Indice
- Sfruttare la conoscenza organizzativa nella gestione dei servizi IT
- Che cosa si intende per conoscenza organizzativa e come sfruttarla
- Importanza della gestione della conoscenza nell'ITSM
- 4 strategie per una gestione efficace della conoscenza nell’ITSM
- Come EasyVista può aiutarti con le soluzioni di gestione della conoscenza
- Conclusione
- FAQS
La gestione del ciclo di vita degli asset IT è il processo di supervisione dell'intero ciclo di vita delle risorse IT, dalla pianificazione e approvvigionamento iniziali all'eventuale smantellamento e smaltimento.
È un approccio globale che garantisce che le risorse IT siano utilizzate in modo efficiente, siano adeguatamente mantenute e aggiornate o sostituite strategicamente per supportare gli obiettivi organizzativi.
Grazie a una gestione efficace del ciclo di vita delle risorse IT, le organizzazioni possono massimizzare il valore dei loro investimenti IT, ridurre i costi operativi e garantire la conformità ai requisiti normativi.
Una corretta gestione delle risorse IT aiuta infatti a ottimizzarne le prestazioni, prolungarne la durata e ridurre al minimo i rischi associati a guasti e violazioni dei dati.
Componenti principali dell’Asset lifecycle management
L’Asset Lifecycle Management prevede una serie di attività strategiche volte a gestire le risorse IT durante tutto il loro ciclo di vita. I suoi componenti principali includono strumenti in grado di gestire diverse funzionalità:
- Inventario delle risorse, un database delle risorse dell'organizzazione che costituisce una fonte attendibile per tutte le informazioni IT e permette di apportare modifiche nel servizio e nelle analisi degli impatti e nella gestione degli acquisti e delle scorte.
- Pianificazione del ciclo di vita degli asset, dall'acquisizione fino allo smaltimento.
- Monitoraggio delle prestazioni: valutazione continua delle prestazioni e dello stato delle risorse per garantire che soddisfino gli standard organizzativi.
- Monitoraggio degli asset finanziari: calcolo automatico dell'ammortamento degli asset e gestione dei contratti in manutenzione, leasing, finance, telecomunicazioni ed altre aree di business.
- Gestione della manutenzione: implementazione di strategie di manutenzione preventiva e correttiva per prolungare la vita delle risorse e ridurre i tempi di fermo.
- Gestione della conformità e della sicurezza: garantire che le risorse siano conformi ai requisiti normativi e agli standard di sicurezza per proteggere i dati dell'organizzazione.
Nei moderni ambienti IT, le diverse componenti dell’Asset lifecycle management svolgono ciascuna un ruolo fondamentale nel garantire che l'infrastruttura IT supporti le operazioni aziendali in modo efficiente. Consentono alle organizzazioni di stare al passo con i progressi tecnologici, rispettare gli standard normativi e raggiungere una crescita sostenibile.
Fasi del ciclo di vita delle risorse IT
Il ciclo di vita degli asset IT comprende varie fasi, ciascuna con attività specifiche che devono essere governate al meglio perché il valore e le prestazioni delle risorse possano essere massimizzate.
- Nella fase di pianificazione e acquisto, le organizzazioni identificano i requisiti delle risorse, gestiscono budget e costi, selezionano i fornitori e concludono i contratti in modo che il processo di approvvigionamento sia in linea con gli obiettivi strategici.
- Durante la successiva fase di distribuzione e installazione, le risorse vengono configurate e integrate con i sistemi esistenti. Gli utenti sono quindi formati per consentire loro di utilizzarle in modo ottimale.
- La fase di operazione e manutenzione prevede il monitoraggio regolare, la valutazione delle prestazioni e l’esecuzione di attività di manutenzione preventiva e correttiva. In questa fase l’obiettivo delle aziende è di ottimizzare l’impiego degli asset IT per mantenerli al massimo dell'efficienza durante tutto il loro ciclo di vita.
- Nella fase di aggiornamento e modernizzazione, le organizzazioni identificano la necessità di aggiornamenti, pianificano e implementano meticolosamente tali aggiornamenti e gestiscono i tempi di inattività. L'infrastruttura IT deve essere mantenuta aggiornata e funzionale.
- Infine, la fase di disattivazione e smaltimento prevede la cancellazione sicura dei dati per prevenire eventuali violazioni della sicurezza e pratiche di smaltimento responsabili dal punto di vista ambientale per garantire conformità e sostenibilità.
Il ciclo di vita degli asset IT si sviluppa attraverso fasi ben definite che, se razionalmente governate, possono assicurare un utilizzo efficace delle risorse, garantirne un’ottimizzazione continua e gestire il processo di fine vita in modo responsabile, salvaguardando sempre l'efficienza operativa e la conformità.
Migliori pratiche per la gestione del ciclo di vita delle risorse IT
Una gestione efficace del ciclo di vita delle risorse IT è fondamentale per le organizzazioni per massimizzare il valore dei propri investimenti IT, mantenere l'efficienza operativa e garantire la conformità agli standard normativi.
Nel complesso, l’adozione delle best pratice permette alle organizzazioni di gestire le proprie risorse IT in modo più efficiente e sicuro, durante l'intero ciclo di vita.
Sviluppare una Politica Completa di Gestione degli Asset
È essenziale sviluppare una politica completa di Asset lifecycle management a partire dalla definizione chiara dei ruoli, per garantire che individui o team specifici siano competenti e pienamente responsabili in ogni fase della gestione.
Anche stabilire procedure operative standard è fondamentale per guidare il processo di gestione delle risorse, garantendo coerenza ed efficienza durante tutto il loro ciclo di vita.
Il rispetto dei requisiti normativi è un altro aspetto critico, poiché è necessario garantire che tutte le pratiche di gestione patrimoniale aderiscano alle leggi e agli standard pertinenti per evitare problemi legali e sanzioni.
Utilizzare Strumenti di Gestione degli Asset
L'utilizzo di strumenti di gestione delle risorse può migliorare significativamente l'efficienza dei processi. In questo senso, è importante identificare le caratteristiche chiave del software, per garantire che lo strumento soddisfi le esigenze specifiche dell'organizzazione.
Il confronto tra i più diffusi strumenti di gestione delle risorse consente alle organizzazioni di valutare diverse opzioni e selezionare quella più adatta. Inoltre, garantire che lo strumento di gestione delle risorse scelto si integri perfettamente con i sistemi IT esistenti è indispensabile per garantire continuità operativa.
Implementare un Monitoraggio e Tracciamento Efficaci
L'implementazione di un sistema di controllo e tracciamento efficace implica l'utilizzo di tag e codici a barre e di soluzioni di monitoraggio in tempo reale, utili a mantenere la visibilità sullo stato e sulla posizione delle risorse. In particolare, tecnologie di etichettatura avanzate, come tag RFID, facilitano l’identificazione e il tracciamento.
Le soluzioni di monitoraggio in tempo reale permettono ai responsabili IT di identificare rapidamente eventuali discrepanze o problemi, consentendo l’esecuzione tempestiva di azioni correttive.
Attraverso l'automazione, le attività di monitoraggio di routine vengono semplificate, liberando tempo prezioso per il personale IT, che può quindi concentrarsi su attività strategiche di maggior valore .
Ottimizzare dell'utilizzo degli Asset
Il processo di ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse richiede la costante revisione e analisi dei parametri di prestazione.
Monitorando regolarmente metriche e KPI, le organizzazioni possono identificare le aree in cui è possibile apportare miglioramenti, riconoscere le risorse sottoutilizzate o inattive e implementare strategie di ridistribuzione o riutilizzo verso i dipartimenti in cui sono più necessarie.
Questa best practice non solo migliora l’efficienza, ma supporta anche la crescita sostenibile: può aiutare a prevedere le esigenze future in modo più accurato, riducendo le spese e massimizzando il ritorno sugli investimenti IT.
Garantire la Sicurezza dei Dati e la Conformità
Durante il suo ciclo di vita, che si tratti di aggiornamenti software di routine o di riparazioni complesse, un dispositivo necessita di manutenzione, attività necessaria per estendere la sua durata operativa.
D’altra parte, la criminalità informatica – dal furto all’appropriazione indebita fino all’hacking di dati – è in aumento: secondo McKinsey è sulla buona strada per causare danni per 10,5 trilioni di dollari all’anno entro il 2025.
Per garantire la sicurezza e la conformità dei dati è cruciale che tutti i dati associati alle risorse IT siano trattati nella massima sicurezza, per proteggere le informazioni sensibili, evitare sanzioni e violazioni.
Lo svolgimento di audit e controlli di conformità regolari aiuta a garantire il rispetto costante dei requisiti normativi.
Strumenti per la gestione del ciclo di vita delle risorse IT
Oggi esistono strumenti in grado non solo di migliorare l'utilizzo delle risorse, ma di supportare l’intero processo decisionale, fornendo informazioni preziose sulle prestazioni delle risorse e sulle tendenze del ciclo di vita.
Gli strumenti automatizzati di monitoraggio e tracciamento, in particolare quelli basati sulle tecnologie RFID e IoT, forniscono visibilità in tempo reale sulla posizione e sullo stato delle risorse. Sono ormai divenuti essenziali in numerosissimi settori.
Ad esempio, gli ospedali utilizzano sistemi RFID per tracciare le apparecchiature mediche, garantendone la disponibilità e riducendo perdite o furti. Nel settore manifatturiero, i sistemi di tracciamento delle risorse basati sull’IoT monitorano le prestazioni dei macchinari, abilitando azioni di manutenzione predittiva e riducendo al minimo i tempi di fermo.
Nella logistica, le aziende possono ottenere una riduzione importante di perdite di risorse e un significativo miglioramento dell’efficienza operativa. È il caso di DHL Group, leader mondiale nei servizi di logistica, che sta sviluppando soluzioni di tracciamento indipendenti dal tipo di dispositivo. Grazie a sistemi agnostici che sfruttano la potenza dell’IoT, DHL riesce oggi a monitorare online circa 900.000 asset in tutto il mondo.
Integrazione con strumenti di gestione dei servizi IT
L'integrazione degli strumenti IT Service Management (ITSM) con i sistemi di gestione delle risorse offre una serie di vantaggi, tra cui una maggiore visibilità sul ciclo di vita delle risorse, una risoluzione semplificata di incidenti e problemi e una migliore allocazione delle risorse.
Un esempio di qualche anno fa ci permette di capire il valore dell’integrazione tra strumenti ITSM e i sistemi di gestione delle risorse. L’IT legacy di un'importante azienda operante nel settore aereospaziale aveva prodotto nel corso del tempo una serie di criticità e la situazione andava ulteriormente complicandosi.
L'azienda decise allora di consolidare i suoi sistemi su un’unica piattaforma di gestione dei servizi basata su cloud. In questo modo riuscì a definire, strutturare e automatizzare più di 50 servizi per IT, risorse umane, finanza, sovvenzioni, appalti e altre funzioni di supporto.
In generale, per ottenere un’integrazione senza attriti, le organizzazioni dovrebbero iniziare mappando il flusso di dati tra i sistemi, garantendo allo stesso tempo la compatibilità tramite soluzioni API o middleware, e promuovendo la collaborazione tra i team IT e di gestione delle risorse.
Test regolari e miglioramenti iterativi aiutano poi a perfezionare l'integrazione per garantire efficienza ed efficacia continue.
EasyVista: una piattaforma centralizzata per gestire le risorse IT durante tutto il loro ciclo di vita
Un software completo per la gestione di tutti gli asset e le configurazioni, come quello sviluppato da EasyVista, fornisce una piattaforma centralizzata per monitorare, gestire e ottimizzare le risorse IT durante tutto il loro ciclo di vita.
I programmi tradizionali non danno il quadro completo e non offrono soluzioni semplici e snelle per la gestione degli asset. Grazie al service asset e al CMDB di EasyVista, è invece possibile ottenere un unico sistema di wizard rule-based, in grado di guidare tutte le fasi del ciclo di vita dell'asset, indipendentemente dalla sua tipologia.
I moduli ready-to-use consentono inoltre di iniziare rapidamente a gestire il ciclo di vita ITAM del software, dell’hardware, delle licenze e dei contratti. Grazie agli alert è possibile tenere traccia dei rinnovi contrattuali e delle richieste di pianificazione del budget.
EasyVista CMDB, infine, è la fonte più attendibile per tutte le informazioni IT perché definisce chiaramente la relazione tra gli asset, collegando tra loro quelli intangibili con quelli fisici.
Conclusione
In conclusione, la gestione del ciclo di vita degli asset IT è fondamentale per ottimizzare l'efficienza operativa, ridurre i costi e garantire la conformità normativa.
Implementando pratiche consolidate e strumenti avanzati, le organizzazioni possono migliorare la gestione delle risorse IT in tutte le fasi del loro ciclo di vita. Questo approccio proattivo consente di massimizzare il valore degli investimenti, mantenere elevati standard di sicurezza e sostenere una crescita sostenibile.
Strumenti come EasyVista offrono una piattaforma centralizzata per monitorare e ottimizzare le risorse IT, facilitando una gestione snella e integrata.
La gestione del ciclo di vita degli asset si concentra sulle risorse fisiche dell'azienda, ma impatta inevitabilmente su tutte le aree aziendali, dai processi al modo di lavorare delle persone. Ecco perché scegliere un partner autorevole per governare la trasformazione di pratiche e strumenti dell’IT Asset Lifecycle Management è diventata oggi una assoluta priorità.
FAQS
Quali sono i componenti principali dell’Asset lifecycle management?
L’Asset Lifecycle Management prevede una serie di attività strategiche volte a gestire le risorse IT durante tutto il loro ciclo di vita. I suoi componenti principali sono:
- Inventario delle risorse.
- Pianificazione del ciclo di vita degli asset.
- Monitoraggio delle prestazioni.
- Monitoraggio degli asset finanziari.
- Gestione della manutenzione.
- Gestione della conformità e della sicurezza.
Quali sono le fasi del ciclo di vita delle risorse IT?
Il ciclo di vita degli asset IT comprende varie fasi, ciascuna con attività specifiche che devono essere governate al meglio perché il valore e le prestazioni delle risorse possano essere massimizzate.
- Fase di pianificazione e acquisto.
- Fase di distribuzione e installazione.
- Fase di operazione e manutenzione.
- Fase di aggiornamento e modernizzazione.
- Fase di disattivazione e smaltimento.
