1. Introduzione all’automazione dei workflow IT
Cos’è l’automazione dei workflow IT?
Sempre più efficienza, sempre più ottimizzazione, sempre più affidabilità: l’automazione dei workflow IT è al centro della scena per questi semplici e cruciali motivi…che riflettono, a loro volta, le richieste del mercato e di ogni singola azienda.
In un contesto che potremmo definire di “trasformazione digitale permanente”, sfruttare l’automazione significa ridurre i costi, aumentare la produttività e consentire ai dipartimenti IT di concentrarsi su versanti più strategici.
Non è solo una questione di velocità e risparmio, ma rappresenta una leva fondamentale per migliorare le prestazioni IT e garantire che i processi aziendali siano sempre allineati con le crescenti aspettative del mercato.
Ma di che cosa parliamo, più nel concreto?
In sintesi: l’automazione dei workflow IT consiste nell’automatizzare attività e processi manuali ripetitivi, utilizzando strumenti tecnologici sempre più avanzati e “intelligenti.
Attività che un tempo richiedevano l’intervento diretto dei team dedicati – si pensi alla gestione dei ticket o all’allocazione delle risorse – oggi vengono semplificate, gestite in maniera automatica, con margini di errore che si fanno ogni giorno più microscopici.
Il ruolo dell’AI nella razionalizzazione dei workflow IT
Automazione e intelligenza artificiale, naturalmente, sono strettamente correlate. Possiamo dire che l’AI aggiunge un ulteriore livello di sofisticazione all’automazione dei workflow IT, permettendo ai sistemi di “imparare dall’esperienza”, che è costituita dagli input e dai dati raccolti, e di prendere decisioni in modo autonomo.
Grazie all’AI, le aziende possono non solo automatizzare i processi, ma anche prevedere e risolvere i problemi in anticipo, migliorando così ulteriormente l’efficienza e riducendo i tempi di inattività.
Insomma, c’è una prateria di fronte a noi tutta da esplorare, con la giusta attenzione, ma anche cercando di muoversi prima degli altri, per ottenere vantaggio competitivo.
2. Aree chiave per l’automazione IT
Automazione delle operazioni del service desk
L’automazione può essere applicata a diverse aree del comparto IT, ognuna delle quali può beneficiare in modo significativo della riduzione dei carichi di lavoro manuali e dell’ottimizzazione dei processi.
Una delle aree più importanti è certamente quella del service desk, che spesso è il primo punto di contatto per gli utenti che hanno bisogno di supporto IT.
Automatizzare operazioni come la creazione dei ticket, l’assegnazione delle priorità e la gestione delle richieste ripetitive, porta dei vantaggi molto concreti; ed è qualcosa che si realizza con grande facilità, appoggiandosi a soluzioni specializzate come quelle di EasyVista Service Manager.
Incident e problem management potenziato dall’AI
Eccoci a un altro versante chiave. L’automazione e i sistemi di Intelligenza Artificiale possono trasformare la gestione degli incidenti e dei problemi, identificando le cause con precisione e suggerendo tempestivamente le soluzioni.
Ma l’approccio non è più solo reattivo. Con l’uso di algoritmi di Machine Learning, infatti, è possibile prevedere l’insorgenza di incidenti, riducendo i tempi di risposta, mitigando gli impatti negativi sull’operatività aziendale e abbracciando una più efficace ottica proattiva.
Automazione dei workflow nella gestione degli asset IT
Gli asset IT di un’azienda – grande, piccola o media – si moltiplicano, hanno bisogno di essere continuamente aggiornati, vanno resi sicuri e vanno fatti funzionare come in un’orchestra ben affiatata.
Per farlo, di nuovo, ci viene in aiuto l’automazione.
Automatizzare i processi di gestione degli asset, come l’inventario, l’aggiornamento dei software, la dismissione dei dispositivi obsoleti (…e molto altro ancora), è fondamentale.
È una questione di efficienza, di sicurezza, ma anche di compliance.
3. Come l’AI migliora i workflow IT
AI per la manutenzione predittiva e il monitoraggio
Le infrastrutture IT delle company si fanno sempre più ampie ed “elastiche”. Dunque, vanno monitorate costantemente e in tempo reale, identificando eventuali anomalie prima che si trasformino in problemi gravi. Questo approccio predittivo alla manutenzione è una delle svolte già oggi molto concrete portate dai sistemi di Intelligenza Artificiale.
I benefici?
Si riducono al minimo i tempi di inattività, si ottimizza l’utilizzo delle risorse e si possono evitare i costi correlati a interventi straordinari di riparazione.
Routing intelligente dei ticket e prioritizzazione
Il routing intelligente è un elemento chiave della gestione dei ticket. È il processo che permette di instradare (quindi di indirizzare) in modo automatico le richieste o i ticket all’interno del service desk verso il team o il tecnico più appropriato, in base a criteri predefiniti come la tipologia di richiesta, la priorità, la disponibilità del personale, o il livello di competenza richiesto.
Anche in questo caso i benefici sono molteplici e riguardano l’ottimizzazione dei tempi di risposta e dei carichi di lavoro, la riduzione degli errori manuali e, di nuovo, un generale miglioramento dell’efficienza.
Soluzioni di self-service basate sull’AI
Un’altra strategia cruciale per ottimizzare la gestione delle richieste ed evitare sovraccarichi, è quella di implementare soluzioni di self-service.
L’integrazione di chatbot e assistenti virtuali alimentati dall’AI nei portali self-service consente agli utenti di risolvere problemi comuni senza l’intervento del personale IT.
Questo non solo riduce il carico di lavoro del service desk, ma migliora anche l’esperienza dell’utente finale, che ottiene risposte rapide e precise alle proprie richieste.
La dinamica, insomma, è perfettamente win-win.
4. Implementare AI e automazione nei workflow IT
Gli step per automatizzare i workflow IT
L’automazione dei workflow IT porta con sé un’importante catena di benefici. Serve, però, una strategia coerente ed efficiente di implementazione.
Non c’è una ricetta uguale per tutti; moltissimo dipende dalla fisionomia della singola azienda e del contesto in cui si inserisce. Ma ci sono alcuni passaggi chiave da tenere presente in ogni caso:
- fissare con precisione gli obiettivi che ci si pone durante questo passaggio;
- identificare le aree con il maggior potenziale di automazione;
- scegliere gli strumenti giusti (punto su cui torniamo nel prossimo paragrafo);
- integrare le nuove soluzioni con i sistemi esistenti;
- monitorare continuamente i risultati per apportare miglioramenti;
- prestare la massima attenzione anche alla formazione del personale.
Strumenti per l’automazione dei workflow e l’integrazione dell’AI
Gli strumenti che facilitano l’automazione dei workflow IT e l’integrazione dell’AI sono diversi e in continua moltiplicazione; tra questi un ruolo centrale è svolto dalle piattaforme di IT Service Management (ITSM), dai software di gestione dei processi aziendali (BPM) e dalle soluzioni più specifiche di AI concentrate sul monitoraggio e l’analisi.
L’automazione è al centro di tutti le soluzioni e i prodotti di EasyVista, pensati per le company di qualsiasi dimensione, con una grande attenzione rivolta alla semplicità di implementazione e d’uso.
Superare le sfide dell’implementazione di AI e automazione
Non c’è nessun dubbio: implementare sistemi di automazione e intelligenza artificiale offre grandi vantaggi ed enormi opportunità, ancora in larga parte da esplorare.
Ma ogni innovazione porta con sé delle sfide da guardare in faccia e affrontare.
In questo caso le sfide riguardano la gestione del cambiamento, la sicurezza dei dati e l’integrazione con i sistemi esistenti.
È essenziale, dunque, pianificare una strategia di adozione dei sistemi più avanzati che includa un’attenta formazione dei dipendenti, l’adeguamento delle policy aziendali e l’implementazione di misure di sicurezza avanzate e in costante aggiornamento.
5. I benefici dell’AI e dell’automazione nei workflow IT
Giunti quasi alla conclusione, riassumiamo per punti i principali benefici dell’AI e dell’automazione nei workflow IT che abbiamo già toccato nei passaggi precedenti di questo articolo.
Maggiore efficienza e produttività
Automatizzare i processi IT riduce i tempi di esecuzione, minimizza gli errori e consente ai team di dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.
Tradotto: migliora decisamente l’efficienza e la produttività.
Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti e dei clienti
Migliore efficienza significa anche maggiore soddisfazione dei dipendenti, che non si trovano travolti da improvvisi sovraccarichi di lavoro…un lavoro, per di più, spesso noioso e ripetitivo.
Tutto questo impatto positivo, infine, non può che riflettersi sui clienti finali. E sappiamo bene quanto tutto ciò sia decisivo, nel business dei nostri giorni.
Riduzione dei costi operativi
Non solo maggiore efficienza. L’ottimizzazione dei workflow IT comporta un significativo abbattimento dei costi, grazie alla riduzione dei tempi di inattività, all’ottimizzazione delle risorse e alla diminuzione delle attività manuali.
6. Conclusione
Il futuro dell’automazione dei workflow IT
Il futuro dell’automazione dei workflow IT è strettamente legato allo sviluppo di nuove tecnologie basate sull’AI e all’integrazione con strumenti di gestione IT sempre più avanzati.
Di fronte abbiamo delle vere e proprie praterie e – come sempre accade – le opportunità più allettanti saranno colte da chi saprà muoversi in anticipo.
AI e automazione come risorse strategiche nella gestione IT
Chiudiamo con una consapevolezza: bisogna pensare ai sistemi di AI e all’automazione non solo come strumenti tecnologici, ma come vere e proprie risorse strategiche per la gestione IT, in grado di trasformare l’efficienza operativa e la “mentalità” stessa di un’azienda.
L’effetto finale?
La creazione di un vantaggio competitivo duraturo.
FAQ
Quali sono i vantaggi principali dell’automazione dei workflow IT?
Miglioramento dell’efficienza operativa, aumento della produttività ma anche della sicurezza, riduzione dei costi, minimizzazione degli errori, oltre al miglioramento della soddisfazione di dipendenti e clienti.
Quali strumenti sono consigliati per l’automazione dei workflow IT?
Piattaforme di IT Service Management (ITSM), come EasyVista, CHE offrono soluzioni complete per l’automazione dei processi e il monitoraggio continuo delle operazioni IT. Altri strumenti utili includono software di Business Process Management (BPM) e tecnologie di AI per il rilevamento delle anomalie.
L’automazione dei workflow IT può essere implementata in qualsiasi azienda?
Sì, l’automazione può essere implementata in aziende di qualsiasi settore e dimensione. Tuttavia, è importante valutare le specifiche esigenze di ogni company e scegliere le soluzioni che meglio si adattano ai propri processi e obiettivi.
