La digitalisons de nos processus nous ont certainement donné la possibilité d’aller plus vite, nous communiquons plus aisément, rapidement, « sur le pouce », de n’importe où, de n’importe quel appareil. Il n’y a pas que des avantages à la digitalisation, il y a aussi les nouveautés auxquelles nous devons nous adapter et vite qui deviennent des contraintes.
Intégrer de nouveaux processus, les appliquer correctement et rapidement n’est pas facile, notamment lorsqu’ils évoluent régulièrement. Un support d’auto-assistance permet de s’aider de façon interactive et intelligente en faisant appel à une base de connaissances, au CRM et à des procédures de guidage.
Appliquer des procédures qui ont été formalisées par des experts managers en interne, dans un support de guidage, permet de maintenir une cohérence des processus globaux et d’améliorer leur efficience. Lorsque des collaborateurs sont guidés, ils sont plus sûrs d’eux et peuvent se concentrer sur la relation client ou bien d’autres missions qui demandent toute leur attention.
Se formaliser aux procédures métiers lorsque l’on est un nouvel entrant dans une entreprise peut prendre du temps et nécessite plus qu’un apprentissage, de la recherche. Au plus la structure est grande au plus la formation d’un nouvel employé peut s’avérer complexe. Il y a en général beaucoup d’activités et peu de temps à consacrer après la formation (s’il y en a eu).
Après avoir bénéficié d’explication ou d’une formation, il y a la mise en pratique qui elle, demande de la réactivité et de la flexibilité, sans faille ni erreur. Ce n’est pas évident de gérer les obstacles tout en intégrant les informations et procédures à respecter.
Un support de formalisation aux procédures métiers peut répertorier toutes les procédures, modes opératoires de l’entreprise et guider le nouvel employé dans son apprentissage ou pendant la réalisation d'une tâche. Un tel support peut remplacer ou venir en complément d’une formation.
Il réduit en général de 70% le temps de formation et permet aux employés d’être productifs très rapidement.
Un produit, un service évolue en permanence. Un support d’assistance et de guidage permet aussi de mettre un produit en ligne plus rapidement sans passer par de multiples interfaces. Il peut, en une seule manipulation s’ajouter à votre CRM, votre support d’assistance et votre site internet.
La mise en service de nouveaux produits peut ainsi être facilitée et les employés ont directement accès aux nouvelles informations dans leur support de guidage. La mise en service et la formation des employés aux produits entrants étant facilitée permet de meilleures performances de ventes.