La implementación de la gestión del cambio en entornos ágiles

La gestión del cambio y la metodología ágil, en realidad, probablemente te parezcan antónimos. Una empresa sería imparable si pudiera realizar cambios ilimitados sin riesgo. Pero el riesgo y el cambio están reñidos.

Sin embargo, de alguna manera, las metodologías ágiles y la gestión del cambio no sólo deben coexistir, sino complementarse entre sí, para que las empresas puedan adaptarse rápidamente y prosperar sin sufrir fallas tecnológicas.

En el acelerado panorama empresarial actual, la agilidad se ha convertido en la clave del éxito. Las metodologías ágiles permiten a las organizaciones adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, las demandas de los clientes y los avances tecnológicos. Sin embargo, la agilidad conlleva la necesidad de una gestión eficaz del cambio para garantizar transiciones fluidas y minimizar las interrupciones.

En este artículo de blog, veremos cómo implementar una gestión de cambios eficaz en entornos ágiles para obtener resultados satisfactorios.

¿Qué es la gestión del cambio?

1. La gestión del cambio de TI es un enfoque sistemático diseñado para gestionar e implementar nuevos cambios en la infraestructura de TI de forma segura y eficiente, minimizando las interrupciones de los servicios y reduciendo los riesgos. Implica una serie de pasos que incluyen planificar, evaluar, aprobar, implementar y revisar los cambios para garantizar que sean necesarios, beneficiosos y que se comprenda y mitigue cualquier impacto potencial en los servicios.

   Ahora bien, esta es la realidad de la gestión de cambios de TI: las empresas no pueden tener tiempos de inactividad tecnológicos que afecten a la productividad o los ingresos, por lo que debemos minimizar estos riesgos de fracaso. Pero las empresas también deben responder agresivamente a los cambios acelerados en el mundo. Esto genera un dilema:

   • Riesgo Cero: En un entorno ideal, el riesgo se puede eliminar por completo si se tiene un sistema estable que funcione y luego se garantiza que no se toque ni cambie nada en absoluto. En otras palabras, si el único objetivo fuera la máxima reducción del riesgo, la gestión del cambio simplemente impediría todos los cambios.

   • Cambio ilimitado: en el mundo real, si las empresas no cambian, mueren. El ritmo del cambio se está acelerando: cuando la pandemia de COVID-19 envolvió al mundo, la forma en que hacemos negocios se transformó por completo en cuestión de semanas. De este modo, si el único objetivo fuera maximizar la agilidad para permitir los ingresos, el mejor proceso de gestión del cambio sería eliminar el proceso de gestión del cambio: todos los cambios, en todo momento, rápidamente.

   Debido a este enigma, el objetivo de la gestión del cambio no puede ser simplemente "mitigar el riesgo ". Y la empresa no puede simplemente limitarse a cambiar cualquier cosa en cualquier momento y aceptar todos los riesgos.

   En cambio, el objetivo de la gestión del cambio debe ser aceptar la mayor cantidad de cambios y riesgos posibles y al mismo tiempo minimizar con precisión los fallos o el tiempo de inactividad de los sistemas críticos

   La gestión del cambio DEBE ser una gestión ágil del cambio, que consiste únicamente en afrontar los riesgos que deben gestionarse.

Entender la gestión ágil del cambio

La gestión del cambio en entornos ágiles implica integrar perfectamente los cambios en el proceso de desarrollo manteniendo al mismo tiempo la productividad, la calidad y la satisfacción de las partes interesadas. A diferencia de los enfoques convencionales de gestión del cambio, que a menudo siguen un proceso lineal y secuencial, la gestión ágil del cambio abarca la flexibilidad, la colaboración y la mejora iterativa.

Principios clave de la gestión ágil del cambio 

1. Adoptar la flexibilidad: la gestión ágil del cambio reconoce que el cambio es inevitable y lo acoge como una oportunidad de mejora. Los equipos deben estar capacitados para adaptarse rápidamente a nuevos requisitos, feedback y conocimientos.
2. La automatización: la gestión eficaz del cambio requiere saber qué no debemos tocar. Si intentamos revisar todos los cambios, nuestro sistema experimentará fatiga por cambios: solo debemos centrarnos en los cambios que importan y automatizar los que no son gran cosa.
3. El enfoque iterativo: dividir los cambios en incrementos pequeños y manejables e incorporarlos en ciclos de desarrollo regulares (sprints). Este enfoque iterativo permite una rápida retroalimentación, aprendizaje y corrección del rumbo.
4. El compromiso de las partes interesadas: Involucrar a las partes interesadas, incluidos los clientes, usuarios finales y equipos multifuncionales, durante todo el proceso de cambio. Sus aportes y aceptación son cruciales para garantizar la alineación y obtener resultados positivos.
5. La comunicación continua: Mantener canales de comunicación abiertos y transparentes para mantener a las partes interesadas informadas sobre los cambios, el progreso y cualquier posible incidencia en los plazos o entregas. Las reuniones periódicas, las retrospectivas y las demostraciones facilitan la colaboración y el intercambio de comentarios.
6. La gestión de riesgos: Identificar los riesgos potenciales asociados a los cambios que afectan a los sistemas críticos y mitigarlos proactivamente. Las metodologías ágiles fomentan la toma de decisiones consciente de los riesgos y la implementación de estrategias de reducción de riesgos como parte del proceso de desarrollo.

Los pasos para implementar una gestión eficaz del cambio en entornos ágiles

1. Establecer un marco de gestión del cambio:

• Define roles, responsabilidades y procesos de forma clara para gestionar los cambios dentro del marco de desarrollo ágil.

• Clasifica los cambios: automatiza los que no importan incluso si fallan. Prioriza aquellos que impactan a los sistemas críticos, especialmente aquellos que están directamente relacionados con los ingresos.

2. Fomentar una cultura de colaboración:

• Fomenta la colaboración interfuncional y el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo, las partes interesadas y los expertos en la materia.

• Crea un entorno seguro donde las personas se sientan capacitadas para expresar sus inquietudes, proponer ideas y probar con soluciones innovadoras.

3. Priorizar la mejora continua:

• Incorpora circuitos de retroalimentación en el proceso de desarrollo para recopilar información, identificar áreas de mejora y perfeccionar las prácticas de gestión del cambio. CONSEJO: Un excelente circuito de retroalimentación es medir las tasas de éxito y fracaso del equipo. Un equipo que tiene tasas de fracaso más bajas debería tener un sistema de gestión del cambio menos severo, donde sea más probable que los cambios sean aprobados automáticamente. Un equipo que tiene más fallos que afectan a los sistemas clave debería ser más examinado.

• Revisar y adaptar periódicamente los procesos de gestión de cambios para abordar las necesidades, los desafíos y las oportunidades en evolución. Si sigues el consejo anterior, el sistema se adapta automáticamente al nivel de éxito de un equipo y "suelta las riendas" de un equipo que está haciendo un gran trabajo.

4. Aprovechar las herramientas y técnicas ágiles:

• Utiliza herramientas ágiles de gestión de proyectos, como tableros Kanban, herramientas de planificación de sprints y plataformas de colaboración para optimizar las actividades de gestión de cambios y mejorar la visibilidad.

• Adopta técnicas ágiles como los casos de los usuarios, los criterios de aceptación y desarrollo basados en pruebas para garantizar que los cambios cumplan con las expectativas y los estándares de calidad de las partes interesadas.

5. Monitorizar y medir el impacto:

• Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la implementación de cambios, como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega, la satisfacción del cliente y el valor comercial entregado.

• Analiza los datos y la información para evaluar la eficacia de los esfuerzos de gestión del cambio e identificar áreas de optimización.

Por último, recuerda nuestro punto inicial: la gestión del cambio y la agilidad pueden estar reñidas, pero deben trabajarse juntas; se alían en el frenético entorno empresarial actual. Esta publicación ha demostrado que combinarlos no sólo es posible, sino también fundamental, para prosperar en medio de cambios constantes.

Cuál es tu siguiente paso: evaluar hoy tu enfoque actual de gestión del cambio. Identifica una única pequeña mejora para obtener más agilidad. Esto podría ser tan sencillo como introducir un mecanismo de retroalimentación rápida o una herramienta para fomentar una mejor colaboración en equipo. Comenzar con este cambio puede sentar las bases para una transformación ágil más amplia.

Adopta este viaje ágil como un proceso continuo, donde cada pequeño paso cuenta.