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T. de Clisson | 01 juillet 2015

Comment fluidifier les processus et être plus efficace ?

Comment fluidifier les processus ? Être productif ne signifie pas être efficace et c'est une distinction importante qui mérite d'être soulignée.

L'efficacité et l'efficience sont véritablement ce que nous recherchons aujourd'hui car ils induisent une notion de qualité qui est essentielle.

Les problématiques de toute organisation sont alors :

  • Quel est le meilleur moyen de gérer le temps et d'optimiser les tâches ?
  • Comment rendre son équipe productive et efficace ?
  • Quels sont les outils les plus performants et les plus pertinents ?
  • Comment rentabiliser rapidement mes investissements ?
  • Comment avoir un retour sur investissement rapide ?

Car en effet, fluidifier les processus demande la mise en oeuvre de nouveaux outils, l'intégration des nouvelles procédures et une conduite du changement.

Prendre connaissance des obstacles courant en interne

Dans toute entreprise, il y a des obstacles qui gênent le rouage de la productivité. Souvent peu importants ou ne faisant pas partie des priorités, ils passent inaperçus et ont pourtant un impact important sur la productivité :

  • manque de réactivité dans la logistique,
  • problème ou manque de procédures dans le réapprovisionnement,
  • panne de matériel, plan de reprise d'activité obsolète,
  • détour dans le transfert de l'information,
  • procédure non digitalisée dans un environnement qui l'est partiellement,
  • manque d'informations et de formation interne.

Les conséquences des freins dans un système

Les freins à la productivité sont nombreux et ont des répercussions sur l'environnement de travail. Elles peuvent faire augmenter :

  • le taux de turn-over,
  • les pertes financières dues à de mauvais investissements (substitution au problème réel).

Ces freins peuvent aussi diminuer :

  • l'efficacité et l'engagement des collaborateurs,
  • la qualité de vos services et l'engagement de vos clients.

L'image de l'entreprise sur le marché est globalement médiocre et les objectifs de croissance sont difficilement atteints lorsque la gestion interne est mauvaise. À contrario, les entreprises qui possèdent des processus efficaces bénéficient généralement d'une belle image de marque et d'une croissance positive.

Automatiser les actions & améliorer le transfert d'informations

Certains processus nécessitent des tâches rébarbatives et des répétitions qui peuvent faire perdre du temps ou être erronées pour cause d'erreurs humaines.

Un système automatisant le transfert d'informations, de documents, de rapports, ou d'historiques est alors précieux pour fluidifier leur exécution. Il peut apporter des interactions intelligentes qui enverra la bonne information à la personne concernée. La qualité des échanges et la pertinence des actions peuvent réduire de 20% en moyenne le temps de traitement des tâches.

Instaurer une communication transversale

Les processus ne peuvent pas être appliqués sans le consentement et l’approbation implicite des employés. Il ne s'agit pas de leur demander mais plutôt de les impliquer dans le changement dès la conception. Les experts connaissent leurs métiers et seront aptes à émettre des suggestions ou proposer des modes opératoires.

Il est alors essentiel d'utiliser des supports collaboratifs pour co-créer les nouvelles procédures de façon méthodique.

D'autre part, une communication transversale avec un chargé de projet responsable des innovations est bénéfique. Les employés doivent savoir pourquoi et comment une procédure est mise en place, la façon de l’exécuter et les bénéfices.

Choisir la technologie à utiliser

Il est très difficile voire quasiment impossible de réaliser tous ses objectifs de performance (temps, délais, coûts, résultats) dans la mise en place de nouveaux outils avec les méthodes de développements traditionnels.

La raison en est très simple : Le développement demande des ressources techniques et humaines pointues, un temps de gestion de projet conséquent et une méthodologie spécifique. Il y a bien plus d'intermédiaires dans la réalisation du projet et toute l'expertise des procédures à formaliser ne sont pas connues du développeur (qui a un rôle technique).

Enfin, la solution choisi devra préférablement être hébergé en mode SaaS. Il est le mode le plus utilisé aujourd'hui grâce à ses nombreux avantages (mise à jour, performance, qualité).

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T. de Clisson

Thibault de Clisson est le fondateur de Knowesia, éditeur spécialisé dans la gestion intelligente du knowledge et des process, racheté par EasyVista en 2017. La solution Knowesia a été implémentée dans 50% des entreprises du CAC 40, dans le cadre de projets de Selfcare ou Guided Work. Knowesia a reçu les prix Gartner Cool Vendor et FinTech. Très orientée ROI, la solution permet d'optimiser les activités de support utilisateurs et de mettre en œuvre une transformation digitale en mode collaboratif. Au préalable, Thibault était Senior Vice-Président EMEA du groupe Infor et Directeur Général EMEA du groupe Datastream.