Des résultats exceptionnels nécessitent une vision exceptionnelle.
Cependant, concrétiser d’ambitieux projets coûte... de l'argent.
Et, comme la plupart des entreprises ne sont pas des startups commençant à zéro, la façon dont votre entreprise gère et alloue ses budgets dépend de nombreux facteurs, tels que la taille de votre organisation.
Cela dit, dans le monde des affaires, l'argent va généralement aux domaines qui soutiennent des initiatives cruciales pour la mission (c'est-à-dire les endroits où l'entreprise a des trous à combler) ou où l'entreprise gagne de l'argent et veut continuer à pousser les ressources. Cette allocation de ressources est l'un des principaux catalyseurs ou inhibiteurs de résultats commerciaux fructueux.
Les équipes informatiques doivent disposer de ressources suffisantes pour aider votre entreprise à suivre le rythme des avancées technologiques et de l'augmentation des cybermenaces. Cet article aborde les complexités de la gestion des budgets informatiques, de sorte qu'en tant que directeur des systèmes d 'information (DSI) ou responsable informatique, vous aurez une meilleure compréhension de ce qui est important et de ce qui ne l'est pas, afin de vous aider à naviguer dans les complexités avec succès.
Pourquoi les budgets informatiques sont-ils importants ?
Les budgets s'alignent directement sur les objectifs de l'entreprise, car ils répondent à la question suivante : comment ces initiatives aideront-elles l'entreprise à gagner (lire : augmenter les revenus) ?
Les budgets informatiques sont des feuilles de route (c'est-à-dire des feuilles de route financières).
Ils vous indiquent où vous pouvez et ne pouvez pas aller (c'est-à-dire ce que vous pouvez et ne pouvez pas vous permettre). Ils vous indiquent où se trouvent les limites et vous aident à comprendre que pour aller quelque part, vous devez élaborer un plan pour le faire. Mais, lorsque vous parlez de budgets, vous ne parlez pas seulement de coûts, vous parlez également d'opportunités, de valeur et d'investissements.
Et souvent, lors de la budgétisation informatique, le budget informatique peut être considéré comme un centre de coûts. C'est une erreur que les DSI doivent corriger. En réalité, la technologie fait partie intégrante de la façon dont nous générons des revenus, nous différencions de nos concurrents, veillons à ce que les employés soient productifs et heureux, et fidélisent les clients.
3 avantages des budgets informatiques
- Planification stratégique : Un plan stratégique est une vision bien définie de l'avenir d'une entreprise, c'est-à-dire ses buts et ses objectifs. En établissant et en utilisant un budget informatique, votre organisation définit vos priorités technologiques pour l'avenir à court et à long terme afin de soutenir les objectifs commerciaux identifiés.
- Allocation des ressources : Pour que les entreprises se développent, elles doivent sélectionner stratégiquement où vont les ressources et ce qui ne sera pas retenu (logiciels, matériel, talents). Le suivi d'un budget informatique permet aux dirigeants de décider plus facilement dans quoi investir et ce qu'ils doivent ignorer. Souvent, il s'agit de se demander : « Qu'est-ce qui va apporter le plus de valeur pour nous aider à atteindre nos objectifs ? » Parfois, la réponse à la question de savoir vers quoi investir de l'argent montre un retour immédiat (par exemple, de nouveaux ordinateurs de bureau pour tous les ingénieurs), tandis que d'autres fois, l'investissement prend plus de temps (par exemple, décider d'embaucher un directeur de l'exploitation). S'il s'agit du bon investissement, le rythme auquel il est réalisé importe moins que le fait qu'il soit achevé ou non – les deux parties finiront par s'équilibrer. Donc, si c'est dans votre budget, dépensez pour ce dont vous avez besoin pour donner à votre équipe les meilleures chances de succès à long terme.
- Gestion des risques : Un budget informatique vous aidera à prévoir et à gérer les risques potentiels qui pourraient survenir. Grâce à une allocation et à une planification appropriées des ressources non seulement dans le service informatique, mais aussi dans tous les autres services de l'entreprise, vous vous assurerez que votre entreprise disposera des fonds nécessaires pour relever les défis imprévus.
Construire des budgets informatiques 101
Vous ne pouvez pas constituer un budget solide et protégé contre les intempéries en une nuit. Comme la plupart des choses, les meilleurs budgets (lire : ceux qui sont utiles) nécessitent du temps et de l'attention. Pourquoi? Parce que tous les cadres nécessaires doivent être impliqués ; l'ensemble de l'entreprise doit être évalué ; les différents services doivent être analysés ; et des objectifs doivent être fixés.
Ne vous contentez pas de mettre des chiffres dans des feuilles de calcul pour commander des ordinateurs portables ou des abonnements à acheter. Évaluez la situation actuelle de votre entreprise et votre avenir : la longévité est importante. Les étapes ci-dessous vous aideront à mieux vous préparer à établir un budget informatique aligné sur le plan stratégique de votre entreprise.
- Prenez rendez-vous – Rassemblez toutes les personnes qui sont pertinentes pour établir le budget ou comprendre les besoins du service (quelques suggestions : ingénieurs, responsable des finances, DSI, directeurs informatiques). Un conseil : fixez un moment dédié et sans distraction sur le calendrier. Il peut être utile de définir plusieurs appels et de définir les objectifs à l'avance pour chaque appel – en général, la première réunion est une vue d'ensemble de haut niveau, et moins « voici notre plan ».
- Vue d'ensemble – Comprenez les objectifs de votre organisation dans un avenir immédiat et lointain. Comment la technologie peut-elle être utilisée pour propulser ces objectifs vers l'avant ?
- Rétrospective – Évaluez les budgets informatiques passés pour savoir comment éviter les pièges précédents et continuer à vous appuyer sur ce qui a été couronné de succès. Qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
- Établissez des indicateurs clés de performance – Quelles valeurs et statistiques souhaitez-vous suivre pour mesurer votre succès ?
- Prenez votre boule de cristal – Analysez les tendances technologiques ou les mises à niveau technologiques qui se profilent à l'horizon et qui s'alignent sur votre stratégie commerciale. Vaut-il la peine d'y investir maintenant ou devriez-vous attendre ? Quels avantages votre entreprise tirera-t-elle de l'investissement dans ces ressources (par exemple, l'IA générative ou l'ITSM basé sur le cloud) ?
Vous avez reçu une somme d'argent fixe pour couvrir les frais généraux des talents technologiques, des logiciels, du matériel et de certaines dépenses accessoires. Après avoir parcouru les notes de la session de planification, parlé aux responsables informatiques pour comprendre ce dont leurs subordonnés directs ont besoin et rencontré votre PDG au sujet des objectifs de l'entreprise, vous pouvez commencer à élaborer vos parties budgétaires.
- Divisez vos besoins en différentes catégories (par exemple, logiciels, matériel, talents, etc.)
- Remplissez chaque catégorie avec les demandes et les besoins actuels
- Ajouter de nouveaux articles, le cas échéant, à leurs catégories correctes
Soyez réaliste quant au coût des articles (c'est-à-dire que vous n'obtiendrez peut-être pas l'accord d'entreprise que vous espériez et qui vous permettrait d'économiser 50 000 $ par an sur un logiciel) ou sur le calendrier prévu pour la mise en œuvre des mises à niveau. En guise de note finale, laissez-vous une certaine marge de manœuvre pour tout événement ou incident inattendu. Bien que vous ne vouliez pas avoir à acheter de nouveaux ordinateurs MacBook pour toute votre équipe, des surprises peuvent (et se produiront) !
Le secret de la gestion du budget informatique
Il est difficile de ne pas se laisser distraire par les nouvelles technologies – il y a quelque chose de différent sur la première page des sites d'information chaque jour. Quelque chose de plus brillant et de plus léger. Quelque chose qui traite les données une milliseconde plus rapidement. Quelque chose qui « change la vie ».
Quelque chose qui n'est pas ce que vous avez, quelque chose de sombre et de vieux.
Mais ça marche toujours, et bien.
Vous savez déjà que votre budget informatique n'est pas sans limite. Vous ne pouvez pas dépenser pour des choses simplement parce que vous voulez avoir l'air cool. Votre travail consiste à investir l'argent qui vous est alloué dans les talents et les ressources qui correspondent aux objectifs de votre organisation. Pour ce faire, vous devez établir des priorités. Voici comment procéder :
- Alignez vos priorités informatiques sur les objectifs de votre organisation – Par exemple, si vous passez au travail à distance à temps plein, investissez dans une assistance informatique à distance (assistance indépendante du lieu).
- Important vs Urgent – Hiérarchiser les éléments pour les différencier tâches qui sont nécessaires (contribuer à la réussite à long terme de l'entreprise) et ceux qui sont urgents (nécessitent une attention dès que possible).
- Débarrassez-vous des toiles d'araignée – Il est bien connu que les systèmes hérités et les logiciels obsolètes épuisent les ressources et empêchent le progrès. Évaluez votre technologie et répartissez votre budget en conséquence pour éliminer ces systèmes avant qu'ils ne coûtent encore plus cher à votre entreprise. Cela vaut la peine de consacrer du temps et de l'argent à changer de programme et de processus, même si cela prend du temps et nécessite un certain apprentissage pour toutes les parties concernées.
- Vérification – Effectuez des suivis réguliers pour évaluer la performance du budget, ce qui vous permet de l'ajuster si nécessaire.
- Soyez ouvert à l'idée de pivoter – Si une initiative ne produit pas le retour sur investissement attendu, modifiez votre plan et adaptez-vous au besoin.
- Fidélisation des talents technologiques – Il est coûteux d' embaucher de nouveaux employés. Pour éviter d'avoir à le faire, gardez vos employés heureux en leur offrant une bonne culture et la possibilité de s'épanouir. Exemples populaires : Investissez une partie de votre budget dans des initiatives d'engagement des employés, des programmes de reconnaissance et des formations de développement des compétences.
- Services cloud – Quel que soit le stade de maturité de votre entreprise, elle bénéficiera des services cloud. Pourquoi? Parce que la plupart des services cloud fonctionnent sur des modèles de paiement à l'utilisation, ce qui vous permet d'augmenter ou de réduire avec plus de flexibilité en fonction de votre utilisation réelle, et non pré-allouée.
CONSEIL : Les DSI et les responsables informatiques (en particulier dans les grandes organisations) doivent s'appuyer sur les points de référence pour trouver un point de référence à évaluer, mais ne doivent PAS cibler ces points de référence comme objectif. Les points de référence sont des moyennes, et les moyennes ne sont pas un bon objectif commercial. Au lieu de cela, fixez un objectif supérieur ou inférieur à l'indice de référence de l'industrie qui est triangulé en fonction des contraintes et des objectifs spécifiques aux forces et aux priorités de l'entreprise, en alignant cet investissement sur la vision de l'entreprise.
Les budgets informatiques sont des documents vivants, et non des blocs rigides qui n'ont aucune flexibilité et ne peuvent pas être déplacés. En tant que superviseur du budget, c'est à vous de surveiller et d'adapter le document à votre situation réelle, et pas seulement à ce que vous avez prévu. Utilisez toutes les informations à votre disposition en conséquence pour faire correspondre les demandes de votre service informatique avec les objectifs de votre organisation afin d'assurer le succès à long terme.
