Amélioration du SI : Comment concrétiser ses idées en support ?

Bien souvent, il arrive qu’on détecte un dysfonctionnement au sein de l’organisation : un ralentissement dans les procédures, une erreur fréquente, un manque de fluidité dans l'exécution d’un processus ou des difficultés à atteindre des objectifs, qui seraient en principe réalisables.

Lorsque ces problèmes sont détectés, force est de constater qu’il est difficile en fonction de la taille de l’organisation, d’agir directement sur les points clés.

Les difficultés du système d’information

Les écarts qui séparent les retours sur investissements d’un SI et les progrès réels des entreprises, se creusent. Ce qui conduit inévitablement les dirigeants à se poser des questions sur ce qui a été mis en place et notamment sur l’obsolescence des systèmes, outils et pratiques qui méritent d’être revus.

D’autre part, il est difficile pour les grandes entreprises disposant de plusieurs services de faire circuler les informations et de fluidifier les process pour unifier des missions. Cette séparation des objectifs à tendance à ralentir l’atteinte des objectifs et à faire reculer l’efficience de l’organisation.

Enfin, la transformation digitale provoque de grands changements qui nécessite de la part des entreprises de faire preuve d'adaptabilité, de flexibilité et de réactivité.

Pourquoi est-il difficile d’intervenir directement sur les dysfonctionnements ?

Les dysfonctionnements dans les processus internes en entreprise nécessite une intervention directe dans le système d’information. Ce qui n’est, bien évidemment pas réalisable dans n’importe quelles conditions et par n’importe quel expert interne en entreprise.

1. La difficulté réside en premier lieu dans l’analyse de la situation. Il faut pouvoir établir une cartographie de toutes les ressources, de toutes les procédures, des méthodes mises en place, pour pouvoir comprendre où se trouvent les “noeuds” et comment ils sont nés.
2. Après analyse du système d’information de l’entreprise, des solutions peuvent venir rectifier un dysfonctionnement ou combler un processus. Ces solutions peuvent guider les employés dans la réalisation de leurs tâches mais aussi de leur fournir des informations internes et clients actualisées.
3. Il faut savoir parfaitement faire le lien entre la théorie et les pratiques réelles.
4. Réaliser des solutions support demande inévitablement des compétences techniques et l’intervention de multiples interlocuteurs se plaçant entre l’expert et la réalisation.
5. Réaliser des modifications sur les procédures internes demande une véritable conduite du changement car ils ne seront peut être pas faciles à faire accepter.

Modéliser grâce aux arbres

Modéliser des arbres de décision est une technique connue et utilisée dans le monde entier de par sa simplicité et son efficacité. Elle permet de mettre en ordre un grand nombre d’idées et de modéliser une véritable organisation autour d’idées et d’informations clés.

Utiliser cette technique dans un logiciel de création de solutions support permet aux experts métiers de supprimer toutes les barrières qui les séparent : interlocuteurs, ressources, compétences. Ils peuvent :

• créer des procédures,
• introduire des contenus,
• créer des liens avec des interfaces externes en créant des clicks-to-action,
• faire transiter des données (base de données, CRM, ERP, etc…).

N’importe quel expert métier peut alors créer des procédures sans besoin en compétences de programmation et développement informatique. Un logiciel de modélisation permet ensuite de transformer cette arbre en une solution support, chaque étape étant une page web et chaque choix, un lien.

La façon dont les processus sont modélisées au travers le logiciel permet une simplification et une rapidité de mise en oeuvre, qui serait impossible d’atteindre avec du développement. On supprime ainsi plusieurs contraintes soulevées précédemment : nombre d’intermédiaires pour la réalisation du support, la compréhension des problématiques métiers et la modification/adaptation des procédures.