Introduzione alla gestione dei budget IT

I grandi risultati richiedono una grande visione, ma per realizzare questa grande visione è necessario... denaro. 

E, poiché la maggior parte delle aziende non sono startup che iniziano da zero, il modo in cui la tua azienda gestisce e alloca il denaro dipende da molti fattori, come le dimensioni della tua organizzazione. In altre parole, un'azienda che fattura 4 miliardi di dollari all'anno e cresce dell'8% nello stesso periodo sarà molto più sofisticata nel modo in cui alloca il denaro rispetto a un'azienda da 50 milioni di dollari che cresce del 23% all'anno. 

Detto questo, nel mondo degli affari, il denaro in genere va alle aree che supportano iniziative cruciali per la missione (ad esempio, dove l'azienda ha passivi che devono essere sanati) o dove l'azienda sta facendo soldi e vuole continuare a spingere le risorse. Questa allocazione di risorse è uno dei maggiori fattori abilitanti o inibitori di risultati aziendali di successo.  

I team IT devono essere ben forniti di risorse per aiutare la tua azienda a tenere il passo con i progressi tecnologici e le crescenti minacce informatiche. Questo articolo analizza le complessità della gestione dei budget  IT, in modo che, in qualità di Chief Information Officer (CIO) o IT Manager, tu possa comprendere meglio ciò che è importante e ciò che non lo è, per aiutarti a navigare con successo nelle complessità.  

Perché i budget IT sono importanti? 

I budget si allineano direttamente con gli obiettivi aziendali, in quanto sono la risposta alla domanda: in che modo queste iniziative aiuteranno l'azienda ad avere una strategia vincente (leggi: aumentare le entrate)? 

I budget IT sono roadmap, nello specifico sono roadmap finanziarie. 

Ti dicono dove puoi o non puoi andare, cioè, cosa puoi o non puoi permetterti. Ti dicono dove sono i confini e ti aiutano a capire che per andare da qualche parte, devi escogitare un piano per farlo. Ma, quando si parla di budget,  non si parla solo di costi, ma anche di opportunità, valore e investimenti. 

E spesso, quando si fa il budget IT, esso può essere considerato come un centro di costo.  Questo è un errore di percezione che i CIO devono fare in modo di cambiare. In realtà, la tecnologia è interconnessa con il modo in cui generiamo entrate, ci differenziamo dalla concorrenza, manteniamo i dipendenti produttivi e felici e facciamo tornare i clienti. 

3 vantaggi dei budget IT 

• Pianificazione strategica:  un piano strategico è una visione ben definita per il futuro di un'azienda: i suoi obiettivi e traguardi. Creando e utilizzando un budget IT, la tua organizzazione delinea le tue priorità tecnologiche per il futuro a breve e lungo termine per supportare gli obiettivi aziendali identificati.  

• Allocazione delle risorse: per crescere, le aziende devono selezionare in modo strategico le risorse da destinare e quelle che non vengono utilizzate (software, hardware, talenti). Seguire un budget IT rende più facile per i dirigenti decidere in cosa investire e in cosa no. Spesso si tratta di chiedersi: "Cosa porterà il massimo valore per aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi?" A volte la priorità su cui destinare le spese mostra un ritorno immediato (es: nuovi desktop per tutti gli ingegneri), mentre altre volte l'investimento richiede più tempo (es: decidere di assumere un COO). Se è l'investimento giusto, la tempistica di realizzazione non dipende dal fatto che sia completato o meno: le due parti alla fine si equilibreranno. Quindi, se rientra nel tuo budget, spendi per ciò di cui hai bisogno per dare al tuo team le maggiori possibilità di successo a lungo termine. 

• Gestione del rischio: un budget IT ti aiuterà a prevedere e gestire eventuali rischi potenziali che potrebbero sorgere. Attraverso una corretta allocazione e pianificazione delle risorse non solo nel reparto IT, ma anche in ogni altro reparto, ti assicurerai che la tua azienda abbia i fondi per affrontare qualsiasi sfida imprevista. 

Creazione di budget IT 101 

Non è possibile mettere insieme un budget solido e al riparo dagli imprevisti in una notte. Come la maggior parte delle cose, anche la stesura dei migliori budget (leggi: quelli che sono utili) richiede tempo e attenzione. Perché? Perché tutti i dirigenti necessari devono essere coinvolti; l'intera azienda deve essere valutata; i singoli reparti devono essere analizzati e gli obiettivi devono essere fissati.  

Non limitarti a inserire numeri in fogli di calcolo per laptop da ordinare o abbonamenti da acquistare. Valuta dove si trova la tua azienda in questo momento e dove stai andando: la longevità è importante. I passaggi seguenti ti aiuteranno a prepararti meglio per creare un budget IT allineato con il piano strategico della tua azienda. 

1. Fissa un incontro: riunisci chiunque sia rilevante per stabilire il budget o capire di cosa ha bisogno il reparto (alcuni suggerimenti: ingegneri, il responsabile finanziario, il CIO, i direttori IT). Un consiglio: imposta sul calendario un orario dedicato e privo di distrazioni. Potrebbe essere utile impostare più convocazioni e delineare gli obiettivi in anticipo per ognuna: in genere la prima riunione è una panoramica di alto livello senza scendere troppo nei dettagli. 
2. Panoramica generale : comprendi gli obiettivi della tua organizzazione per il futuro immediato e più lontano. In che modo la tecnologia può essere utilizzata per portare avanti questi obiettivi? 
3. Guarda al passato : valutare i budget IT passati per imparare a evitare le insidie precedenti e continuare a costruire su ciò che ha avuto successo. Cosa ha funzionato? Cosa non ha funzionato?  
4. Stabilisci KPI - Quali valori e statistiche vuoi monitorare per misurare il tuo successo?  
5. Prova a fare previsioni:  analizza quali tendenze tecnologiche o aggiornamenti tecnologici sono all'orizzonte che si allineano con la tua strategia aziendale. Vale la pena investire ora in queste tecnologie o dovresti aspettare? In che modo la tua azienda trarrà vantaggio dall'investimento in queste risorse (ad es. IA generativa o ITSM basato su cloud)? 

Ti è stata data una determinata somma di denaro per coprire i costi generali di talenti tecnologici, software, hardware e alcune spese accessorie: cosa c'è dopo? Dopo aver esaminato gli appunti della sessione di pianificazione, aver parlato con i responsabili IT per capire di cosa hanno bisogno i loro subordinati diretti e aver incontrato il tuo CEO sugli obiettivi dell'azienda, puoi iniziare a creare le tue aree di budget.  

• Suddividi le tue esigenze in varie categorie (ad esempio, software, hardware, talenti, ecc.) 
• Riempi ogni categoria con le richieste e le esigenze attuali 
• Aggiungi nuovi articoli, se applicabile, alle categorie corrette 

Sii realistico sul costo degli articoli (ad esempio, potresti non ottenere l'accordo aziendale che speravi ti avrebbe fatto risparmiare 50k dollari all'anno su un software) o sulla tempistica prevista per l'implementazione degli aggiornamenti. Come nota finale, lasciati un po' di spazio di manovra per eventuali eventi o incidenti imprevisti. Anche se non vuoi dover acquistare nuovi computer MacBook per tutto il tuo team, le sorprese possono accadere (e accadranno)! 

Il segreto per la gestione del budget IT  

È difficile non farsi distrarre dalle nuove tecnologie: ogni giorno c'è qualcosa di diverso sulla prima pagina dei siti di notizie. Qualcosa di più efficiente ed efficace. Qualcosa che elabora i dati un millisecondo più velocemente. Qualcosa che "cambia la vita".  

Qualcosa di diverso da quello che c’è nella tua azienda, che è obsoleto, ma funziona ancora, e bene.  

Sai già che il tuo budget IT non è infinito. Non puoi spendere solo per le cose che sai ti farebbero apparire figo. Il tuo compito è quello di investire il denaro allocato in talenti e risorse, in linea con gli obiettivi della tua organizzazione. Per fare ciò, è necessario stabilire delle priorità. Ecco come: 

1. Allinea le tue priorità IT con gli obiettivi della tua organizzazione : ad esempio, se stai passando al lavoro remoto dal lavoro in presenza, investi nel supporto IT remoto (supporto indipendente dalla posizione). 
2. Importante vs Urgente – Assegna la priorità agli elementi per differenziarli tra compiti che sono necessari (contribuire al successo aziendale a lungo termine) e quelli urgenti (necessitano di attenzione al più presto). 
3. Elimina le obsolescenze – È risaputo che i sistemi legacy e i software obsoleti prosciugano le risorse e impediscono il progresso. Valuta la tua tecnologia e distribuisci il tuo budget in modo da intaccare questi sistemi, prima che costino ancora di più alla tua azienda. Vale la pena spendere tempo e denaro per cambiare i programmi e i processi, anche se richiederà molto tempo e un po' di apprendimento per tutte le parti coinvolte.  
4. Check-in - Organizza follow-up regolari per valutare le prestazioni del budget, consentendoti di apportare modifiche ove necessario.  
5. Sii aperto alla svolta - Se un'iniziativa non sta fornendo il ROI previsto, cambia il tuo piano e adattalo secondo necessità.  
6. Conservazione dei talenti tecnologici : è costoso assumere nuovi dipendenti. Per evitare di doverlo fare, rendi felici i tuoi dipendenti offrendo loro formazione e l'opportunità di crescere. Esempi popolari: investi una parte del tuo budget in iniziative di coinvolgimento dei dipendenti, programmi di riconoscimento e formazione per lo sviluppo delle competenze. 
7. Servizi  cloud: indipendentemente dalla fase di maturità in cui si trova la tua azienda, trarrà vantaggio dai servizi cloud. Perché? Perché la maggior parte dei servizi cloud funziona su modelli con pagamento in base al consumo, che consentono di scalare verso l'alto e verso il basso con maggiore flessibilità in base all'utilizzo effettivo, non preassegnato.   

SUGGERIMENTO: i CIO e i responsabili IT (soprattutto nelle organizzazioni più grandi) dovrebbero sfruttare i benchmark per trovare un punto di riferimento rispetto al quale effettuare la valutazione, ma NON dovrebbero puntare a tali benchmark come obiettivo. I benchmark sono medie, e le medie non sono un buon obiettivo aziendale. Invece, imposta un obiettivo al di sopra o al di sotto del benchmark del settore, che viene triangolato in base a vincoli e obiettivi specifici per i punti di forza e le priorità dell'azienda, allineando questo investimento con la visione aziendale.

I budget IT sono documenti vivi e vegeti, non macigni rigidi che non hanno flessibilità e non possono essere spostati. In qualità di supervisore del budget, è tuo compito monitorare e adattare il documento alle tue circostanze reali, non solo a ciò che hai previsto. Utilizza tutte le informazioni a tua disposizione per far corrispondere le esigenze del tuo reparto IT con gli obiettivi della tua organizzazione per garantire il successo a lungo termine.