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T. de Clisson | 14 mars 2019

L'intégration des nouveaux salariés facilitée par la mise en place d'un selfcare

En matière de performance professionnelle, l'intégration des nouveaux salariés joue un rôle très important. Plus l'onboarding est réalisé de manière professionnelle, avec des étapes clés et des rencontres préparées d'avance, plus il sera facile de faire son travail rapidement et dans les meilleures conditions. Or, intégrer des nouveaux collaborateurs prend du temps, en particulier en termes de planification. Si ce temps est nécessaire, il peut toutefois être réduit sans que cela n'impacte l'efficacité de l'intégration. Le secret ? Une bonne dose de self-learning ou de formation “Juste à Temps” et des parcours sur mesure pour distiller l'information au bon moment et à la bonne personne grâce au selfcare. On peut aussi parler de formation opérante.

L'intégration des nouveaux salariés : un enjeu pour la marque employeur

Lors d'un nouvel emploi, que l'on soit jeune diplômé ou cadre expérimenté, les premières heures sont cruciales. Ce sont elles dont on va se souvenir et ce sont les expériences vécues à ce moment-là qui vont impacter durablement l'image que l'on a de l'entreprise. La première impression est toujours la bonne, n’est-ce pas ? Raison de plus pour la soigner.

Des intégrations moyennes, il y en a des milliers d'exemples : entre le manager absent, l'accueil qui n'est pas au courant, le bureau encore occupé ou la station de travail entre les mains de la DSI. Chaque interaction dans une nouvelle entreprise doit donc être mieux soignée.

S'en suit la traditionnelle visite où les dizaines de noms, de prénoms et de fonctions effleurent à peine le cerveau du nouvel arrivant, bien trop occupé à se remettre des trois heures de PowerPoint dans une salle de réunion. Intégrer de nouveaux employés est une démarche pédagogique : il faut être actif et impliquer le salarié au maximum selon un rythme précis. Trop d'informations, et il frise l'overdose. Pas assez, et il peut se demander ce qu'il fait là. L'équilibre est subtil et tout le monde n'a, en plus, pas les mêmes capacités d'attention et de concentration. En clair : le processus d'intégration unique pour tous n'est pas le plus efficace.

Personnaliser l'intégration des nouveaux salariés : un levier de performance

Si certaines informations sont standardisées, comme les valeurs de l'entreprise ou son historique, d'autres doivent être personnalisées. On n'intègre pas de la même manière un assistant commercial et un directeur des ventes, un chargé de projets web et un responsable webmarketing. Personnaliser l'intégration nécessite de cartographier les informations clés dont les nouveaux arrivants ont besoin. Une base de connaissances complète qui pourra ensuite s'organiser par section, catégorie et niveau de priorité. Enfin, à partir de celle-ci, il sera facile de créer des parcours d'intégration personnalisés. Les informations du premier jour doivent être très opérationnelles et très pratiques : le fonctionnement du bureau, les horaires, la connexion au réseau, le chemin de la cantine, les personnes-ressources, etc. Ensuite, tout fonctionne par cercle concentrique : on donne plus de détails, on est plus précis et on peut être plus complet sur les données partagées.

Comment le selfcare peut booster l'intégration de vos nouveaux salariés

Le selfcare est une plateforme virtuelle avec un accès public ou privé qui permet d'accompagner l'utilisateur dans son expérience et ce de manière personnalisée. Très utilisé dans le support client, c'est un outil qui sert également les directions marketing et ressources humaines. En matière d'intégration, le selfcare est une base de connaissances complète et personnalisée par profil qui est à la disposition des nouveaux salariés. Ces derniers pourront accéder à des parcours d'intégration sur mesure avec de nombreux contenus à leur disposition (texte, vidéo, image, quiz, etc.). Un selfcare contient également des champs de recherche intelligents et dynamiques qui contextualisent la question. Quand on vient d'arriver dans une nouvelle entreprise, il est parfois intimidant de déranger son responsable ou ses collègues pour une question précise. Avec le selfcare, le salarié a le contrôle. L’information capturée par le selfcare peut aussi être distribuée aux chatbots ou agir directement en tant qu’agent virtuel. Tout le contenu est agrégé et organisé de façon logique pour que chacun puisse trouver les réponses à ses questions, apprendre de nouvelles informations et perfectionner sa connaissance de sa nouvelle entreprise. Accessible via un PC ou mobile, le selfcare accompagne ainsi le nouveau salarié dans son parcours professionnel.

Une intégration réussie en entreprise passe nécessairement par des expériences positives, des rencontres intéressantes et énergisantes, et des informations partagées en toute transparence. Personne n'imagine poser une question sur les congés, les RTT ou les processus d'augmentation salariale le premier jour ! Avec le selfcare, toutes ces données sont accessibles et consultables en tout temps. C'est une bonne pratique pour être transparent sans surcharger le nouveau salarié d'informations dont il n'a pas forcément besoin. Une manière d'apprendre à apprendre qui participe à la fidélisation des talents et à une intégration plus efficace.

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T. de Clisson

Thibault de Clisson est le CEO de Knowesia, éditeur spécialisé dans la gestion intelligente du knowledge et des process, racheté par EasyVista en 2017. La solution Knowesia a été implémentée dans 50% des entreprises du CAC 40, dans le cadre de projets de Selfcare ou Guided Work. Knowesia a reçu le prix Gartner Cool Vendor et récemment le prix FinTech. La solution est très orienté ROI. Elle permet d'optimiser les activités de support utilisateurs et de mettre en œuvre une transformation digitale en mode collaboratif. Au préalable, Thibault était Senior Vice-Président EMEA du groupe Infor et Directeur Général EMEA du groupe Datastream