Los grandes resultados requieren una gran visión.
Pero darse cuenta de esa gran visión requiere… dinero.
Y, dado que la mayoría de las empresas no son startups que comienzan desde cero, la forma en la que tu empresa administra y asigna el dinero depende de muchos factores como, por ejemplo, de la escala de su organización. En otras palabras, una empresa de 4.000 millones de dólares al año que crece al 8% anual va a ser mucho más sofisticada en cuanto a la forma de asignar el dinero en comparación con una empresa de 50 millones de dólares que crece al 23% anual.
Dicho esto, en los negocios, el dinero generalmente se destina a las áreas que respaldan las iniciativas de misión crucial (es decir, los lugares donde la empresa tiene vacíos que deben llenarse) o donde está ganando dinero y quiere continuar impulsando los recursos. Esta asignación de recursos es uno de los mayores facilitadores o inhibidores de los resultados empresariales exitosos.
Los equipos de TI deben estar bien abastecidos de recursos para ayudar a su empresa a mantenerse al día con los avances tecnológicos y las crecientes amenazas cibernéticas. Este artículo desglosará las complejidades de la gestión de los presupuestos de TI de modo que, como director de información (CIO) o gerente de TI, tenga una mejor comprensión de lo que es importante y lo que no lo es, para ayudarlo a navegar por las complejidades con éxito.
¿Por qué son importantes los presupuestos de TI?
Los presupuestos se alinean directamente con los objetivos empresariales, ya que son la respuesta a la pregunta: ¿Cómo ayudarán estas iniciativas a la empresa a ganar (léase: aumentar los ingresos)?
Los presupuestos de TI son hojas de ruta (es decir, hojas de ruta financieras).
Estos te dicen a dónde puedes y no puedes ir (es decir, lo que puede y no puede pagar). Te dicen dónde están los límites y te ayudan a entender que para ir a algún lugar necesitas idear un plan. Pero cuando se habla de presupuestos no solo se habla de costos, sino también de oportunidad, valor e inversión.
A menudo, al hacer un presupuesto de TI, este puede considerarse como un centro de costos, lo cual es un error que los CIO deben cambiar. En realidad, la tecnología está entretejida en el tejido de cómo generamos ingresos, nos diferenciamos de la competencia, mantenemos a los empleados productivos y felices y hacemos que los clientes regresen.
3 beneficios de los presupuestos de TI
- Planificación estratégica: un plan estratégico es una visión bien definida para el futuro de una empresa, sus metas y objetivos. Al crear y utilizar un presupuesto de TI, tu organización está delineando sus prioridades tecnológicas para el futuro a corto y largo plazo para respaldar los objetivos comerciales identificados.
- Asignación de recursos: para que las empresas crezcan estas deben seleccionar estratégicamente a dónde van los recursos y qué no va a pasar el corte (software, hardware, talento). Seguir un presupuesto de TI hace que sea más fácil para los ejecutivos decidir en qué invertir y qué omitir. A menudo, esto gira en torno a la pregunta: “¿qué es lo que va a aportar el mayor valor para ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos? A veces la respuesta sobre a qué destinar el dinero muestra un retorno inmediato (por ejemplo, nuevos ordenadores de sobremesa para todos los ingenieros), mientras que otras veces la inversión lleva más tiempo (por ejemplo, decidir contratar a un director de operaciones). Si es la inversión correcta, el ritmo al que se hace importa menos que si se completa o no, ya que las dos partes se igualarán eventualmente. Por lo tanto, si está dentro de tu presupuesto, gasta en lo que necesites para darle a tu equipo la mayor oportunidad de éxito a largo plazo.
- Gestión de riesgos: un presupuesto de TI te ayudará a predecir y navegar por cualquier riesgo potencial que pueda surgir. A través de la asignación y planificación adecuada de recursos no solo en el departamento de TI, sino también en todos los demás departamentos de la empresa, te asegurarás de que tu empresa tenga los fondos para abordar cualquier desafío imprevisto.
Elaboración de presupuestos de TI 101
No se puede crear un presupuesto sólido y protegido de la intemperie en una noche. Como la mayoría de las cosas, los mejores presupuestos (los que son útiles) requieren tiempo y atención dedicados. ¿Por qué? Porque deben estar involucrados todos los ejecutivos necesarios; es importante evaluar a toda la empresa, analizar los departamentos individuales y fijar metas.
No te límites a poner números en hojas de cálculo para que las computadoras portátiles las pidan o las suscripciones las compren. Evalúa dónde se encuentra tu empresa en este momento y hacia dónde se dirige: la longevidad es importante. Los pasos que se indican a continuación te ayudarán a estar mejor preparado para crear un presupuesto de TI que esté alineado con el plan estratégico de tu empresa.
- Reserva una reunión: reúne a cualquier persona que sea relevante para establecer el presupuesto o comprender lo que necesita el departamento (algunas sugerencias: ingenieros, jefe de finanzas, CIO, directores de TI). Un consejo: establece un tiempo dedicado y sin distracciones en el calendario. Puede ser útil establecer varias llamadas y esbozar los objetivos con anticipación para cada llamada. Por lo general, la primera reunión es una descripción general de alto nivel y menos "este es nuestro plan".
- A vista de pájaro: comprende los objetivos de tu organización para el futuro inmediato y lejano. ¿Cómo se puede utilizar la tecnología para impulsar esos objetivos?
- Mire hacia atrás: evalúa los presupuestos de TI anteriores para aprender a evitar los errores anteriores y continuar construyendo sobre lo que ha tenido éxito. ¿Qué funcionó? ¿Qué no?
- Establezca KPI: ¿Qué valores y estadísticas deseas seguir para medir tu éxito?
- Toma tu bola de cristal: analiza qué tendencias o actualizaciones tecnológicas están en el horizonte y se alinean con tu estrategia comercial. ¿Vale la pena invertir en ellas ahora o hay que esperar? ¿Cómo se beneficiará tu empresa de invertir en estos recursos (por ejemplo, IA generativa o ITSM basada en la nube)?
Se te ha dado una cantidad fija de dinero para cubrir los costos generales de talento tecnológico, software, hardware y algunos gastos imprevistos. ¿Cuál es el siguiente paso? Después de revisar las notas de la sesión de planificación, hablar con los gerentes de TI para comprender lo que necesitan sus subordinados directos y reunirse con su director ejecutivo sobre los objetivos de la empresa, puede comenzar a elaborar sus porciones presupuestarias.
- Divide tus necesidades en varias categorías (por ejemplo, software, hardware, talento, etc.)
- Llena cada categoría con las demandas y necesidades actuales
- Agrega nuevos elementos, cuando corresponda, a sus categorías correctas
Se realista sobre el costo de los artículos (es decir, es posible que no obtengas el acuerdo empresarial que esperabas y que te ahorraría 50k€/año en un software) o el cronograma proyectado para implementar actualizaciones. Como nota final, permítete un margen de maniobra para cualquier evento o incidente inesperado. Si bien no deseas tener que comprar nuevas computadoras MacBook para todo tu equipo, las sorpresas pueden suceder (¡y sucederán!).
El secreto de la gestión del presupuesto de TI
Es difícil no distraerse con las nuevas tecnologías, ya que hay novedades en el sector todos los días. Algo más brillante y ligero. Algo que procesa los datos un milisegundo más rápido. Algo que "te cambia la vida".
Algo que no es lo que tienes, algo oscuro y viejo.
Pero sigue funcionando, y bien.
Ya sabes que tu presupuesto de TI no es ilimitado. No puedes gastar en cosas solo porque quieres verte bien. Tu trabajo es invertir el dinero asignado en talento y recursos que se alineen con los objetivos de tu organización, y para ello hay que priorizar. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
- Alinea tus prioridades de TI con los objetivos de tu organización: por ejemplo, si estás cambiando al trabajo remoto a tiempo completo, invierte en soporte de TI remoto (soporte independiente de la ubicación).
- Importante vs urgente: prioriza los elementos para diferenciarlos entre tareas que son necesarias (contribuyen al éxito empresarial a largo plazo) y las que son urgentes (necesitan atención lo antes posible).
- Despeja las telarañas: es bien sabido que los sistemas heredados y el software obsoleto agotan los recursos e impiden el progreso. Evalúa tu tecnología y distribuye tu presupuesto en consecuencia para reducir estos sistemas antes de que le cuesten aún más a tu empresa. Vale la pena el tiempo y el dinero para cambiar los programas y procesos, aunque llevará mucho tiempo y requerirá algo de aprendizaje para todas las partes involucradas.
- Registro: realiza seguimientos periódicos para evaluar el rendimiento del presupuesto, lo que te permitirá realizar ajustes cuando sea necesario.
- Estar abierto a pivotar: si una iniciativa no está generando el ROI esperado, cambia tu plan y adáptate según sea necesario.
- Retención de talento tecnológico: es costoso contratar nuevos empleados. Para evitar tener que hacerlo, mantén a tu gente contenta dándoles compañía con una gran cultura y oportunidades de crecimiento. Por ejemplo; invierte una parte de tu presupuesto en iniciativas de compromiso de los empleados, programas de reconocimiento y capacitación para el desarrollo de habilidades.
- Servicios en la nube: independientemente de la etapa de madurez en la que se encuentra tu empresa, se beneficiará de los servicios en la nube. ¿Por qué? Porque la mayoría de los servicios en la nube funcionan en modelos de pago por uso, lo que le permite escalar hacia arriba y hacia abajo con más flexibilidad en función de su uso real, no preasignado.
CONSEJO: los CIO y los líderes de TI (especialmente en las organizaciones más grandes) deben aprovechar los puntos de referencia para ayudar a encontrar un punto de referencia para evaluar, pero NO deben apuntar a esos puntos de referencia como un objetivo. Los puntos de referencia son promedios, y los promedios no son un buen objetivo comercial. En su lugar, establece un objetivo por encima o por debajo del punto de referencia de la industria que se triangule en función de las restricciones y objetivos específicos de las fortalezas y prioridades de la empresa, alineando esta inversión con la visión de la empresa.
Los presupuestos de TI son documentos vivos que respiran, no rocas rígidas que no tienen flexibilidad y no se pueden mover. Como supervisor del presupuesto, es tu trabajo monitorear y adaptar el documento para que se ajuste a tus circunstancias reales, no solo a lo que se proyectó. Utiliza toda la información a tu disposición para hacer coincidir las demandas de tu departamento de TI con los objetivos de tu organización para garantizar el éxito a largo plazo.
