Les outils et ressources utilisés par les téléassistants sont généralement :
Ces outils sont efficaces et sont indispensables au helpdesk afin que les téléassistants puissent alterner les appels, mettre en attente un utilisateur, transférer l’appel à un autre niveau mais aussi dans l’analyse des activités et l’exploitation des résultats. Les différents logiciels connectés à leurs outils de traitement d’appels permettent donc également d'émettre des statistiques suivant les différents indicateurs sur les appels traités, abandonnés, perdus.
Tous ces outils indispensables au helpdesk, ont pour objectif l’orientation des téléassistants vers les résultats, les processus métiers et, la satisfaction client.
L’essor des nouvelles technologies, du cloud, du média social et du multicanal nous permettent non seulement d’être mobile mais aussi d’être informé plus que jamais. Je soutiens que ces technologies doivent être exploitées à notre avantage pour rentabiliser au maximum nos outils, connaissances et nos modes opératoires.
En effet, le helpdesk dispose d’un nombre d’outils qui va en augmentant ou, changent chaque fois que le service ou le marché évolue.
Il suffit à mon avis, de rassembler ces outils dans une procédure qui guiderait et dirigerait chaque téléassistant vers l’interface précise dont il a besoin.
Je pense qu’alterner entre les différentes interfaces des outils utilisés en helpdesk, contribue en grande partie à une perte de temps et à un manque de confort.
C’est un manque à gagner car les équipes sont de ce fait, moins productives et les utilisateurs sont moins satisfait.
Initier un projet de gestion des processus est une solution pour corriger ce problème.
Une solution générée par la modélisation des processus peut ainsi venir intégrer les outils utilisés d’une part mais peut également guider le téléassistant dans toutes ses démarches.
Concrètement, un processus créé sous forme d’arbres de décision permet d’établir les différents cas dans lequel un utilisateur peut se trouver et définir les actions nécessaires à la résolution de son problème. En fonction du cas traité, la solution génère l’ouverture de l’interface, envoie directement l’information au logiciel, ou effectue une action.
Cette méthode a prouvé son efficacité car les téléassistants gagnent un temps précieux et traitent beaucoup plus de demandes.
La collaboration est un facteur clé de réussite et de compétitivité. Voici selon mes observations les raisons qui doivent inciter les responsables de helpdesk à intégrer un outil collaboratif :
Globalement, ce sont des avantages qui permettent d’avoir un helpdesk bien plus productif car le temps de travail est optimisé et, les téléassistants sont bien mieux formés et informés.