Índice
- O que é a Gestão do Conhecimento?
- Quais são os benefícios da Gestão do Conhecimento?
- Quais são os principais componentes da GC?
- Quais são as ferramentas mais utilizadas?
- Conclusão
O que é KNOWLEDGE MANAGEMENT?
A Gestão do Conhecimento (GC) é a prática de criar, organizar, distribuir e gerir o conhecimento dentro de uma organização. Esta disciplina permite a recolha e o aproveitamento de informações e experiências, transformando-as em recursos acessíveis a todos os membros da organização.
Um sistema robusto de gestão do conhecimento pode ajudar as organizações a melhorar os processos de tomada de decisão, acelerar os percursos de formação e fornecer informações mais completas e de alta qualidade, estendendo os benefícios a toda a empresa.
Segundo um estudo da McKinsey uma abordagem baseada nas tecnologias sociais pode aumentar a produtividade até 20%, reduzindo os tempos de pesquisa por informações até 35%. (The Social Economy, MGI).
Quais são os benefícios da Gestão do Conhecimento?
Melhoria da Tomada de Decisões
A Gestão do Conhecimento facilita os processos de tomada de decisões ao proporcionar acesso rápido a informações precisas e atualizadas. Isto inclui não só documentação técnica, mas também melhores práticas, estudos de caso e métricas específicas, aumentando assim a confiança nas decisões tomadas.
Maior Eficiência Organizacional
Organizar e gerir efetivamente o conhecimento significa reduzir o tempo gasto na procura de informações e aumentar o tempo dedicado a tarefas mais produtivas, melhorando assim a eficiência operacional e reduzindo o desperdício ao evitar que os funcionários dupliquem o trabalho já realizado por outros.
Promoção da Inovação e da Criatividade
A inovação nem sempre ocorre por acaso, mas é frequentemente influenciada pelo ambiente. Um ambiente onde os funcionários podem aceder a conhecimentos partilhados pode ajudá-los a encontrar soluções criativas para problemas complexos, levando ao desenvolvimento de novos produtos, serviços e à melhoria dos existentes.
Fortalecimento do Serviço e da Satisfação do Cliente
A gestão eficaz do conhecimento permite fornecer aos clientes respostas rápidas e precisas e resolver problemas de forma eficiente. Existem dois benefícios: aumento da satisfação do cliente e redução do número de chamadas para o serviço de assistência técnica da empresa.
Principais Componentes da Gestão do Conhecimento
Criação
Um componente essencial, talvez o mais importante, da Gestão do Conhecimento é a criação de informações. Desde a documentação técnica até às melhores práticas e estudos de mercado, as empresas podem identificar e catalogar diversos elementos para apoiar diferentes processos.
Isto pode ser incentivado pelas empresas não só através da criação das informações necessárias, mas também através de ferramentas que suportem a partilha, o que nos leva ao próximo ponto: o arquivo das informações.
Arquivo
O arquivo do conhecimento refere-se à recolha e preservação de informações de forma que sejam facilmente acessíveis e recuperáveis.
A fase de arquivo não se limita a salvar documentos ou melhores práticas, mas implica a criação de um sistema que permita fácil acesso e uma possível atualização dos mesmos. A escolha da tecnologia certa é crucial nesta etapa para garantir a otimização dos processos.
Partilha do Conhecimento
A partilha do conhecimento é o processo de distribuição de informações para as partes interessadas que delas necessitam.
Partilhar e distribuir informações é uma fase delicada e essencial. A relação pode ser múltipla. Para o pessoal interno, pode ser útil para facilitar a integração, acelerar a formação e incentivar a troca de ideias. Entre as partes interessadas externas, para informá-las sobre os problemas mais comuns, ajudando em self-help e levando as empresas a evitar a perda de tempo e a reduzir custos.
Aplicação do Conhecimento
Todos estes processos organizacionais correm o risco de serem em vão se não houver uma aplicação prática do conhecimento. A melhor forma de resolver este problema é uma correta compreensão e contextualização dos dados para facilitar a sua aplicação.
Ferramentas e Tecnologias para a Gestão do Conhecimento
Várias ferramentas suportam:
- CMS (Content Management Systems): Permitem criar, gerir e distribuir conteúdo digital de forma eficiente, tornando as informações facilmente acessíveis e atualizáveis.
- Intranet: Redes internas da empresa que oferecem uma plataforma segura para comunicação e colaboração entre funcionários, suportando o acesso centralizado a documentos, recursos e ferramentas empresariais.
- Wiki: Permitem a criação colaborativa e a edição de conteúdo, promovendo a partilha de conhecimentos e o trabalho em equipa.
- Portais Self-Service: Portais onde os utilizadores podem encontrar informações e soluções de forma autónoma. Estes portais aumentam a eficiência operacional ao permitir que os utilizadores resolvam problemas sem contatar o suporte, melhorando a experiência do utilizador com a disponibilidade de informações 24/7.
- Ferramentas de Colaboração: Ferramentas que facilitam a partilha de conhecimentos entre os funcionários. As plataformas de colaboração, como softwares de gestão de projetos, chats internos e fóruns empresariais promovem uma troca contínua de ideias e informações.
Conclusão
A Gestão do Conhecimento é essencial para otimizar as operações empresariais, melhorar a qualidade das decisões e promover a inovação. Com componentes-chave como criação, arquivo, partilha e aplicação do conhecimento, e ferramentas avançadas, as empresas podem transformar o seu conhecimento numa vantagem competitiva significativa.
A integração de inteligência artificial e da aprendizagem automática dentro das plataformas também promete uma gestão do conhecimento ainda mais eficaz e intuitiva. Estas tecnologias podem automatizar muitos aspetos da Gestão do Conhecimento, aproveitando a análise preditiva para melhorar os processos de partilha.
Implementar um sistema eficaz de Gestão do Conhecimento é um investimento estratégico que pode levar a melhorias significativas em termos de eficiência operacional, inovação e satisfação do cliente. Com as ferramentas e tecnologias certas, as empresas podem aproveitar ao máximo os seus ativos de conhecimento, obtendo benefícios operacionais, reduzindo os tempos de espera e aumentando a satisfação do cliente.
FAQs
O que é a Gestão do Conhecimento?
A Gestão do Conhecimento é a prática de criar, organizar, distribuir e gerir o conhecimento dentro de uma organização.
Quais são os benefícios da Gestão do Conhecimento?
Os benefícios incluem a melhoria das decisões, maior eficiência organizacional, promoção da inovação e criatividade, e fortalecimento do serviço e da satisfação do cliente.
Quais são os principais componentes da Gestão do Conhecimento?
Os principais componentes incluem a criação, o arquivo, a partilha e a aplicação do conhecimento.
Quais ferramentas suportam a Gestão do Conhecimento?
As ferramentas incluem bases de conhecimento, gestão de FAQ, portais de self-service, ferramentas de análise e geração de relatórios e ferramentas de colaboração.
Porque é que a Gestão do Conhecimento é importante?
A Gestão do Conhecimento é importante porque permite às empresas utilizar ao máximo o seu conhecimento para melhorar os processos de tomada de decisão, aumentar a eficiência operacional e promover a inovação. Além disso, permite responder de forma mais eficaz às necessidades dos clientes, melhorando a sua satisfação e fidelização.
Como se pode implementar um sistema de Gestão do Conhecimento?
Para implementar um sistema de Gestão do Conhecimento, é necessário avaliar as necessidades da empresa, escolher as ferramentas certas, criar uma cultura de partilha do conhecimento e monitorizar continuamente a eficácia do sistema para realizar melhorias contínuas.
