Grandes resultados exigem uma grande visão.
Mas para concretizar essa grande visão exige... dinheiro.
E, como a maioria das empresas não são start-ups que começam do zero, a forma como a sua empresa gere e aloca dinheiro depende de muitos fatores, como a escala da sua organização. Por outras palavras, uma empresa de US$ 4 bilhões/ano que cresça a 8% ao ano será muito mais sofisticada na forma como aloca dinheiro em comparação com uma empresa de US$ 50 milhões que cresça a 23% ao ano.
Dito isto, no mundo dos negócios, por norma o dinheiro vai para as áreas que apoiam iniciativas de missão crucial (ou seja, lugares onde a empresa tem lacunas que precisam ser preenchidos) ou onde a empresa está a ganhar dinheiro e quer continuar a aplicar recursos. Essa alocação de recursos é um dos maiores facilitadores ou inibidores de resultados empresariais bem-sucedidos.
As equipas de TI precisam estar bem equipadas com recursos para ajudar a sua empresa a acompanhar os avanços tecnológicos e as crescentes ameaças cibernéticas. Este artigo analisa as complexidades da gestão de orçamentos de TI, para que, como CIO (Chief Information Officer) ou gerente de TI, tenha uma melhor compreensão do que é importante e do que não é, para o ajudar a navegar por estas complexidades com sucesso.
Porque é que os orçamentos de TI são importantes?
Os orçamentos alinham-se diretamente com os objetivos empresariais, pois respondem à pergunta: Como é que estas iniciativas ajudarão a empresa a vencer (leia-se: aumentar as receitas)?
Os orçamentos de TI são roteiros (roteiros financeiros, isto é).
Dizem-lhe onde pode e não pode ir (ou seja, o que pode e não pode pagar). Dizem onde estão os limites e ajudam-no a entender que, para ir a algum lado, é necessário elaborar um plano para o fazer. Mas, quando se fala em orçamentos, não se está apenas a falar de custos, mas também de oportunidades, valor e investimento.
E, muitas vezes, ao fazer o orçamento de TI, este pode ser visto como um centro de custo. Este é um erro que os CIO têm de corrigir. Na realidade, a tecnologia está integrada na forma como geramos receita, nos diferenciamos da concorrência, mantemos os funcionários produtivos e felizes e fazemos com que os clientes regressem.
3 vantagens dos orçamentos de TI
- Planeamento Estratégico: Um plano estratégico é uma visão bem definida para o futuro de uma empresa – são metas e objetivos. Ao criar e usar um orçamento de TI, a sua organização está a definir as suas prioridades tecnológicas para o futuro de curto e longo prazo para dar suporte aos objetivos de comerciais identificados.
- Alocação de recursos: Para que as empresas cresçam, precisam selecionar estrategicamente para onde vão os recursos e o que não ser cortado (software, hardware, talento). Seguir um orçamento de TI torna mais fácil para os executivos decidirem no que investir e o que ignorar. Muitas vezes, isto passa por perguntar: "O que vai trazer mais valor para nos ajudar a alcançar os nossos objetivos?" Por vezes, a resposta sobre o que deve ser investido mostra um retorno imediato (ex: novos desktops para todos os engenheiros), enquanto outras vezes o investimento leva mais tempo (ex: decidir contratar um COO). Se for o investimento certo, o ritmo em que é feito importa menos do que se for concluído ou não – os dois lados vão equilibrar-se eventualmente. Por isso, se estiver dentro do seu orçamento, gaste no que precisa para dar à sua equipa a maior oportunidade de sucesso a longo prazo.
- Gestão de Riscos: Um orçamento de TI irá ajudá-lo a prever e navegar por quaisquer riscos potenciais que possam surgir. Através de uma alocação de recursos e planeamento adequados, não apenas no departamento de TI, mas também em todos os outros departamentos da empresa, garantirá que a sua empresa terá os fundos para enfrentar quaisquer desafios imprevistos.
Construção de orçamentos de TI 101
Não é possível elaborar um orçamento sólido e protegido contra as intempéries numa noite. Como a maioria das coisas, os melhores orçamentos (leia-se: aqueles que são úteis) exigem tempo e atenção dedicados. Porquê? Porque todos os executivos necessários têm de estar envolvidos; toda a empresa precisa ser avaliada; os departamentos individuais têm de ser analisados; e têm de ser definidos objetivos.
Não se limite a colocar apenas números em folhas de cálculo para encomendar portáteis ou comprar subscrições. Avalie a situação da sua empresa e o seu objetivo – a longevidade é importante. Os passos abaixo irão ajudá-lo a prepare-se melhor para construir um orçamento de TI alinhado com o plano estratégico da sua empresa.
- Marque uma reunião – Reúna qualquer pessoa que seja relevante para definir o orçamento ou entender o que o departamento precisa (algumas sugestões: engenheiros, diretor financeiro, CIO, diretores de TI). Uma dica: defina uma hora dedicada e livre de distrações no calendário. Pode ser útil definir várias chamadas e definir atempadamente os objetivos de cada chamada — normalmente, a primeira reunião é uma visão geral de alto nível e menos "eis o nosso plano".
- Visão geral – Compreenda os objetivos da sua organização para o futuro imediato e distante. Como é que a tecnologia pode ser utilizada para impulsionar esses objetivos?
- Olhe para trás – Avalie orçamentos de TI anteriores para aprender a evitar armadilhas anteriores e continuar a construir sobre o que foi bem-sucedido. O que funcionou? O que não aconteceu?
- Estabeleça KPIs – Que valores e estatísticas pretende acompanhar para medir o seu sucesso?
- Pegue na sua bola de cristal – Analise que tendências tecnológicas ou atualizações tecnológicas estão no horizonte que se alinham com a sua estratégia de negócios. Vale a pena investir neles agora ou deve esperar? Como é que a sua empresa se beneficiará do investimento nesses recursos (por exemplo, IA generativa ou ITSM baseado em nuvem)?
Foi-lhe dada uma quantia definida de dinheiro para cobrir os custos gerais de talentos de tecnologia, software, hardware e algumas despesas acessórias — o que se segue? Depois de passar pelas notas da sessão de planeamento, falar com gerentes de TI para entender o que os seus subordinados diretos precisam e reunir-se com o seu CEO sobre os objetivos da empresa, pode começar a elaborar as suas partes do orçamento.
- Divida as suas necessidades em várias categorias (por exemplo, software, hardware, talento, etc.)
- Preencha cada categoria com as demandas e necessidades atuais
- Adicionar novos itens, quando aplicável, às suas categorias corretas
Seja realista sobre o custo dos itens (ou seja, pode não obter o negócio empresarial que esperava que economizaria US $ 50 mil / ano num software) ou o cronograma projetado para implementar atualizações. Como nota final, deixe-se alguma margem de manobra para quaisquer eventos ou incidentes inesperados. Embora não queira ter de comprar novos computadores MacBook para toda a sua equipa, surpresas podem (e vão) acontecer!
O Segredo da Gestão Orçamental de TI
É difícil não se distrair com as novas tecnologias – todos os dias há algo diferente na primeira página dos sites de notícias. Algo mais brilhante e leve. Algo que processa dados um milissegundo mais rápido. Algo que está a "mudar a vida".
Algo que não é o que temos, algo sombrio e antigo.
Mas ainda funciona – e bem.
Já sabe que o seu orçamento de TI não é infinito. Não pode gastar em coisas só porque quer parecer legal. O seu trabalho é investir o seu dinheiro alocado em talentos e recursos que se alinham com os objetivos da sua organização. Para isso, é preciso priorizar. Veja como:
- Alinhe suas prioridades de TI com os objetivos da sua organização – Por exemplo, se estiver a mudar-se para o trabalho remoto em tempo integral, invista em suporte remoto de TI (suporte independente de localização).
- Importante vs Urgente – Priorize itens para diferenciá-las entre tarefas que são necessárias (contribuem para o sucesso do negócio a longo prazo) e as que são urgentes (necessitam de atenção o mais rapidamente possível).
- Limpe as teias de aranha – É sabido que sistemas legados e softwares desatualizados drenam recursos e impedem o progresso. Avalie a sua tecnologia e distribua o seu orçamento de acordo com esses sistemas antes que estes custem ainda mais à sua empresa. Vale a pena o tempo e o dinheiro para mudar os programas e processos, mesmo que seja demorado e exija alguma aprendizagem para todas as partes envolvidas.
- Check-in – Realize acompanhamentos regulares para avaliar o desempenho do orçamento, permitindo que ajuste onde necessário.
- Esteja aberto a mudanças – Se uma iniciativa não estiver a produzir o ROI esperado, altere o seu plano e adapte-se conforme necessário.
- Retenção de talentos tecnológicos – É dispendioso contratar novos funcionários. Para evitar ter que fazer isso, mantenha o seu pessoal feliz, dando-lhes companhia com grande cultura e a oportunidade de crescer. Exemplos populares: invista uma parte do seu orçamento em iniciativas de envolvimento dos funcionários, programas de reconhecimento e formação de desenvolvimento de competências.
- Serviços na nuvem – Independentemente da fase de maturidade em que a sua empresa se encontra, ela beneficiará dos serviços em nuvem. Porquê? Porque a maioria dos serviços na nuvem funciona em modelos pré-pagos, permitindo-lhe aumentar e diminuir a escala com mais flexibilidade com base na sua utilização real, não pré-atribuída.
DICA: Os CIOs e líderes de TI (especialmente em organizações maiores) devem aproveitar os benchmarks para ajudar a encontrar um ponto de referência para avaliar, mas NÃO se devem direcionar esses benchmarks como um objetivo. Benchmarks são médias, e médias não são um bom objetivo de negócios. Em vez disso, defina uma meta acima ou abaixo da referência do setor que seja triangulada com base em restrições e metas específicas para os pontos fortes e prioridades da empresa, alinhando esse investimento com a visão da empresa.
Negociação com Fornecedores: não se contente com o preço total
O preço listado no site para o produto SaaS que está a pensar comprar é negociável - tudo o é. É por isso que é importante que entenda, a negociação de fornecedores é uma forma de arte baseada em relacionamento. Quando feito corretamente, pode economizar uma grande parte do seu orçamento — realocando para formação do pessoal, bónus de fim de ano ou novo software. Concentre-se na construção de relacionamentos fortes com aqueles em empresas fornecedoras para angariar (não imediatamente, normalmente) negócios e vantagens de fidelidade.
- Pesquisa – Entenda o mercado e o preço padrão do produto de que está a falar. Analise os concorrentes do fornecedor e as ofertas que eles oferecem. PS—Se é subscritor do Gartner, eles oferecem benchmarks do setor e um kit de ferramentas de orçamento de TI.
- Analise os pacotes de produtos – O fornecedor tem vários produtos e/ou serviços de que a sua empresa necessita? Os fornecedores tendem a ser passíveis de descontos quando é um parceiro de longo prazo, com vários serviços sob contrato. Você também deve notar que, às vezes, os fornecedores oferecem promoções para seus produtos (por exemplo, o EasyVista promete uma migração bem-sucedida e promete que não haverá taxas de subscrição durante a implementação).
Os orçamentos de TI são documentos vivos, respiráveis, não pedregulhos rígidos que não têm flexibilidade e não podem ser movidos. Como supervisor do orçamento, é seu trabalho monitorar e adaptar o documento para se adequar às suas circunstâncias reais, não apenas ao que projetou. Utilize todas as informações à sua disposição de acordo para corresponder as exigências do seu departamento de TI com os objetivos da sua organização para garantir o sucesso a longo prazo.
