La conduite du changement est long et éprouvant pour les décisionnaires et chefs de projet mais le changement peut aussi sembler gênant et inadapté aux yeux des employés. La question est alors : Comment piloter le changement avec succès tout en ayant l'acceptation des acteurs de l'entreprise ?
Voici 10 règles à respecter pour organiser et piloter le changement avec succès...
Lorsque des changements sont prévus, il est important de communiquer directement avec l'ensemble des employés afin qu'ils puissent comprendre la raison et la cause du projet, les résultats souhaités et chaque modification prévue. Des explications sont essentielles car le changement ne doit pas être imposé, il doit se faire dans un accompagnement.
Analyser et classer les ressources est une phase délicate dans la conduite du changement car elle va donner des indications pour la suite du projet. Il faut anticiper sur les charges et ressources disponibles qu'elles soit logicielles, matérielles, humaines, financières. Ainsi, piloter la performance en connaissant les ressources de l'organisation permettra de travailler de façon réaliste sur les nouveaux processus.
Avant de pratiquer des changements, il faut prendre du recul pour analyser la situation et prendre des décisions adaptées. Il convient alors de :
Il sera probablement nécessaire d'entrer dans le vif du sujet lorsque ces points seront abordés et de cerner les négociations qui seront à entreprendre, les compromis à réaliser, le niveau de difficulté des changements.
Le projet doit être réparti et optimisé pour qu'il n'y aient pas d'incohérences dans la prise de décision. Une bonne collaboration doit propulser le projet et le faire avancer.
Le projet peut être perturbé à plusieurs niveaux. Il faut anticiper le plus possible sur les risques en prévoyant les résistances et freins supposés. Lorsque des risques inattendus surviennent, il est important de comprendre l'origine et la cause pour agir aussi rapidement que possible.
Les méthodes sont sont multiples et il existe presque autant de façons de procéder que de situations. La méthode employée sera propre aux décisions prises, à l'ampleur des changements, à la taille et aux moyens de l'entreprise.
Je pense qu'il faut alors s'équiper d'outils flexibles et adaptables.
Les employés seront les premiers à mettre en pratique les nouveaux modes opératoires et outils dans l'entreprise. Ils sont non seulement les premiers concernés mais aussi, les experts les plus qualifiés pour commenter les nouveaux processus de leur service. Lors de la conduite du changement, il est important de faire tester les futurs outils et méthodes, puis, de les faire valider par les experts.
Avoir un logiciel collaboratif pour mettre en place un système de test et feedback est alors devenu incontournable.