâches à automatiser sont à choisir avec précaution pour ne pas abuser de cette technique. Enfin, il ne faut pas négliger le caractère humain nécessaire à certaines tâches et qui ne peut être substituer à un système.
Knowesia permet de formaliser et de modéliser des workflows grâce aux arbres de décisions.
Téléchargez gratuitement Knowesia.