È proababile che tu consideri erroneamente il Change Management (gestione del cambiamento) e la Metodologia Agile, scambiandoli tra loro. Un’azienda sarebbe inarrestabile se potesse apportare cambiamenti illimitati senza alcun rischio. Ma rischio e cambiamento sono in conflitto.
Tuttavia, in qualche modo le metodologie agili e la gestione del cambiamento devono non solo coesistere, ma integrarsi a vicenda, affinché le aziende possano adattarsi rapidamente e prosperare senza incorrere in guasti tecnologici.
Nel frenetico panorama aziendale di oggi, l'agilità è diventata una pietra miliare per raggiungere il successo. Le metodologie agili consentono alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato, alle richieste dei clienti e ai progressi tecnologici; tuttavia, insieme all’agilità nasce la necessità di una gestione efficace delle modifiche per garantire transizioni fluide e ridurre al minimo le interruzioni.
In questo post del blog vedremo come implementare una gestione efficace del cambiamento in ambienti agili per ottenere risultati positivi.
Cos'è la Gestione del Cambiamento?
La gestione del cambiamento nel settore IT è un approccio sistematico progettato per gestire e implementare nuovi cambiamenti nell'infrastruttura IT in modo sicuro ed efficiente, minimizzando le interruzioni dei servizi e riducendo i rischi. Implica una serie di passaggi, tra cui la pianificazione, la valutazione, l’approvazione, l’implementazione e la revisione delle modifiche per garantire che siano necessarie, vantaggiose e che qualsiasi potenziale impatto sui servizi sia compreso e mitigato.
Ecco la realtà della gestione del cambiamento IT: le aziende non possono avere tempi di inattività tecnologici che incidono sulla produttività o sui ricavi; quindi, dobbiamo mitigare questi rischi di disguido. Le aziende, però, devono anche rispondere in modo aggressivo ai cambiamenti sempre più rapidi nel mondo. Quindi questo crea un enigma:
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Rischio zero: dentro un contesto perfetto, il rischio può essere eliminato completamente disponendo di un sistema stabile che funzioni, garantendo quindi che nulla venga toccato o modificato. In altre parole, se l’unico obiettivo fosse la massima mitigazione del rischio, la gestione del cambiamento bloccherebbe semplicemente tutti i cambiamenti.
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Cambiamento illimitato: nel mondo reale, se le imprese non cambiano, muoiono. Il ritmo del cambiamento sta accelerando. Quando la pandemia del COVID-19 ha colpito il mondo, per esempio, il nostro modo di condurre gli affari è stato completamente stravolto nel giro di poche settimane. Pertanto, se l'unico obiettivo fosse massimizzare l'agilità per generare ricavi, il miglior processo di gestione del cambiamento sarebbe eliminare il processo di gestione del cambiamento: tutti i cambiamenti, in ogni momento, rapidamente.
A causa di questo enigma, l’obiettivo della gestione del cambiamento non può essere semplicemente quello di “mitigare il rischio”. E l’azienda non può semplicemente cambiare nulla in qualsiasi momento e accettare tutti i rischi.
L’obiettivo della gestione del cambiamento deve invece essere quello di accettare la massima quantità di cambiamenti e rischi possibile, riducendo al minimo con precisione i casi di guasto o di inattività dei sistemi critici.
La gestione del cambiamento DEVE essere una gestione del cambiamento Agile, che riguarda solo la gestione dei rischi che devono essere gestiti.
Comprendere la Gestione Agile del Cambiamento
La gestione del cambiamento in ambienti agili implica la perfetta integrazione dei cambiamenti nel processo di sviluppo mantenendo la produttività, la qualità e la soddisfazione delle parti interessate. A differenza degli approcci tradizionali alla gestione del cambiamento, che spesso seguono un processo lineare e sequenziale, la gestione agile del cambiamento abbraccia flessibilità, collaborazione e miglioramento iterativo.
Principi Chiave della Gestione Agile del Cambiamento
- Abbracciare la Flessibilità: la gestione agile del cambiamento riconosce che il cambiamento è inevitabile e lo accoglie come un’opportunità di miglioramento. I team dovrebbero avere la possibilità di adattarsi rapidamente a nuovi requisiti, feedback e approfondimenti.
- Automazione: una gestione efficace del cambiamento richiede di sapere cosa non toccare. Se proviamo a rivedere tutte le modifiche, il nostro sistema subisce la cosiddetta “change fatigue”, ovvero l’affaticamento da cambiamento: dobbiamo concentrarci solo sui cambiamenti che contano e automatizzare quelli che non sono un grosso problema.
- Approccio Iterativo: suddividere le modifiche in incrementi piccoli e gestibili e incorporarli in cicli di sviluppo regolari (sprint). Questo approccio iterativo consente di ottenere rapidamente feedback, apprendere e correggere prontamente la rotta.
- Coinvolgimento degli Stakeholder: coinvolgere gli stakeholder, inclusi clienti, utenti finali e team interfunzionali, durante tutto il processo di cambiamento. Il loro contributo e il loro consenso sono fondamentali per garantire l’allineamento e ottenere risultati positivi.
- Comunicazione Continua: mantenere canali di comunicazione aperti e trasparenti per far sì che le parti interessate siano sempre informate sui cambiamenti, sui progressi e su eventuali impatti sulle tempistiche o sui risultati finali. Riunioni regolari, retrospettive e dimostrazioni facilitano la collaborazione e lo scambio di feedback.
- Gestione del Rischio: identificare i potenziali rischi associati ai cambiamenti che interessano i sistemi critici e mitigarli in modo proattivo. Le metodologie agili incoraggiano un processo decisionale consapevole del rischio e l’implementazione di strategie di mitigazione del rischio come parte del processo di sviluppo.
Passaggi per Implementare una Gestione Efficace del Cambiamento in Ambienti Agili
1. Stabilire un quadro di gestione del cambiamento:
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Definisci ruoli, responsabilità e processi chiari per la gestione dei cambiamenti all'interno del quadro di sviluppo agile.
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Categorizza i cambiamenti: automatizza quelli che non contano anche se non funzionano. Dai la priorità a quelli che hanno un impatto sui sistemi critici, in particolare quelli che sono direttamente legati alle entrate.
2. Promuovere una Cultura della Collaborazione:
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Incoraggia la collaborazione interfunzionale e la condivisione delle conoscenze tra i membri del team, le parti interessate e gli esperti in materia.
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Instaura un ambiente sicuro in cui le persone si sentano autorizzate a esprimere preoccupazioni, proporre idee e sperimentare soluzioni innovative.
3. Dare Priorità al Miglioramento Continuo:
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Incorpora cicli di feedback nel processo di sviluppo per raccogliere approfondimenti, identificare aree di miglioramento e affinare le pratiche di gestione del cambiamento. SUGGERIMENTO: un ottimo ciclo di feedback consiste nel misurare i tassi di fallimento e di successo del team. Un team che ha tassi di fallimento più bassi dovrebbe avere un sistema di gestione delle modifiche più indulgente in cui è più probabile che le modifiche vengano approvate automaticamente. Un team che presenta più guasti che incidono sui sistemi critici dovrebbe essere più esaminato attentamente.
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Rivedi e adatta regolarmente i processi di gestione del cambiamento per affrontare esigenze, sfide e opportunità in evoluzione. Se segui il suggerimento riportato sopra, il sistema si adatterà automaticamente al livello di successo del team e "allenterà le redini" della squadra che sta svolgendo un ottimo lavoro.
4. Sfruttare Strumenti e Tecniche Agile:
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Utilizza strumenti agili di gestione dei progetti come schede Kanban, strumenti di pianificazione dello sprint e piattaforme di collaborazione per semplificare le attività di gestione del cambiamento e migliorare la visibilità.
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Adotta pratiche agili come storie degli utenti, criteri di accettazione e sviluppo basato sui test per garantire che i cambiamenti soddisfino le aspettative e gli standard di qualità delle parti interessate.
5. Monitorare e Misurare l'Impatto:
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Tieni traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi all'implementazione delle modifiche, come tempo di ciclo, lead time, soddisfazione del cliente e valore aziendale fornito.
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Analizza dati e approfondimenti per valutare l'efficacia degli sforzi di gestione del cambiamento e individuare le aree dove c’è spazio di ottimizzazione.
Per concludere, ricorda il nostro punto di apertura: il Change Management e l’Agile sembrano in contrasto ma devono essere gestiti insieme; sono alleati nel rapido ambiente economico di oggi. Questo post ha dimostrato come fonderli non solo sia possibile, ma sia anche fondamentale per prosperare in un cambiamento costante.
Il tuo prossimo passo: valuta oggi stesso il tuo attuale approccio alla gestione del cambiamento. Identifica anche un solo piccolo miglioramento da attuare per godere di una maggiore agilità.
Questo potrebbe essere semplice come introdurre un meccanismo di feedback rapido o uno strumento per favorire una migliore collaborazione di squadra. Iniziando con questo cambiamento puoi gettare le basi per una trasformazione agile su larga scala.
Abbraccia questo viaggio agile come un processo continuo, dove ogni piccolo passo conta.
