- Che cos’è il Knowledge Management?
- Quali sono i vantaggi del Knowledge Management?
- Quali sono le componenti principali del Knowledge Management?
- Quali sono i tool più utilizzati?
- Conclusione
- Knowledge Management | FAQs
Che cos’è il Knowledge Management?
Il Knowledge Management è la pratica di creare, organizzare, distribuire e gestire le conoscenze all'interno di un'azienda. Questa disciplina permette di raccogliere e valorizzare le informazioni e le esperienze, trasformandole in risorse accessibili a tutti i membri dell'organizzazione.
Un sistema robusto di gestione delle conoscenze può supportare le organizzazioni nel miglioramento dei processi decisionali, nell’accelerare i percorsi di formazione e nel fornire informazioni più complete e di qualità, estendendo i benefici a tutta l’azienda.
Secondo uno studio di McKinsey, un approccio basato su social technologies consente alle aziende di aumentare la produttività fino al 20%, minimizzando i tempi di ricerca delle informazioni fino a un 35% (The Social Economy, MGI).
Quali sono i vantaggi del Knowledge Management?
Miglioramento delle decisioni
Il Knowledge Management facilità i processi decisionali, offrendo un accesso rapido a informazioni accurate e aggiornate. E questo non si limita alla documentazione tecnica, ma si estende a best practice, case study e metriche specifiche, aumentando così la fiducia nelle decisioni prese.
Maggiore efficienza organizzativa
Organizzare e gestire efficacemente le conoscenze significa ridurre il tempo passato a cercare informazioni e aumentare quello dedicato a compiti più produttivi, migliorando così l’efficienza operativa e riducendo gli sprechi, evitando che i dipendenti perdano tempo a rifare lavori già svolti da altri.
Promozione dell'innovazione e della creatività
L'innovazione non nasce sempre per caso, ma è spesso influenzata dall’ambiente. Un ambiente, fisico o virtuale, dove i dipendenti possono accedere a conoscenze condivise può aiutare gli stessi a trovare soluzioni creative a problemi aziendali complessi, portando a lungo termine allo sviluppo di nuovi prodotti, servizi e al miglioramento di quelli esistenti.
Rafforzamento del servizio e della soddisfazione del cliente
Gestire efficacemente le conoscenze consente di fornire ai clienti risposte rapide e accurate e risolvere i problemi in maniera efficiente. I vantaggi sono da entrambi i lati: per il cliente, un aumento della soddisfazione, per l’azienda un minor numero di chiamate verso il service desk.
Componenti principali del Knowledge Management
Creazione della conoscenza
Una componente essenziale, forse la più importante del Knowledge Management, è quella della creazione delle informazioni. Dalla documentazione tecnica, alle best practice, fino alle ricerche di mercato: sono diverse le cose che le aziende possono individuare e catalogare a supporto dei diversi processi.
Tutto questo può essere incentivato dalle aziende non solo spingendo per la creazione delle informazioni necessarie, ma anche tramite tool che supportino la condivisione delle stesse. Il che ci porta al punto successivo: l’archiviazione delle informazioni.
Archiviazione della conoscenza
L'archiviazione della conoscenza riguarda la raccolta e la conservazione delle informazioni in modo che siano facilmente accessibili e recuperabili.
La fase di archiviazione non si limita a salvare documenti o best practice, ma implica la creazione di un sistema che consenta un facile accesso e un eventuale aggiornamento degli stessi sistemi. La scelta della tecnologia giusta è fondamentale in questa fase per garantire l’ottimizzazione dei processi.
Condivisione della conoscenza
La condivisione della conoscenza è il processo di distribuzione delle informazioni agli stakeholder che le necessitano.
La condivisione e la distribuzione delle informazioni è una fase delicata ed essenziale. La relazione può essere molteplice. Per il personale interno, può essere utile per facilitare l’onboarding, velocizzare la formazione e incentivare lo scambio di idee. Tra gli stakeholder esterni, per metterli a conoscenza dei più comuni problemi aiutando il self help e portando le aziende a evitare perdite di tempo e ridurre i costi.
Applicazione della conoscenza
Tutti questi processi organizzativi rischiano di essere invano se non c’è un’applicazione pratica delle stesse conoscenze. Il modo migliore per risolvere questo problema è una corretta comprensione e contestualizzazione dei dati, in modo da facilitare l’applicazione degli stessi.
Strumenti e tecnologie per il Knowledge Management
Sono diversi gli strumenti che vengono a supporto
- CMS (Content Management Systems): Permettono di creare, gestire e distribuire contenuti digitali in modo efficiente, rendendo le informazioni facilmente accessibili e aggiornabili.
- Intranet: Reti interne aziendali che offrono una piattaforma sicura per la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti, supportando l'accesso centralizzato a documenti, risorse e strumenti aziendali.
- Wiki: Consentono la creazione collaborativa e la modifica di contenuti, promuovendo la condivisione delle conoscenze e il lavoro di squadra.
- Portali self service: portali dove gli utenti possono trovare informazioni e soluzioni in autonomia. Questi portali aumentano l'efficienza operativa, permettendo agli utenti di risolvere i problemi senza dover contattare il supporto, e migliorano l'esperienza utente grazie alla disponibilità di informazioni 24/7.
- Tool per la collaborazione: strumenti che facilitano la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Le piattaforme di collaborazione come i software di project management, le chat interne e i forum aziendali promuovono uno scambio continuo di idee e informazioni.
Conclusione
Il Knowledge Management è essenziale per ottimizzare le operazioni aziendali, migliorare la qualità delle decisioni e promuovere l'innovazione. Con componenti chiave come la creazione, l'archiviazione, la condivisione e l'applicazione della conoscenza, e strumenti avanzati, le aziende possono trasformare le loro conoscenze in un vantaggio competitivo significativo.
L’integrazione dell’intelligenza artificiale e di machine learning all’interno delle piattaforme stesso è anche una promessa di una gestione delle conoscenze ancora più efficace e intuita. Queste tecnologie possono infatti automatizzare molti degli aspetti del Knowledge management, sfruttando l’analisi predittiva per migliorare i processi di condivisione.
Implementare un sistema di Knowledge Management efficace è un investimento strategico che può portare a significativi miglioramenti in termini di efficienza operativa, innovazione e soddisfazione del cliente. Con i giusti strumenti e tecnologie, le aziende possono sfruttare al meglio il loro patrimonio di conoscenze traendo vantaggi anche dal punto operazionale, riducendo i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione del cliente.
FAQs
Cos'è il Knowledge Management? Il Knowledge Management è la pratica di creare, organizzare, distribuire e gestire le conoscenze all'interno di un'azienda.
Quali sono i vantaggi del Knowledge Management? I vantaggi includono miglioramento delle decisioni, maggiore efficienza organizzativa, promozione dell'innovazione e della creatività e rafforzamento del servizio e della soddisfazione del cliente.
Quali sono le componenti principali del Knowledge Management? Le componenti principali includono la creazione della conoscenza, l'archiviazione della conoscenza, la condivisione della conoscenza e l'applicazione della conoscenza.
Quali strumenti supportano il Knowledge Management? Gli strumenti includono knowledge base, gestione delle FAQ, portali self-service, strumenti di analisi e reportistica e strumenti di collaborazione.
Perché è importante il Knowledge Management? Il Knowledge Management è importante perché permette alle aziende di utilizzare al meglio le loro conoscenze per migliorare i processi decisionali, aumentare l'efficienza operativa e promuovere l'innovazione. Inoltre, consente di rispondere in modo più efficace alle esigenze dei clienti, migliorando la loro soddisfazione e fidelizzazione.
Come si può implementare un sistema di Knowledge Management? Per implementare un sistema di Knowledge Management, è necessario valutare le esigenze dell'azienda, scegliere gli strumenti giusti, creare una cultura della condivisione delle conoscenze e monitorare continuamente l'efficacia del sistema per apportare miglioramenti continui.
