Mise en œuvre de la conduite du changement dans un contexte agile

Probablement considérez-vous les termes “Conduite du Changement” et “Méthodologie Agile” comme opposés dans les faits. Une entreprise serait invulnérable si elle pouvait procéder à des changements illimités sans aucun risque. Mais il n’existe pas de changement sans risque.

Pourtant, les méthodologies agiles et la conduite du changement doivent non seulement coexister d’une manière ou d’une autre, mais se compléter, afin que les entreprises puissent s'adapter rapidement et continuer à prospérer sans subir de défaillances technologiques.

Dans le monde des affaires actuel, en constant évolution, l’agilité est devenue la pierre angulaire du succès. Les méthodologies agiles permettent aux entreprises de s'adapter rapidement aux conditions changeantes du marché, aux demandes des clients et aux avancées technologiques. Cependant elles impliquent le besoin d’une gestion efficace du changement pour garantir des transitions en douceur et minimiser les perturbations occasionnées.

Dans cet article de blog, nous étudierons comment mettre en œuvre de manière efficace une conduite du changement dans un environnement agile afin d’obtenir des résultats positifs.

Qu’est-ce que la gestion du changement (Change Management) ?

La gestion du changement informatique est une approche systématique conçue pour gérer et mettre en œuvre de nouveaux changements dans l’infrastructure informatique de manière sûre et efficace, en minimisant les interruptions de services et en réduisant les risques. Cela comporte une série d’étapes, notamment la planification, l’évaluation, l’approbation, la mise en œuvre et l’évaluation des changements, afin de s’assurer qu’ils sont nécessaires, bénéfiques et que tout impact potentiel sur les services est compris et atténué.

Or, la gestion du changement informatique se heurte à une réalité : les entreprises ne peuvent pas subir de temps d'arrêt technologique affectant la productivité ou les revenus. On doit donc atténuer ces risques de panne. Mais en même temps, les dites entreprises doivent également réagir énergiquement à l’accélération des changements dans leur environnement. C’est là un véritable dilemme :

• Risque zéro : Dans un monde parfait, le risque peut être entièrement éliminé lorsqu’on dispose d'un système stable qui fonctionne, puis que l’on s’assure de ne rien toucher ou modifier. En d’autres termes, si l’atténuation maximale des risques était le seul objectif, la gestion du changement bloquerait tout simplement tout changement.

• Changement illimité : Dans le monde réel, les entreprises qui ne s'adaptent pas risquent de disparaître. La cadence du changement s'intensifie ; lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, nos modes de fonctionnement ont été radicalement bouleversés en quelques semaines seulement. Par conséquent, si notre seul objectif est de maximiser l'agilité pour générer des revenus, la meilleure approche de gestion du changement serait de supprimer tout processus formel de gestion du changement - favoriser ainsi une adaptation rapide et continue, à tout moment.

En raison de ce dilemme, l’objectif de la gestion du changement ne peut pas simplement être “d’atténuer le risque”. Et l’entreprise ne peut pas simplement changer n’importe quoi n’importe quand et en accepter tous les risques.

Au lieu de cela, l'objectif de la gestion du changement doit être d'accepter le plus grand nombre de changements et de risques possible tout en minimisant avec précision les cas de panne ou de temps d'arrêt des systèmes clé.

La gestion du changement DOIT impérativement être une gestion du changement agile, qui consiste à ne gérer que les risques qui doivent être gérés.

Comprendre la gestion agile du changement

La gestion du changement dans des environnements agiles implique que l’on intègre de manière transparente les changements dans le processus de développement, tout en maintenant la productivité, la qualité et la satisfaction des parties prenantes.

Contrairement aux approches traditionnelles de gestion du changement, qui suivent souvent un processus linéaire et séquentiel, la gestion agile du changement englobe la flexibilité, la collaboration et l'amélioration itérative.

Principes clés de la gestion agile du changement

1. Adoptez la flexibilité : La gestion agile du changement reconnaît que le changement est inévitable et l’accueille comme une opportunité d’amélioration. Les équipes doivent être habilitées à s'adapter rapidement aux nouvelles exigences, aux retours d’information et aux perspectives d’avenir.

2. Automatisation : Une gestion efficace du changement nécessite de savoir à quoi ne pas toucher. Si l’on essaie de prendre en compte tous les changements, le système risque de s’essouffler : on devra donc se concentrer uniquement su les changements qui comptent et automatiser ceux qui ne sont pas très importants.

3. Approche itérative : Décomposez les changements en petits incréments gérables et intégrez-les dans des cycles de développement réguliers (sprints). Cette approche itérative permet un feedback, un apprentissage et une éventuelle correction de trajectoire rapides.

4. Engagement des parties prenantes : Impliquez les parties prenantes, notamment les clients, les utilisateurs finaux et les équipes multidisciplinaires, tout au long du processus de changement. Leurs observations et leur adhésion sont cruciales pour assurer l’harmonisation et obtenir des résultats positifs. 

5. Communication continue : Maintenez des canaux de communication ouverts et transparents pour tenir les parties prenantes informées des changements, des progrès et de tout impact potentiel sur les délais ou les réalisations attendues. Des « réunions debout » régulières, des rétrospectives et des démos facilitent la collaboration et l'échange de commentaires.

6. Gestion des risques : Identifiez les risques potentiels associés aux changements qui affectent les systèmes essentiels et atténuez-les de manière proactive. Les méthodologies agiles encouragent la prise de décision consciente des risques et la mise en œuvre de stratégies d'atténuation de ces risques dans le cadre du processus de développement.

Étapes pour mettre en œuvre une gestion efficace du changement dans des environnements agiles

1. Établir un cadre de gestion du changement :

• Définissez des rôles, des responsabilités et des processus clairs pour gérer les changements dans le cadre du développement agile.

• Classez les modifications par catégories : automatisez celles qui n'ont pas d'importance, même si elles échouent. Donnez la priorité à celles qui ont un impact sur les systèmes essentiels, et en particulier celles qui sont directement liées aux revenus.

2. Favoriser une culture de collaboration :

• Encouragez la collaboration multidisciplinaire et le partage des connaissances entre les membres de l’équipe, les parties prenantes et les experts en la matière.

• Créez un environnement sûr où les individus se sentent habilités à exprimer leurs préoccupations, à proposer des idées et à expérimenter des solutions innovantes.

3. Donner la priorité à l’amélioration continue

• Intégrez des boucles de feedback dans le processus de développement pour recueillir les informations, identifiez les domaines à améliorer et affiner les pratiques de gestion du changement. CONSEIL : Mesurer les taux d’échec et de réussite de l’équipe est une boucle de feedback significative. Une équipe qui a des taux d'échec plus faibles devra disposer d'un système de gestion des changements plus flexible, permettant aux modifications d’être approuvées automatiquement. Une équipe qui présente plus de défaillances ayant un impact sur les systèmes essentiels devra être plus surveillée.

• Examinez et adaptez régulièrement les processus de gestion du changement pour répondre à l'évolution des besoins, des défis et des opportunités. Si vous suivez le conseil ci-dessus, ce système s'adaptera automatiquement au niveau de réussite d'une équipe et donnera une plus grande autonomie à une équipe qui fait un excellent travail.

4.Tirer parti des outils et techniques agiles :

• Utilisez des outils de gestion de projet agiles comme les tableaux Kanban, les outils de planification de sprint et les plateformes de collaboration pour rationaliser les activités de gestion du changement et améliorer la visibilité.

• Adoptez des pratiques agiles telles que les histoires utilisateurs, les critères d'acceptation et le développement piloté par les tests pour garantir que les changements répondent aux attentes et aux normes de qualité des parties prenantes.

5. Surveiller et mesurer l’impact

• Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la mise en œuvre du changement, tels que le temps de cycle, le délai d'exécution, la satisfaction client et la valeur commerciale fournie.

• Analysez les données et les informations pour évaluer l'efficacité des efforts de gestion du changement et identifier les domaines à optimiser.

En conclusion, rappelez-vous ce que nous disions en introduction : La gestion du changement et l'agilité semblent en contradiction mais doivent être gérées ensemble Ces deux éléments sont des atouts précieux et il est crucial de les combiner harmonieusement afin de prospérer dans un environnement en perpétuelle mutation.

Évaluez dès aujourd’hui votre approche actuelle de gestion du changement. Identifiez une seule petite amélioration vers plus d’agilité. Cela pourrait être aussi simple que de mettre en place un mécanisme rapide de feedback ou un outil pour favoriser une meilleure collaboration en équipe. Commencer par ce seul changement peut ouvrir la voie à une transformation agile plus large.

Adoptez ce parcours agile comme un processus continu, où chaque petite étape compte.