C’est le mal de toute entreprise digitale ou en manque de digitalisation. Les processus ne sont pas toujours optimisés et les conséquences se répercutent sur la compétitivité de l’entreprise.
À ces questions, beaucoup d’entreprises y ont répondu par le « support de guidage » ou « l’aide interactive ».
Un support de guidage permet de guider ses employés dans leurs tâches.
Devenu un outil stratégique, il tend à devenir indispensable à une croissance pérenne. Il regroupe un ensemble de procédures et permet à son utilisateur de s’auto-assister au moment où il en a besoin. Il consulte le support de guidage, sélectionne l’aide dont il a besoin et suit la procédure étape par étape. Il est guidé de façon contextualisée en faisant des choix. Bien entendu, la force de ce type de support est la pertinence des procédures qui ont été créées pour ses utilisateurs. Au plus une procédure est efficace et au mieux l’utilisateur est guidé.
Ce qui nous amène à un point essentiel et primordial dans la création de support de guidage qui est « le choix de l’outil ». En effet, je pense que le support doit être créé dans un environnement simplifié tout en permettant le maximum d’actions complexes. Enfin, les créateurs doivent être les premiers concernés et les mieux renseignés par les problématiques métiers. Leur permettre de créer eux-mêmes leurs procédures sans les freiner par l’aspect technique s’avère être une solution clé.
De façon globale, un support de guidage n’est pas la première initiative stratégique des responsables et décideurs. Les techniciens ont donc beaucoup de difficultés à faire entendre leur parole sur leurs besoins. Lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un support de guidage, c’est notamment parce que la structure s’agrandit et qu’au vu la complexité des processus, le support devient une nécessité voire une urgence.
S’il est urgent dans ces cas de mettre en place un outil de support, je pense qu’il est important de ne pas attendre le moment critique pour optimiser ses procédures de guidage en interne.
En effet, être pro-actif et s’engager dans la réussite de son organisation c’est anticiper les besoins pour mettre en œuvre les bonnes solutions au bon moment. À notre époque, la conduite du changement vers des solutions adaptées est devenue indispensable. La transformation digitale de notre ère a modifié un certain nombre de processus de toutes natures et a donné naissance à ces changements.
Aujourd’hui, les solutions de Business Process Management sont diversifiées et les logiciels sur le marché offrent différentes méthodes qui répondent aux problématiques d’entreprises.
La modélisation d’arbre de décision reste de loin la solution plébiscitée pour sa simplicité d’utilisation. Elle permet de créer des parcours de façon simple et en seulement quelques minutes l’architecture se dessine. Enfin, chez Knowesia nous avons inclus un éditeur de texte pour rendre la création de contenu de pages intuitive et un explorateur de fichier pour le « glisser-déposer » rapide de tout élément ajouté au serveur.
Voici l'exemple d'une procédure que j'ai créée en quelques minutes :