Bien entendu lorsqu’une problématique de ce genre est soulevée, il est important de comprendre l’enjeu d’un changement et de faire le point sur ses ressources.
Des questions peuvent être étudiées afin de mener l'enquête. Par exemple :
Il convient de faire un classement minutieux avec une cartographie des ressources internes.
Il est important de connaître ses ressources matérielles, humaines, et financières d’un point de vue quantitatif et qualitatif. Faire coïncider ses besoins futurs avec sa stratégie en évaluant ses ressources actuelles sera efficace pour les étapes suivantes de la conduite du changement.
Un diagnostic doit se faire sur 2 axes : interne et externe.
L’étude de l’environnement externe de l’entreprise permettra de comprendre où elle se situe par rapport aux attentes du client et, à la concurrence.
Les questions utiles qui doivent étayer ce diagnostic externe sont notamment :
Un diagnostic interne doit mettre en évidence l’état des processus en interne. Étant à l’origine même de la productivité, optimiser les processus permet d’obtenir une meilleure communication et collaboration. Les employés peuvent être plus efficaces grâce à des procédures formalisées et fournir une qualité de service supérieure.
Les problématiques qu’il est possible d’étudier :
Le plan d’action doit constituer 3 phases qui sont la préparation, la mise en oeuvre et le suivi après lancement, soigneusement piloté par un Chef de projet qui aura une vue permanente sur l’avancement du projet.
Il comporte également des aspects essentiels à détailler comme la méthodologie, la gouvernance, les moyens et le retroplanning.
Le logiciel de gestion du projet et de création des processus qui sera choisi devra s’adapter au mieux à l’entreprise. La collaboration devra être au cœur de la conduite du changement et par conséquent de l’outil utilisé. Enfin des étapes seront à respecter pour assurer la réussite du changement : la co-création, le recettage, la validation, le lancement et l’analyse ROI.
Il arrive que des changements restent incompris malgré les bénéfices prévisionnels. La gouvernance doit mettre en évidence le rôle de chacun et aider à comprendre les changements. Une part d’implication des collaborateurs est à prévoir pour que le projet se déroule au mieux. Un chef de projet doit piloter le projet en utilisant les ressources à bon escient et gérer le retroplanning avec rigueur.
Les ressources financières et matériels doivent être cohérentes avec le but recherché même s’il paraît évident qu’il faut trouver le meilleur outil dans le budget imposé.
Pour conduire le changement il faut :
Enfin il me paraît évident que la qualité du management au cours du projet aura un grand impact sur sa finalité.
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