Dans la société actuelle, la productivité et l’efficacité ont une importance capitale. Nous recherchons beaucoup d'outils ou d’éléments techniques susceptibles d'améliorer notre productivité mais je pense qu'il est essentiel avant toute chose, de supprimer les mauvaises habitudes qui nous font perdre du temps, canalisent notre concentration et qui nous empêchent de mener une tâche jusqu'au bout.
Seulement quelques habitudes vous permettront d'être bien plus productifs et d’effectuer vos tâches, mieux et plus vite.
Sauf si votre travail consiste principalement à recevoir des réclamations par emails ou à avoir des échanges écrits, il n’est pas nécessaire de regarder ses emails régulièrement. Avec les nouvelles habitudes liées à l’évolution des TIC, nous avons pris l'habitude d'être disponible est accessible toute la journée. Ce qui, finalement, peut avoir un côté pervers. Il est prouvé que regarder ses e-mails plusieurs fois par jour est perturbant. En effet, il y a plusieurs choses qui détournent l’attention d’une personne perturbée par ses e-mails : la sonnerie d'un nouvel e-mail qui retenti, la vu sur l’e-mail alertant ou pressant d’un collaborateur, ou même une newsletter dont le contenu pourrait vous plaire. Il est conseillé de regarder sa boîte e-mails 2 à 3 fois par jour, à des moments précis et sans avoir à y retourner sans arrêt toute la journée.
Plusieurs études récentes ont permis de démontrer qu’il n'était pas bon de faire plusieurs choses en même temps, bien que nous pensons être multitâche grâce aux nouvelles technologies. Nous sommes beaucoup plus productifs en se consacrant à une seule tâche du début à la fin, plutôt qu'en essayant de finir trois tâches en même temps. En essayant de faire plusieurs choses à la fois cela aura pour conséquence, la réalisation d'un travail de moindre qualité et du temps perdu.
Lorsque que l'on démarre une journée en ne sachant pas tout à fait ce que l'on va faire et en décidant de traiter ses tâches de façon aléatoire, nous ne sommes pas très efficace.
Il est très important lorsque nous commençons une journée, de planifier une liste de tâches. Après avoir établi vos objectifs, votre liste va vous servir de repère et va vous permettre de décomposer vos tâches afin d'être plus organisé et plus productif. Cette méthode a aussi l’avantage d’agir sur la psychologie en vous faisant ressentir une certaine satisfaction chaque fois que vous avez fini une partie de vos tâches et que vous passez à la suivante.
Décomposer une tâche en sous-parties permet donc d'atteindre ses objectifs plus rapidement et de se sentir encouragé par les progrès que l'on a réalisé.