La gestion des actifs informatiques (ou ITAM pour IT Asset Management) est une nécessité dans toutes les entreprises afin de disposer d'une vue complète sur tous les équipements et les infrastructures en circulation. Ces derniers sont souvent coûteux à acquérir et à entretenir. Ils sont également évolutifs et la gestion de leur obsolescence peut représenter un travail conséquent lorsqu'elle est réalisée à la main. Ordinateurs, tablettes, téléphones, vidéoprojecteurs, écrans connectés, serveurs, logiciels, bases de données… chaque actif numérique s'imbrique dans un ensemble global. Résultat : une panne à un endroit peut provoquer une réaction en chaîne laissant vos collaborateurs avec des systèmes inutilisables et une vague d'appels prête à inonder votre service desk. Pour limiter les risques, faciliter la gestion quotidienne et digitaliser votre organisation, une solution de gestion des actifs numériques peut tout changer pour que vos équipes gagnent en efficacité et en productivité.
Gestion des actifs : retour aux fondamentaux
Si on parlait de gestion de parcs dans le passé, la notion de gestion d'actifs informatiques s'est aujourd'hui imposée dans toutes les entreprises. Le but est de répertorier l'ensemble de vos actifs stratégiques afin de mieux les gérer dans le temps. Gartner la définit comme une méthode permettant de « fournir une vue précise des coûts et des risques du cycle de vie des actifs technologiques pour maximiser la valeur ajoutée des décisions en termes de stratégie, d'architecture, de financement, de contrat et d’approvisionnement de l'entreprise. »
Cette gestion est cruciale, car elle revêt de multiples problématiques. Quelques exemples :
- Quels sont les ordinateurs en fin de vie qui doivent être remplacés ?
- Où en sont les licences pour les logiciels métiers utilisés par un service particulier ?
- Combien coûte l'ensemble des logiciels dans l'organisation ?
- Quels sont les actifs encore sous garantie ? Et ceux qui ne seront bientôt plus couverts ?
- Les serveurs internes sont-ils encore assez puissants pour gérer de nouvelles tâches ?
- Quelle est la durée de vie moyenne d'un actif spécifique ?
- Quels sont les liens de dépendance qui existent entre les actifs ?
Pour gérer ces sujets, il est essentiel d'avoir une vue globale avec une solution adaptée. Oubliez le tableur Excel pour gérer vos actifs numériques. Non seulement c'est chronophage et inefficace, mais en plus, une simple erreur de formule ou de saisie peut fausser toute votre analyse. Alors que l'ITAM doit justement vous conduire à réduire et maîtriser le niveau de risque, la gestion de vos actifs doit se faire avec des outils pertinents. Et encore plus dans les cas où votre organisation est répartie sur différents sites, campus, boutiques, agences, région ou pays.
À noter que si la gestion des actifs est souvent liée au matériel informatique, la notion d'asset management peut s'inscrire dans un cadre bien plus large. On parle alors d'enterprise asset management, ou EAM, pour gérer tous les actifs de votre organisation, allant de votre ordinateur aux voitures de fonction en passant par le mobilier de bureau et les équipements présents sur les chaînes de production.
Qu'est-ce qu'une solution d'Asset Management ?
Pour gérer des centaines ou des milliers d'actifs, les entreprises les plus performantes investissent dans une solution d'asset management. Il s'agit d'un logiciel accessible sur ordinateur, tablette et smartphone qui compile et regroupe l'ensemble de vos actifs. Au sein d'une même interface, vous pouvez commander du nouveau matériel, l'attribuer à un salarié, récupérer son ancien terminal, réaffecter un actif à une autre personne, retirer un ordinateur de la circulation, gérer les contrats liés (maintenance, mise à jour, plans de leasing, etc.) et disposer d'une vue globale de tout votre matériel en circulation. Si cette solution permet de bien documenter vos actifs, elle offre aussi d'autres avantages :
- Réduction des frais généraux grâce à une efficacité accrue, à la réutilisation des actifs et à un accès facile aux informations.
- Meilleure répartition de vos ressources humaines pour ne pas perdre son temps à rechercher un terminal en particulier, ou qui est administrateur d'une solution logicielle spécifique.
- Une plus grande visibilité pour savoir ce qui est en circulation, où cela se trouve, s'il est utile, quels sont les risques, et quel est son âge ou son cycle de vie.
- Une meilleure gestion de la conformité des licences de logiciels.
- Le suivi de l'inventaire de vos biens pour vous aider à gérer le vol, la perte, les assurances et éviter les achats inutiles.
- La surveillance de vos indicateurs clés de performance pour contrôler vos dépenses, la valeur de votre parc ou la qualité de votre service.
- Des programmes de maintenance et de remplacement qui soient plus efficaces et utiles.
- La possibilité de localiser facilement les pièces de rechange et l'état de votre stock.
- Optimiser votre politique de MDM (mobile device management) et plus globalement la cybersécurité de votre entreprise (mise à jour des logiciels, systèmes d'exploitation, antivirus, etc.).
Une solution d'asset management peut intervenir sur tous les types d'actifs. C'est, par exemple, le cas de l’infrastructure que votre entreprise a achetée ou exploite (réseau, datacenter, serveurs physiques, etc.), des contrats de location pour les installations matériels, des solutions logicielles développées en interne, des licences logicielles tierces, des terminaux personnels dans le cadre d'une politique BYOD (bring your own device), et plus globalement de tous les ordinateurs, écrans, imprimantes, scanners, téléphones et autres appareils utilisés par les salariés de manière professionnelle.
Une solution qui s'intègre dans tous les secteurs d'activité
La gestion des actifs numériques est une problématique qui concerne toutes les entreprises et toutes les organisations, quels qu'en soient les statuts (publics, privés, associatifs, etc.). Pour s'assurer si votre solution ou votre situation actuelle est efficace et utile, il peut être utile de s'inspirer de la liste soumise par Gartner :
- Votre stratégie de gestion des actifs reflète-t-elle les objectifs commerciaux de votre organisation ?
- Vos dirigeants sont-ils convaincus que la gestion des actifs a un impact sur votre activité ?
- Le cycle de vie complet de chaque actif est-il pleinement pris en compte dans votre stratégie ?
- Vos ressources sont-elles optimisées pour gérer l'ensemble de votre portefeuille d'actifs ?
- Les décisions de garder, de mettre à jour ou de céder un actif numérique sont-elles dictées par des données fiables ?
- Comment s'intègrent les données de vos actifs dans vos systèmes de gestion opérationnelle et financière ?
- Les risques liés aux actifs et leur impact sur les performances de l'entreprise sont-ils évalués ?
Répondre à ces questions vous permettra de prendre conscience de l'importance stratégique de la gestion de vos actifs dans votre organisation. Un sujet qui concerne d'ailleurs tous les secteurs d'activité. Quelques exemples.
Dans le secteur financier
Banques, services financiers, assurances, investissements… dans le monde de la finance, la transformation digitale a conduit à mettre à la disposition des salariés de très nombreux équipements informatiques. Or, ceux-ci doivent être suivis avec attention, compte tenu des nombreux risques et des obligations qui pèsent sur les établissements financiers.
Une plateforme de gestion d'actifs informatiques permet à ces organisations de répondre aux exigences réglementaires, de maximiser la durée de vie utile de leurs investissements informatiques, d'éliminer les doublons, le gaspillage, ainsi que les pertes et les vols, et de prendre des décisions budgétaires plus éclairées et plus sûres.
Dans le secteur technologique
De nombreuses entreprises technologiques grandissent très vite. Passer du statut de start-up à scale-up ne signifie pas seulement recruter davantage de collaborateurs. Cela signifie aussi les équiper avec du matériel adapté dans un monde où la mobilité et le télétravail deviennent lentement la norme. Résultat : il est facile de s'y perdre, en particulier si vos équipes sont réparties dans plusieurs pays.
Dans ces organisations innovantes, la qualité du matériel informatique et celui des nombreux logiciels utilisés peuvent faire toute la différence. Or, pour grandir vite, il faut structurer ses fondations et, que ce soit en cas de problème ou pour optimiser vos ressources, une solution d'ITAM apporte une valeur ajoutée significative.
Dans le secteur de l'éducation
Les écoles, collèges, lycées et universités ont pris un virage numérique important au cours des dernières années. Mais comment faire pour gérer un chariot d'iPad, des chromebooks, des tableaux blancs interactifs ou des logiciels pédagogiques sans empiéter sur le temps d'enseignement ?
La gestion du matériel informatique par une solution adaptée permet de mieux anticiper le renouvellement des terminaux et leur utilisation. En particulier dans un contexte où les élèves ne sont pas toujours les plus soigneux, et où la durée de vie du matériel peut être significativement réduite par rapport à une utilisation personnelle. Ainsi, vous vous assurez qu'aucun enseignant ne soit bloqué au milieu de sa séance par une tablette cassée ou un logiciel à la licence expirée.
Dans le secteur de la construction et de l'industrie
Comme dans toutes les organisations, une solution d'asset management permet de gérer les terminaux dont vos ingénieurs, ouvriers et personnels administratifs ont besoin pour travailler, mais vous pouvez même aller plus loin avec une gestion plus globale. Ainsi, cela permet aux architectes, aux managers et aux entrepreneurs de connaître la durée de vie opérationnelle d'un bien sur les équipements informatiques, mais aussi les actifs critiques sur les chantiers, dans les usines ou les entrepôts. Les entreprises de construction peuvent utiliser une solution adaptée pour mieux gérer leurs projets, intégrant notamment les liens existants entre eux, dans une approche orientée CMDB (Configuration Management Database).
La gestion des actifs dans toutes les entreprises est une tâche hautement stratégique qui participe à la transformation digitale de l'organisation. C'est un gain de temps pour votre DSI qui peut ainsi gérer son parc en quelques clics et orienter sa stratégie en temps réel. Avec les bonnes données au bon moment, on peut ainsi fournir les bons équipements aux bonnes personnes et réaliser des tableaux de bord utile pour prendre les bonnes directions selon les usages. De quoi transformer son organisation de l'intérieur !
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