Plus l'entreprise grandit, plus il est difficile de suivre l'utilisation des outils et équipements informatiques qui sont fournis aux collaborateurs. Quand on a moins de 10 salariés, la mémoire corporate peut être suffisante. De 10 à 100, il est courant de se contenter d'un tableau Excel. Au-delà, un outil dédié doit s'imposer, en particulier pour les organisations multisites. Car la gestion des actifs informatiques ne se contente pas uniquement de répertorier et référencer matériels et logiciels en fonction des salariés. C'est avant tout un outil stratégique qui joue un rôle important dans le suivi des tickets, en cas de problème, dans la gestion et l'anticipation des incidents de cybersécurité, et dans la performance de votre organisation. Et ce, pour toutes les entreprises et tous les secteurs d'activités.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des actifs informatiques ?
Il s'agit d'une plateforme web ou d'un logiciel dont le but est de répertorier l'ensemble de vos actifs stratégiques afin de mieux les gérer tout au long de leur cycle de vie. Gartner la définit comme une méthode permettant de « fournir une vue précise des coûts et des risques des actifs technologiques pour maximiser la valeur ajoutée des décisions en termes de stratégie, d'architecture, de financement, de contrat et d’approvisionnement de l'entreprise. » Concrètement, c'est un outil qui vous permet de répondre aux questions suivantes :
- Quels sont les ordinateurs en fin de vie qui doivent être remplacés ?
- Où en sont les licences pour les logiciels métiers utilisés par un service particulier ?
- Combien coûte l'ensemble des logiciels dans l'organisation ?
- Quels sont les actifs encore sous garantie ? Et ceux qui ne seront bientôt plus couverts ?
- Les serveurs internes sont-ils encore assez puissants pour gérer de nouvelles tâches ?
- Quelle est la durée de vie moyenne d'un actif spécifique ?
- Quels sont les liens de dépendance qui existent entre les actifs ?
C'est aussi un outil très important pour faciliter le quotidien de votre DSI. Un nouvel employé arrive dans le service marketing ? Il lui est facile de lui assigner un ordinateur ou une tablette et un téléphone professionnel. Vous savez quel est ce matériel, de quand il date et quelles sont ces caractéristiques. Un commercial quitte votre organisation ? Pas besoin de lui courir après pour savoir ce que l'entreprise a mis à sa disposition. En quelques clics, vous avez la liste détaillée des actifs informatiques qu'il devra remettre à son départ. Une faille de sécurité est découverte dans un programme sur la version 10 d'Android ? Votre plateforme vous dit immédiatement quels sont les tablettes et smartphones à risque auprès desquels vous devrez intervenir.
Alors que le télétravail s'impose, la gestion des actifs informatiques est une solution hautement stratégique pour gérer votre organisation avec diligence et responsabilité. Avec l'automatisation, il est facile d'intervenir rapidement, de recevoir des alertes en temps réel, de provisionner et déprovisionner des matériels, logiciels et outils, et de gérer les réparations ou remplacements en cours.
Les impacts de la gestion des actifs sur votre organisation
Grâce à la gestion des actifs, vous avez une vision holistique de votre organisation. C'est une manière efficace de contrôler les mises à jour des programmes et des PC, de standardiser votre parc pour limiter la déperdition de vos ressources, et de traiter des demandes de services personnalisés et contextualisés en fonction du matériel du collaborateur. Mais il y a également beaucoup d'autres impacts :
- Réduction des frais généraux grâce à une efficacité accrue, à la réutilisation des actifs et à un accès facile aux informations.
- Meilleure répartition de vos ressources humaines pour ne pas perdre son temps à rechercher un terminal en particulier, ou qui est administrateur d'une solution logicielle spécifique.
- Une plus grande visibilité pour savoir ce qui est en circulation, où cela se trouve, s'il est utile, quels sont les risques, et quel est son âge ou son cycle de vie.
- Une meilleure gestion de la conformité des licences de logiciels : qu'est-ce qui est utilisé ? Par qui ? Combien cela coûte-t-il ? Quelles sont les dernières mises à jour ?
- Le suivi de l'inventaire de vos biens pour vous aider à gérer le vol, la perte, les assurances et éviter les achats inutiles.
- La surveillance de vos indicateurs clés de performance pour contrôler vos dépenses, la valeur de votre parc ou la qualité de votre service.
- Des programmes de maintenance et de remplacement plus efficaces et utiles.
- La possibilité de localiser facilement les pièces de rechange et l'état de votre stock.
- Optimiser votre politique de cybersécurité (mise à jour des logiciels, systèmes d'exploitation, antivirus, etc.)
Gain de temps, d'argent, d'efficience opérationnelle, meilleure expérience salarié, rapidité d'exécution, optimisation de vos ressources… il est temps de moderniser votre solution actuelle ou de vous équiper d'une plateforme de gestion des actifs pour digitaliser votre DSI. Sans compter que la gestion des actifs informatiques est un acte responsable et presque militant, dans le sens où il sera facile et rapide de réutiliser un actif existant plutôt que de procéder à de nouveaux achats et ainsi alourdir votre empreinte carbone.
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