L'efficacité et l'efficience sont véritablement ce que nous recherchons aujourd'hui car ils induisent une notion de qualité qui est essentielle.
Les problématiques de toute organisation sont alors :
Car en effet, fluidifier les processus demande la mise en oeuvre de nouveaux outils, l'intégration des nouvelles procédures et une conduite du changement.
Dans toute entreprise, il y a des obstacles qui gênent le rouage de la productivité. Souvent peu importants ou ne faisant pas partie des priorités, ils passent inaperçus et ont pourtant un impact important sur la productivité :
Les freins à la productivité sont nombreux et ont des répercussions sur l'environnement de travail. Elles peuvent faire augmenter :
Ces freins peuvent aussi diminuer :
L'image de l'entreprise sur le marché est globalement médiocre et les objectifs de croissance sont difficilement atteints lorsque la gestion interne est mauvaise. À contrario, les entreprises qui possèdent des processus efficaces bénéficient généralement d'une belle image de marque et d'une croissance positive.
Certains processus nécessitent des tâches rébarbatives et des répétitions qui peuvent faire perdre du temps ou être erronées pour cause d'erreurs humaines.
Un système automatisant le transfert d'informations, de documents, de rapports, ou d'historiques est alors précieux pour fluidifier leur exécution. Il peut apporter des interactions intelligentes qui enverra la bonne information à la personne concernée. La qualité des échanges et la pertinence des actions peuvent réduire de 20% en moyenne le temps de traitement des tâches.
Les processus ne peuvent pas être appliqués sans le consentement et l’approbation implicite des employés. Il ne s'agit pas de leur demander mais plutôt de les impliquer dans le changement dès la conception. Les experts connaissent leurs métiers et seront aptes à émettre des suggestions ou proposer des modes opératoires.
Il est alors essentiel d'utiliser des supports collaboratifs pour co-créer les nouvelles procédures de façon méthodique.
D'autre part, une communication transversale avec un chargé de projet responsable des innovations est bénéfique. Les employés doivent savoir pourquoi et comment une procédure est mise en place, la façon de l’exécuter et les bénéfices.
Il est très difficile voire quasiment impossible de réaliser tous ses objectifs de performance (temps, délais, coûts, résultats) dans la mise en place de nouveaux outils avec les méthodes de développements traditionnels.
La raison en est très simple : Le développement demande des ressources techniques et humaines pointues, un temps de gestion de projet conséquent et une méthodologie spécifique. Il y a bien plus d'intermédiaires dans la réalisation du projet et toute l'expertise des procédures à formaliser ne sont pas connues du développeur (qui a un rôle technique).
Enfin, la solution choisi devra préférablement être hébergé en mode SaaS. Il est le mode le plus utilisé aujourd'hui grâce à ses nombreux avantages (mise à jour, performance, qualité).